Tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức sự kiện du lịch nói riêng đang là hoạt động marketing rất phổ biến hiện nay. Đây không những là cách thức để doanh nghiệp có thể quảng bá thương hiệu, hình ảnh, dịch vụ sản phẩm được tốt hơn đến khách hàng, công chúng mà còn mang lại rất nhiều giá trị về văn hóa, kinh tế và xã hội. Hãy cùng Luxtour tìm hiểu về các khái niệm: Sự kiện; Tổ chức sự kiện; Tổ chức sự kiện du lịch, vai trò của hoạt động này cũng như các kịch bản tổ chức sự kiện du lịch độc đáo, ấn tượng thông qua bài viết dưới đây nhé.
Tìm hiểu thêm: Các bước tổ chức sự kiện chi tiết từ A – Z
Mục lục
Tổ chức sự kiện là gì?
Từ điển tiếng Việt cho biết: Sự kiện là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa trong đời sống xã hội.
Theo một cách hiểu khác: Sự kiện là từ để chỉ một hiện tượng, hoặc một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện. Ví dụ khi nói đến các sự kiện tiêu biểu của thế giới trong năm 2024 người ta có thể đề cập đến: Việc xuất hiện dịch Covid-19, Ô nhiễm môi trường, Thiên tai…
Còn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: Sự kiện (hay event) là hoạt động quy tụ số lượng lớn người tham gia tại một địa điểm nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định, nhằm truyền đi thông điệp của bên tổ chức đối với những người tham gia. Sự kiện được diễn ra trong mọi mặt của đời sống: Văn hóa, thể thao, kinh doanh… Đây có thể là các hoạt động lớn, tầm cỡ quốc gia, thế giới như World Cup, Cuộc thi Hoa hậu Hoàn Vũ… cũng có thể là các hoạt động liên quan đến kinh doanh, thương mại như hội nghị, hội thảo, khai trương… và cả những sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như : đám cưới, sinh nhật,…
Tổ chức sự kiện hay tổ chức event chính là tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo nhất, bắt đầu từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
Có rất nhiều các loại hình tổ chức sự kiện. Các loại hình khác nhau sẽ phù hợp với quy mô tổ chức sự kiện cũng như truyền tải được tốt nhất thông điệp của sự kiện đó đến người tham dự. Dựa vào tính chất của sự kiện, có thể chia thành nhiều loại hình tổ chức sự kiện như:
- Sự kiện quảng bá, tiếp thị: Giới thiệu sản phẩm, Hội chợ, triển lãm, tuần lễ thời trang…
- Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khánh thành, lễ khởi công/động thổ…
- Sự kiện thể thao, giải trí: Sea Games, Thế vận hội Olympic, Liveshow ca nhạc, Lễ trao giải, Ngày hội thể thao…
- Sự kiện giáo dục: Hội nghị, Hội thảo, Lễ Khai giảng, Lễ tốt nghiệp…
- Sự kiện kỷ niệm: Sinh nhật, Họp lớp, Kỷ niệm ngày thành lập…
- Sự kiện cộng đồng: Lễ hội hoa Đà Lạt, Lễ hội cà phê Tây Nguyên…
Thông thường, một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ bao gồm 8 phần chính:
- Tiến hành nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản về sự kiện sắp tổ chức
- Xây dựng chủ đề chính, ý tưởng tổ chức sự kiện
- Thiết kế sự kiện: Địa điểm, thời gian, kịch bản, hình ảnh chương trình…
- Lập kế hoạch tổ chức: Nhân lực phục vụ, thiết bị sử dụng, Phương thức vận chuyển, Ngân sách dự kiến, Dự đoán và kiểm soát rủi ro…
- Thực hiện kế hoạch, liên hệ nhà cung cấp dịch vụ để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện
- Dàn dựng sự kiện, tốt nhất là nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ thực hiện, từ đó đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp
- Tiến hành thực hiện, thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực cũng như xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong lúc diễn ra sự kiện.
- Kết thúc sự kiện, thanh lý hợp đồng cho nhà cung cấp, rà soát lại công tác tổ chức và rút ra bài học cho những lần tổ chức tiếp theo.
Tổ chức sự kiện là một trong những công cụ Marketing đạt được hiệu quả cao nhất và đang là xu hướng trên thế giới. Nhiều nghiên cứu cho thấy, trung bình hàng năm các doanh nghiệp trên thế giới chi đến hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm, dịch vụ; và 15 tỉ USD cho việc tổ chức các sự kiện khác nhau như giới thiệu và trưng bày sản phẩm, hội nghị khách hàng… Tại Việt Nam, ngày càng có nhiều tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn tổ chức sự kiện như một điểm nhấn quan trọng trong toàn bộ chiến lược Marketing.
Một sự kiện được tổ chức thành công sẽ giúp quảng bá hình ảnh cũng như thương hiệu sản phẩm mới của doanh nghiệp, tổ chức tới khách hàng và các đối tác thông qua một đơn vị tổ chức.
Đặc biệt, tổ chức sự kiện hiện nay đã được xem là một ngành nghề riêng biệt, được giảng dạy trong hệ thống giáo dục với những kiến thức và hệ thống lý luận chuyên nghiệp.
Sự kiện du lịch là gì?
Những năm gần đây, bên cạnh các sự kiện thể thao (Olympic, Sea Games…), giải trí (concert, Live Show…), Văn hóa (triển lãm, hội thảo…), doanh nghiệp (giới thiệu sản phẩm, hội nghị khách hàng…)… thì các sự kiện du lịch cũng được quan tâm mạnh mẽ.
Sự kiện du lịch là những sự kiện liên quan đến lĩnh vực du lịch như: hội chợ du lịch, hội nghị về du lịch, lễ hội… Hàng năm, từ trong nước đến quốc tế luôn có các sự kiện du lịch được tổ chức với đa dạng quy mô lớn nhỏ khác nhau.
Ở Việt Nam, các loại hình sự kiện về văn hóa, xã hội tương đối phong phú và đa dạng. Theo Cục Văn hóa Cơ sở – Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, mỗi năm Việt Nam có hơn 8.000 lễ hội và sự kiện.Như vậy, tính trung bình mỗi ngày trên đất nước chúng ta sẽ diễn ra khoảng 21 lễ hội, sự kiện lớn nhỏ. Đặc biệt, có nhiều lễ hội và sự kiện trước đây không phải là sản phẩm du lịch, nhưng cùng với sự phát triển về kinh tế, xã hội, nay chúng trở thành một trong những nét hấp dẫn du khách và được khai thác để phục vụ cho các hoạt động du lịch Việt Nam, trở thành các sự kiện du lịch.
Đối với các doanh nghiệp, tổ chức thành công các sự kiện du lịch không những sẽ đem đến nguồn doanh thu to lớn mà đồng thời còn thể hiện năng lực của doanh nghiệp. Đây được coi là yếu tố vô cùng quan trọng để hình ảnh thương hiệu được lan tỏa, tạo ra cơ hội để doanh nghiệp phát triển đột phá.
Nhận thức được tầm quan trọng của sự kiện du lịch, trong những năm gần đây, các sự kiện du lịch được tổ chức ở nước ta ngày càng gia tăng về số lượng và phát triển về chất lượng. Ngoài các sự kiện du lịch tổ chức thường niên tại địa phương, Việt Nam đã chứng tỏ được khả năng và vị thế của mình khi đăng cai và tổ chức thành công nhiều sự kiện quốc tế như: Hội nghị các nhà lãnh đạo các nền kinh tế thành viên APEC năm 2006, Cuộc thi Hoa hậu hoàn vũ 2008 tại Nha Trang, SEA Games 22 năm 2003, Cuộc thi bắn pháo hoa quốc tế Đà Nẵng… các sự kiện này không những thu hút một lượng lớn khách du lịch trong và ngoài nước đến tham dự mà còn nâng cao hình ảnh của đất nước ta trên trường quốc tế.
Vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện
Nhìn chung, sự kiện và tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng đối với hình ảnh, thương hiệu cũng như sự phát triển của các tổ chức, doanh nghiệp.
1. Thu hút sự quan tâm của khách hàng, công chúng và truyền thông
Có thể nói, vai trò đầu tiên của sự kiện, tổ chức sự kiện đó là giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông. Đây là một kênh rất quan trọng trong việc quảng bá dịch vụ, sản phẩm của các tổ chức, doanh nghiệp trên diện rộng. Thông qua quy mô của sự kiện, khách hàng sẽ biết và có cơ hội tiếp xúc với sản phẩm, dịch vụ đó. Ngoài ra, tổ chức sự kiện cũng sẽ thu hút sự quan tâm của giới truyền thông, từ đó sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp có thể lan tỏa đến đông đảo khách hàng hơn.
2. Củng cố và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp
Thương hiệu (tiếng Anh là Brand) là một thuật ngữ thường được sử dụng trong ngành marketing. Thương hiệu là một đặc điểm dùng để nhận diện doanh nghiệp hay sản phẩm nhất định. Thương hiệu của doanh nghiệp có thể được nhận diện qua: tên doanh nghiệp, Logo doanh nghiệp, slogan doanh nghiệp, website, fanpage, đặc điểm của sản phẩm,… Xây dựng và phát triển thương hiệu là một trong những vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu hiện nay. Và một trong các phương thức để phát triển thương hiệu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn đó là tổ chức sự kiện.
Tổ chức các sự kiện như giới thiệu sản phẩm, hội nghị, hội thảo… là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận và xúc tiến các mối quan hệ mới, đồng thời cũng là cơ hội để gặp gỡ và gắn kết với khách hàng. Tổ chức sự kiện quảng bá thương hiệu cũng chính là một hình thức để tạo ấn tượng với khách hàng và là điểm nhấn quan trọng trong hoạt động marketing của mỗi doanh nghiệp. Một sự kiện được tổ chức thành công còn giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức vốn đã ăn sâu vào tâm trí của công chúng, khách hàng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.
3. Tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng
Kinh doanh luôn là một cuộc chơi sòng phẳng và có sự cạnh tranh khốc liệt do vậy xây dựng chiến lược để thu hút khách hàng luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Để khách hàng biết tới sản phẩm là một chuyện, nhưng tạo được niềm tin và khiến khách hàng ra quyết định mua hàng lại là chuyện khác. Lúc này, tổ chức sự kiện luôn là hoạt động được doanh nghiệp ưu tiên thực hiện. Đây được xem là một công cụ không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing.
Người tiêu dùng hiện đại trước khi đưa ra quyết định mua hàng, họ muốn nhiều hơn, trải nghiệm nhiều hơn. Khi đến với sự kiện của doanh nghiệp, khách hàng sẽ được tiếp xúc trực tiếp và trải nghiệm sản phẩm. So với việc trước kia khách hàng chỉ biết thông tin sản phẩm qua internet, báo chí… thì nay họ được “mắt thấy, tai nghe, tay sờ”. Do vậy đây chính là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp “tung chiêu” marketing, quảng cáo… nhằm ghi điểm tốt nhất trong mắt khách hàng.
Để một sự kiện được tổ chức thành công, tạo ấn tượng tốt với khách hàng thì doanh nghiệp cần có những ý tưởng tổ chức thú vị và mới mẻ. Thông thường, các doanh nghiệp thường thuê luôn các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như LUXTOUR để đảm bảo đạt được hiệu quả tốt nhất.
4. Tìm kiếm được thêm đối tượng khách hàng tiềm năng mới
Như đã nói, thông qua việc tổ chức các sự kiện, sẽ có nhiều hơn nữa khách hàng biết đến và trải nghiệm các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Về phía doanh nghiệp, đây cũng là cơ hội để có thêm các khách hàng tiềm năng mới. Ngoài việc giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm, tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các đối tượng khách hàng mục tiêu mà tổ chức sự kiện còn hỗ trợ bán hàng đến các khách hàng mới để gia tăng doanh số.
5. Điểm nhấn quan trọng trong chiến dịch marketing
Trong một chiến dịch Marketing, bên cạnh các hoạt động quảng cáo qua Internet, các phương tiện thông tin đại chúng… thì tổ chức sự kiện chính là một điểm nhấn quan trọng không thể bỏ qua. Hình thức marketing này khác biệt ở chỗ nó đánh mạnh vào tâm lý của đại bộ phận khách hàng đó là muốn được tiếp xúc và trải nghiệm trực tiếp sản phẩm. Có thể nói, tổ chức sự kiện thành công sẽ cung cấp giá trị cho những người tham dự vượt ra ngoài những hiểu biết của họ về một sản phẩm hoặc dịch vụ. Do vậy, việc này sẽ tạo động lực, giúp củng cố thêm niềm tin của khách hàng về sản phẩm, doanh nghiệp.
Kịch bản tổ chức sự kiện du lịch độc đáo
Kịch bản đóng vai trò quan trọng, quyết định phần lớn đến hiệu quả, độ thành công của một sự kiện du lịch. Dưới đây là những lưu ý trước khi viết kịch bản tổ chức sự kiện và mẫu kịch bản tổ chức sự kiện du lịch độc đáo để bạn tiện tham khảo.
1. Lưu ý khi viết kịch bản sự kiện
– Nghiên cứu thông tin trước khi bắt đầu viết: Là người viết kịch bản tổ chức sự kiện, bạn phải hiểu rõ về sự kiện đó, có vậy mới đảm bảo truyền đạt đúng thông điệp của chương trình và đạt được hiệu quả truyền thông mong đợi. Bản thân người viết kịch bản tổ chức sự kiện phải trả lời được các câu hỏi:
- Loại hình sự kiện sắp tổ chức là gì?
- Mục tiêu khi tổ chức sự kiện là gì?
- Đối tượng tham dự là những ai?
- Có bao nhiêu khách mời tham dự?
- Địa chỉ tổ chức ở đâu?
- Ngân sách để tổ chức sự kiện là bao nhiêu?
– Phân loại mẫu kịch bản chương trình tổ chức: Mỗi loại sự kiện sẽ có một tính chất, mục đích khác nhau nên đương nhiên kịch bản cũng sẽ khác nhau. Kịch bản sự kiện hội nghị, hội thảo sẽ khác với sự kiện giới thiệu sản phẩm, khai trương hay liveshow… Dựa vào các thông tin đã nghiên cứu, bạn cần phân biệt rõ các sự kiện này để xây dựng được một kịch bản tổ chức sự kiện tốt nhất, đạt được hiệu quả truyền thông cao nhất.
– Kết cấu của kịch bản tổ chức sự kiện cần đảm bảo đủ 3 phần: Mở đầu – Triển khai nội dung chính – Kết thúc.
– Nội dung trong chương trình sự kiện cần cung cấp đầy đủ các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng đồng thời phải đảm bảo tính logic, không bị rời rạc và thiếu liên kết.
– Khi xây dựng kịch bản cần tính toán đến yếu tố thời lượng, không quá dài dòng lê thê mà cũng không quá ngắn. Một chương trình quá ngắn không những gây hụt hẫng cho người tham dự mà còn khiến ban tổ chức không đủ thời lượng để truyền đạt thông điệp cần thiết.
– Để tạo được dấu ấn với khách hàng và tạo sự khác biệt với đối thủ, chương trình sự kiện cần có điểm nhấn. Một số “key” bạn có thể tham khảo như: sự xuất hiện của người nổi tiếng, chơi trò chơi trúng thưởng, bốc thăm may mắn…
2. Mẫu khung kịch bản tổ chức sự kiện du lịch
2.1: Mẫu khung kịch bản chương trình Khai mạc Hội chợ Du lịch Nội địa 2024
Địa điểm: Cung Văn hóa Việt Xô (91 Trần Hưng Đạo – Hà Nội)
Thời gian dự kiến: 07h30 – 10h, ngày 03 tháng 04 năm 2024
Nội dung cụ thể:
- 07h30 – 08h00: Tiếp đón các vị đại biểu và hướng dẫn vào khu vực tổ chức lễ khai mạc, ổn định chỗ ngồi.
- 08h – 08h15: Chương trình biểu diễn mở đầu lễ khai mạc
- 08h15 – 08h30: MC tuyên bố lý do + Giới thiệu đại biểu
- 08h30 – 08h45: Phát biểu khai mạc Hội chợ du lịch (Lãnh đạo ban ngành)
- 08h45 – 09h05: Ban tổ chức Hội chợ phát biểu, giới thiệu các hoạt động sẽ diễn ra trong 3 ngày Hội chợ.
- 09h05 – 09h20: Chiếu Video tổng kết tình hình du lịch Việt Nam năm 2023 và mục tiêu trong năm 2024 .
- 09h20 – 09h35: Đại diện đơn vị lữ hành lên phát biểu
- 09h35 – 09h45: Các đồng chí lãnh đạo và các đại biểu tiến hành cắt băng khai mạc Hội chợ.
- 09h45 – 10h: Biểu diễn nghệ thuật kết thúc lễ khai mạc
2.2: Mẫu khung kịch bản chương trình Họp báo ra mắt đường tour mới
Địa điểm:….
Thời gian dự kiến: 08h00 – 09h45, ngày… tháng… năm 2023
Nội dung cụ thể:
- 08h00 – 08h30: PG đón tiếp khách mời. Ban tổ chức gửi thông cáo báo chí, lấy danh sách phóng viên tham dự. Sắp xếp phỏng vấn trước chương trình. Hướng dẫn vào khu vực tổ chức chương trình, ổn định chỗ ngồi.
- 08h – 08h15: MC tuyên bố lý do + Giới thiệu đại biểu
- 08h15 – 08h30: Đại diện ban lãnh đạo công ty phát biểu khai mạc
- 08h30 – 08h50: Giới thiệu sản phẩm mới
- 08h50 – 09h20: Hỏi đáp, trao đổi giữa doanh nghiệp lữ hành và các đơn vị báo chí
- 09h20 – 09h25: MC gửi lời cảm ơn và bế mạc chương trình
- 09h25 – 09h45: Kết thúc chương trình, tặng quà cho khách mời và các đơn vị báo chí.
Xem chi tiết tại: Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện ấn tượng mới nhất 2024
Với những chia sẻ về tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức sự kiện du lịch nói riêng trong bài viết, LuxTour hy vọng bạn đã có được thông tin hữu ích về phương pháp marketing này. Từ đó có những lựa chọn marketing hiệu quả, giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, sản phẩm dịch vụ tốt nhất. LuxTour là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, uy tín, chất lượng và chuyên nghiệp tại Việt Nam. Với tiềm lực và nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, chúng tôi cam kết đem đến cho khách hàng những sự lựa chọn tốt nhất, tiết kiệm nhất và hiệu quả nhất.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
