Quy trình các bước tổ chức sự kiện Mới nhất 2021

Các bước tổ chức sự kiện cần phải theo đúng bài bản để đảm bảo chương trình diễn ra thành công, không có bất kỳ sự thiếu sót nào. Trong khi các đầu việc ở giai đoạn chuẩn bị sự kiện lại quá nhiều khiến bạn không biết phải bắt đầu từ đâu. Đây chính là lúc bạn cần biết đến quy trình các bước tổ chức sự kiện mới nhất 2021. Dựa vào những đầu mục được nêu ra một cách chi tiết, cụ thể, bạn sẽ biết được mình phải làm những gì.

Giữa một rừng thông tin, điều bạn cần là những chia sẻ thực tế từ những sự kiện đã thành công, thật chi tiết và đầy đủ. Với mong muốn giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện, Luxtour với kinh nghiệm tổ chức thành công hơn 2000 sự kiện sẽ chia sẻ cho bạn từng bước tổ chức sự kiện. Cùng theo dõi ngay nào!

►Tìm hiểu: Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất 2021

Mục lục

Sự kiện là gì?

Sự kiện (Event) là một sự việc quan trọng đang diễn ra, có ý nghĩa với đối tượng nào đó, thường liên quan đến đời sống xã hội. Trong mỗi một lĩnh vực mà sự kiện sẽ có những ý nghĩa hoàn toàn khác nhau. Ví dụ như đối với nền kinh tế, sự kiện có thể là những biến động bất thường, sự gia tăng, thụt giảm về giá chứng khoán, hay khủng hoảng kinh tế. 

Tuy nhiên, ở đây, điều mà chúng ta quan tâm là định nghĩa trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Theo đó, sự kiện được biết đến là một chương trình có sự tham gia của nhiều người, bao gồm sự kiện mang tính xã hội, giải trí, buổi gặp mặt, hoặc đó một dịp đặc biệt của doanh nghiệp.

Sự kiện là gì?

Cụ thể, sự kiện đối với các doanh nghiệp sẽ được chia ra làm hai mảng chính: hoạt động mang tính xã hội và hoạt động mang tính thương mại. 

  • Sự kiện hoạt động xã hội: Quy mô tổ chức lớn ( có thể mang tầm quốc gia, quốc tế), mang đến những ý nghĩa nhất định đối với đời sống kinh tế – xã hội. Ví dụ một số sự kiện như: Các cuộc hội nghị, hội thảo, các chương trình cuộc thi toàn quốc.
  • Sự kiện hoạt động thương mại: Quy mô sự kiện đa dạng, hình thức tổ chức phong phú, mang đến những lợi ích thương mại cho doanh nghiệp. Ví dụ như: sự kiện khai trương, sự kiện khởi công, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, các lễ hội, bữa tiệc. 

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Tổ chức sự kiện là gì?

Nếu sự kiện là sự việc trọng đại thì tổ chức sự kiện chính là công tác chuẩn bị và chạy các chương trình, nội dung chính của sự kiện đó. Hay nó là việc sắp xếp quy trình các bước tổ chức, thực hiện theo kịch bản đã chuẩn bị trước mà trong đó có thể bao gồm: Các bài phát biểu, giới thiệu, đánh giá, các chương trình văn nghệ, gameshow giải trí và bữa tiệc mừng. 

Tổ chức sự kiện là gì?

Khi tổ chức sự kiện, đơn vị đảm nhận nhiệm vụ cần đảm bảo thể hiện được đúng nội dung, ý tưởng của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được mục đích và chạy chương trình suôn sẻ. Theo từng lĩnh vực, sự kiện, ý tưởng mà cách thức tổ chức sẽ khác nhau, đi kèm theo những chủ đề riêng biệt.

Để giúp bạn hiểu một cách đơn giản hơn thì có các hình thức và lĩnh vực tổ chức sự kiện như sau:

  • Business Events: Tổ chức sự kiện liên quan đến kinh doanh như lễ kỷ niệm, tiệc tri ân, tiệc tất niên, lễ ra mắt sản phẩm
  • Sports Events: Tổ chức sự kiện trong lĩnh vực thể thao như Seagame, ngày hội thể thao,…
  • Exhibition Events: Tổ chức sự kiện triển lãm, giới thiệu sản phẩm, sự kiện trưng bày sản phẩm
  • Sales Events: Tổ chức sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa như hội chợ, ngày hội giảm giá
  • Festival Events: Tổ chức sự kiện lễ hội như ngày hội gia đình, Festival hè, lễ hội giáng sinh
  • Concert Events: Tổ chức các sự kiện âm nhạc như đêm nhạc hòa tấu, countdown
  • Entertainment Events: Tổ chức sự kiện mang tính chất giải trí như sự kiện teambuilding, gameshow
  • Movie Events: Tổ chức các sự kiện phim ảnh như họp báo ra mắt phim, sự kiện đánh giá phim
  • Workshop Events: Tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị
  • Product Brand Events: Tổ chức sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm như lễ khai trương thương hiệu mới, lễ ra mắt sản phẩm

Để tổ chức được một sự kiện thành công, hoàn hảo, đòi hỏi có sự góp mặt của nhiều yếu tố trong đó chủ chốt sẽ bao gồm: Nhân sự tổ chức sự kiện, thiết bị tổ chức sự kiện, các dịch vụ sự kiện. 

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện đóng một vai trò lớn đối với doanh nghiệp, nó mang đến những lợi ích gián tiếp và cả trực tiếp cho sự phát triển về lâu dài. Cụ thể, 4 vai trò chính của tổ chức sự kiện với doanh nghiệp là:

Tạo sự thu hút, quan tâm với đối tượng mục tiêu

Vai trò đầu tiên mà các doanh nghiệp hướng đến khi tổ chức sự kiện chính là tạo được sự quan tâm, thu hút đến với đối tượng mục tiêu. Đối tượng đó có thể là khách hàng, đối tác hoặc nhân viên nội bộ. Với từng chủ đề chương trình, doanh nghiệp sẽ tạo ra những kịch bản phù hợp để điều hướng được người tham gia đi theo mong muốn của mình.

Ví dụ: 

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới: Vai trò của chương trình là giúp khách hàng quan tâm đến sản phẩm trước tiên, thông qua đó để chính thức công bố sản phẩm với thị trường.

Một công cụ trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm

Đối với các sự kiện hướng đến mục đích bán hàng, hay các chương trình hội họp, lễ kỷ niệm thì đây sẽ là những hình ảnh, tư liệu quý giá để dùng cho chiến lược PR, Marketing sản phẩm ở phía sau. 

Vai trò tổ chức sự kiện

Đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm

Dù cho ý tưởng tổ chức sự kiện là gì, tổ chức với hình thức nào thì vai trò lớn nhất của nó đối với doanh nghiệp chính là giúp đánh bóng tên tuổi. Đưa hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ có quy mô lớn hơn, tạo sự chuyên nghiệp và uy tín đến với khách hàng. 

Tiếp cận khách hàng và thúc đẩy doanh số

Thâu tóm lại 3 vai trò trên thì yếu tố cốt lõi mà doanh nghiệp mong muốn có được khi tổ chức sự kiện chính là tiếp cận thêm được nhiều khách hàng hơn, thúc đẩy gia tăng doanh số bán hàng. Có thể thấy rằng, việc tổ chức những sự kiện đặc sắc, thu hút sẽ là một cách để tác động truyền thông hiệu quả.

Mục đích tổ chức sự kiện

Để hiểu được cặn kẽ mục đích của việc tổ chức sự kiện, thì bạn cần phải dựa vào loại hình chương trình đó là gì. Theo đó có 4 loại hình sự kiện chính được phân chia như sau:

Sự kiện kỷ niệm (Anniversary Events)

Đây là những sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, gắn liền với những lễ hội hay sự kiện xã hội như: 

  • Tổ chức sự kiện ngày thành lập
  • Tổ chức sự kiện kỷ niệm cá nhân: Sinh nhật, đám cưới, mừng thọ,…
  • Tổ chức lễ hội truyền thống: Giáng sinh, quốc tế thiếu nhi, trung thu, quốc tế phụ nữ,…

Mục đích của việc tổ chức những sự kiện này là tạo ra một sân chơi để gửi lời tri ân đến đội ngũ nhân viên, tạo sự thu hút đến các đối tượng hướng đến. Đồng thời giúp tạo dựng hình ảnh thương hiệu, tiếp cận thêm nhiều khách hàng tiềm năng mới.

Loại hình sự kiện 1

Sự kiện tiếp thị ( Marketing Events)

Các chương trình sự kiện tiếp thi sản phẩm như: Hội chợ, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ khai trương, lễ khánh thành,… Mục đích chính của việc tổ chức sự kiện là để gây sự chú ý với khách hàng, nhằm giới thiệu, thuyết phục khách hàng tìm hiểu và mua, sử dụng sản phẩm, dịch vụ. 

Loại hình sự kiện 2

Sự kiện giáo dục (Educational Events)

Tổ chức sự kiện giáo dục thưởng là các chương trình hội thảo, hội nghĩ, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng, sự kiện triển lãm. Mục đích của nó là giúp truyền đạt những thông tin mang tính giáo dục, nhằm huấn luyện, trao đổi thông tin, đưa ra các kết luận nghiên cứu, tạo không gian gặp gỡ giữa những người cùng trình độ trong cùng lĩnh vực với nhau.

Loại hình sự kiện 3

Sự kiện khen thưởng, tiệc tri ân (Gratitude Events)

Sự kiện khen thưởng, tiệc tri ân thường hướng đến đối tượng là người trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp, nhằm tôn vinh những người có thành tích tốt và bày tỏ lòng cảm ơn đến các cá nhân, tập thể. Các chương trình được lựa chọn thường là tiệc tất niên, lễ trao giải, lễ kỷ niệm, ngày hội công ty.

Loại hình sự kiện 4

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Ý nghĩa của tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện thành công, không chỉ doanh nghiệp mà cả người tham gia và ban tổ chức cũng sẽ là những người được hưởng lợi ích. Cụ thể, những ý nghĩa mà các chương trình sự kiện này mang lại cho từng đối tượng như sau:

Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp hay nói chung là chủ đầu tư cho sự kiện chính là những người thu về được nhiều ý nghĩa nhất sau sự kiện. Tổ chức sự kiện sẽ giúp họ đạt được những mục đích ban đầu như tạo sự chú ý, xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm. Giúp tiếp cận thêm được nhiều khách hàng tiềm năng, thu hút thêm các nhà đầu tư mới, tăng doanh thu.

Đối với khách mời tham dự

Tổ chức sự kiện sẽ là cơ hội để khách mời giao lưu, học hỏi, gặp gỡ thêm nhiều người, mở rộng quan hệ trong cuộc sống, công việc. Thông qua các chương trình, khách mời sẽ thu về được những ý nghĩa nhất định về mặt tinh thần hoặc thể chất. 

Đối với đơn vị tổ chức

Đơn vị được giao phó trọng trách tổ chức sự kiện có thể thông qua chương trình thành công này để khẳng định giá trị dịch vụ, tạo dựng chỗ đứng vững chắc trong thị trường. Đặc biệt là tích lũy thêm những kinh nghiệm, có cho mình các mối quan hệ mới, thêm một khách hàng thân thiết và tạo ra lợi nhuận.

Quy trình các bước tổ chức sự kiện

Từ những nội dung trên, chắc hẳn bạn đã nhìn nhận được tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện. Đây sẽ là một công cụ mang về nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, là cách để xúc tiến hoạt động tiếp thị, quảng bá, truyền tải hình ảnh thương hiệu, sản phẩm đến gần hơn với khách hàng.

Vậy làm sao để tổ chức được một sự kiện thành công? Tất cả bí quyết sẽ được đúc kết lại trong quy trình các bước tổ chức sự kiện dưới đây.

Bước 1: Nghiên cứu, thu thập các thông tin về sự kiện sắp tổ chức

Muốn nhanh thì bạn phải hiểu rõ về mọi thứ liên quan đến sự kiện chuẩn bị tổ chức. Do vậy mà bước nghiên cứu, thu thập thông tin đòi hỏi bạn phải dành nhiều thời gian và làm việc thật cẩn thận. Bạn có thể dựa vào phương pháp 5W1H (How – Who – Where – When – What – Why) để không bỏ sót bất kỳ khía cạnh nào. 

Cụ thể hơn, bạn hãy tìm câu trả lời cho những vấn đề sau:

Hình thức tổ chức sự kiện là gì?

Điều đầu tiên bạn cần tìm hiểu và xác định rõ ràng chính là hình thức tổ chức sự kiện là gì? Sự kiện này thuộc vào lĩnh vực nào? Để từ đây bạn sẽ phần nào nắm được nội dung chính của chương trình và là cơ sở để trả lời cho những thông tin tiếp phía sau.

Quy trình tổ chức sự kiện 1

 

Hiện nay có một số chương trình sự kiện thường được doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức mà bạn có thể tham khảo như:

  • Tổ chức hội nghị, hội thảo
  • Tổ chức tiệc tiết niên cuối năm
  • Tổ chức ngày hội công ty, ngày hội gia đình
  • Tổ chức lễ cắt băng khánh thành
  • Tổ chức lễ khởi công
  • Tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, 
  • Tổ chức lễ khai trương
  • Tổ chức tiệc tri ân khách hàng
  • Tổ chức lễ hội: Giáng sinh, trung thu, quốc tế thiếu nhi, quốc tế phụ nữ
  • Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm
  • Tổ chức team building

Mục đích tổ chức sự kiện?

Sau khi xác định rõ ràng được sự kiện được tổ chức thuộc hình thức nào, bạn sẽ cần tìm hiểu mục đích doanh nghiệp mong muốn đạt được sau sự kiện này là gì. Đây sẽ là dữ liệu để bạn bám vào khi lên ý tưởng và nội dung chính cho chương trình. 

Tính chất sự kiện?

Khi tổ chức sự kiện, có rất nhiều người bỏ qua việc tìm hiểu về tính chất của sự kiện, dẫn đến việc sai lầm trong quá trình lên nội dung cũng như ý tưởng. Bạn cần phải xác định rõ, sự kiện này thuộc phạm trù lĩnh vực nào, đòi hỏi tính nghiêm túc hay cần sự giải trí?

Đối với những sự kiện có nội dung đặc thù, cố định như hội nghị, hội thảo, lễ khởi công, cắt băng khánh thành thường được tổ chức với tính chất nghiêm túc, trang trọng.

Trong khi đó, những sự kiện lễ hội, bữa tiệc lại đòi hỏi sự độc đáo, mới lạ, thu hút với các chương trình giải trí đi kèm.

Do vậy, bạn cần nắm chắc được tinh thần của sự kiển để không đi lạc hướng, xa đà vào những tiết mục không cần thiết.

Thông điệp sự kiện mang lại?

Bất kể một chương trình nào cũng luôn cần có một “kết luận ý nghĩa” hay chính là thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải. 

Quy trình tổ chức sự kiện

Đối tượng và số lượng người tham gia sự kiện?

Người tham gia là yếu tố không thể nào thiếu của sự kiện, một chương trình sẽ không thể thành công nếu thiếu đi sự tham gia của các khách mời. Bạn cần xác định rõ đối tượng là những ai, số lượng cụ thể hoặc ướm chừng. Yếu tố này sẽ quyết định đến phạm vi tổ chức, địa điểm, các nội dung, chương trình trong sự kiện.

Thời gian tổ chức?

Tìm hiểu về thời gian tổ chức cụ thể, xem xét dự báo thời tiết để có những kế hoạch dự phòng

Địa điểm tổ chức?

Xác định sơ qua về địa điểm sẽ tổ chức, chương trình diễn ra ngoài trời hay trong nhà? Có thể tổ chức ở các khu vực xa công ty không? Tính toán đến phương tiện đi lại, các di chuyển ban đầu để có cái nhìn tổng quát về kế hoạch xây dựng sự kiện.

Ngân sách dự kiến

Xác định chi tiết ngân sách được dùng để chi trả cho sự kiện, tính toán đến các chi phí đầu tư cho sự kiện một cách cụ thể.

Bước 2: Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện

Ý tưởng tổ chức chính là linh hồn của sự kiện, nó bao gồm thông điệp của chương trình, các nội dung chính và phong cách thiết kế chủ đạo. Với những sự kiện thiên về lễ hội, giải trí sẽ đòi hỏi việc xây dựng ý tưởng nhiều hơn. Bạn sẽ cần tìm ra một hướng tổ chức mới lạ, đạo đáo để gây được sự thu hút, chú ý đến người tham gia.

Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Ở bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện này, bạn cần lên chi tiết cho từng mục sau:

Địa điểm tổ chức

  • Xác định rõ ràng nơi tổ chức sự kiện diễn ra ở đâu? Tổ chức vào ngày nào? 
  • Cách thức di chuyển cho khách mời đến địa điểm tổ chức như thế nào?

Phân chia công việc cho nhân lực phục vụ cho sự kiện

  • Nhân viên phụ trách mảng nội dung: Người lên kịch bản, nội dung chương trình, phụ trách các vấn đề giấy tờ, ngân sách
  • Nhân viên phụ trách Setup chương trình: Đội ngũ thiết kế, setup sân khấu
  • Nhân viên phụ trách chạy chương trình: MC, người mẫu, PG – PB, vũ đoàn, ca sĩ, đội múa lân
  • Nhân viên kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình Led,…
  • Nhân viên Media: Quay phim, chụp ảnh
  • Nhân viên phụ trách hậu cần: Ban đón tiếp khách, ban hỗ trợ đoàn, nhân viên tiếc

Lên bản thiết kế và hoàn tất các ấn phẩm in ấn cần dùng cho sự kiện

  • Giấy mời và gửi giấy mời
  • Khu vực sân khấu: Backdrop, standee, banner, bục sân khấu

Bước 4: Lên kịch bản nội dung tổ chức sự kiện

Lên kịch bản nội dung tổ chức sự kiện bao gồm những việc sau: lên timeline chương trình, nội dung chương trình, lời dẫn cho MC. Kịch bản càng chi tiết bao nhiêu sẽ càng giúp ích cho việc tổ chức được thành công, phòng tránh các sự cố, rủi ro có thể xảy ra. 

Với mỗi hình thức tổ chức sự kiện sẽ có các mẫu kịch bản riêng mà bạn cần phải tìm hiểu chi tiết. Tuy nhiên, nhìn chung các sự kiện đều bao gồm các nội dung chính như sau:

  • Đón khách: Check-in thông tin khách tham dự, hướng dẫn và giúp khách mời ổn định vị trí.
  • Chương trình khai mạc: Tiết mục khai mạc, giới thiệu chương trình, các vị đại biểu khách quý, bài phát biểu khai mạc của đại diện phía chủ đầu tư
  • Nội dung chính sự kiện
  • Phần hội: Thời gian dành cho các tiết mục văn nghệ, giải trí, gameshow
  • Phần tiệc (nếu có)
  • Kết thúc chương trình: Tiền khách và dọn dẹp

Bước 5: Bắt tay triển khai dàn dựng sự kiện

Khi các bước chuẩn bị đã hoàn tất, bạn nên bắt tay vào triển khai dàn dựng, setup địa điểm tổ chức sự kiện trước ngày chính thức ít nhất 2 ngày. Với những sự kiện lớn, đòi hỏi trang trí nhiều khu vực, kỳ công thì có thể bắt tay triển khai trước đó 1 – 2 tuần. Việc này nhằm đảm bảo khắc phục kịp thời cho những sự cố phát sinh cũng như có thời gian để tổng duyệt chương trình.

Một gợi ý dành cho các doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm đó là nên thuê dịch vụ của các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có đầy đủ các dịch vụ, thiết bị hỗ trợ. Việc này sẽ giúp bạn tránh được những sai sót, giúp chương trình diễn ra bài bản, đẳng cấp hơn. 

Bước 6: Tổ chức sự kiện

Để tổ chức sự kiện thành công, ban tổ chức cần phân công chi tiết từng công việc cho đội ngũ nhân sự. Mỗi người phải có tinh thần chủ động trong mọi vấn đề, đảm bảo rằng trong mọi khâu diễn ra trơn tru và đúng như kế hoạch.

Bước 7: Tổng kết sự kiện

Kết thúc chương trình, đây sẽ là thời gian tiến hành thanh lý hợp đồng, dọn dẹp, tổng vệ sinh, rà soát lại các công tác trong tổ chức sự kiện để rút ra bài học kinh nghiệm. Ngoài ra, một công việc quan trọng khác nữa chính là thu thập hình ảnh, video, dữ liệu về sự kiện để phục vụ cho các công việc liên quan đến truyền thông, marketing cho thương hiệu, sản phẩm.

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công

Với nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện – Luxtour từ những ngày chập chững vào nghề cho đến lúc trưởng thành, chuyên nghiệp như hôm nay là cả một quãng đường dài. Chính những vấp ngã, sự cố đầu đời đã giúp Luxtour rút ra được những bài học kinh nghiệm để sau đó, thu về chuỗi thành công và sự hài lòng của khách hàng với những sự kiện thành công rực rỡ.

Và dưới đây sẽ là những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công:

Tìm một ý tưởng độc đáo và thiết kế thật chỉn chu

Ý tưởng chương trình chính là yếu tố tạo nên ấn tượng đầu tiên của một sự kiện. Do vậy, bạn không thể nào hời hợt trong việc lên ý tưởng đặc biệt là khâu thiết kế, setup. Có thể sử dụng một ý tưởng đã cũ nhưng không được xuề xòa trong nội dung và thiết kế hình ảnh. 

Chu đáo trong khâu đón tiếp

Khâu đón tiếp là bước tạo thiện cảm, và sẽ chẳng có ai muốn ở lại dự một chương trình khi không được chào đón với sự nồng hậu và nhiệt tình cả đâu. Bạn hãy dành sự quan tâm đặc biệt cho nguồn nhân sự tại khu vực tiếp đón khách mời, đảm bảo rằng, tất cả mọi người đến tham gia đều sẽ được hướng dẫn, chỉ đường, giải đáp những thắc mắc liên quan về sự kiện.

MC duyên dáng

Nằm trong những nhân sự quan trọng nhất của sự kiện đó chính là MC. Bạn hãy tìm một MC duyên dáng, có cách dẫn lôi cuốn, trôi chảy, tạo được sự hứng khởi cho người tham gia. Đảm bảo rằng, MC đọc đúng tên các vị đại biểu, khách quý, dẫn dắt theo đúng tính chất sự kiện, không trêu đùa ở nơi cần sự nghiêm túc và cũng không nên quá cứng nhắc trong sự kiện giải trí, thương mại.

Đảm bảo âm thanh, ánh sáng tốt

Sự cố về âm thanh, ánh sáng luôn là nỗi kinh hoàng của bất kỳ sự kiện nào. Hãy cứ tưởng tượng sự kiện thiếu những ánh đèn lấp lánh, hay âm thanh tậm tịt, chất lượng kém thì chương trình đó sẽ như thế nào? Đường nhiên nó không chỉ khiến chất lượng của các tiết mục văn nghệ, các nội dung quan trọng không truyền tải đúng thông điệp mà còn để lại một ấn tượng kém chuyên nghiệp, thiếu chỉn chu trong mắt người tham gia.

Lưu ý khi tổ chức sự kiện

Nên chuẩn bị khu vực nghỉ ngơi, chỗ ngồi thoải mái cho người tham gia

Khi người tham gia cảm thấy thoải mái thì mới có thể tập trung vào sự kiện, do vậy hãy đảm bảo tất cả mọi người đều có chỗ ngồi, không gian thoáng đãng, dễ chịu. Với những chương trình diễn ra trong thời gian dài, ban tổ chức cần sắp xếp một khu vực nghỉ ngơi, có tiệc nhẹ với bánh và nước cho khách tham gia.

Lên các phương án dự phòng

Dù có chuẩn bị kỹ lưỡng thế nào thì cũng rất khó để tránh khỏi những rủi ro, do vậy bạn hãy tính toán những trường hợp xấu có thể xảy ra, đưa ra phương án giải quyết phù hợp khắc phục kịp thời.

Đặc biệt, chú ý đến vấn đề thời tiết nếu sự kiện diễn ra ngoài trời. Bạn hãy đảm rằng, sự kiện diễn ra vào những ngày thời tiết thuận lợi, không mưa bão. Trong trường hợp xuất hiện mưa thì có phương án giải quyết nào hay không.

Bên cạnh đó là vấn đề y tế, hãy chuẩn bị dụng cụ, đồ dùng, phương án sơ cứu, cấp cứu.

Luxtour – Đơn vị tổ chức sự kiện tốt nhất Việt Nam

Đơn vị tổ chức sự kiện đống một vai trò lớn trong việc giúp chương trình trở lên thành công. Và để trở thành một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì người thực hiện phải đáp ứng được các tiêu chí: Có kiến thức sâu rộng về ngành nghề, có kỹ năng vao quát tốt, làm việc tỉ mỉ trong từng chi tiết, có khả năng sáng tạo, nhanh nhạy và nhất là phải có kinh nghiệm.

Luxtour là một đơn vị tổ chức sự kiện tốt nhất Việt Nam, có quy mô lớn, đã cung cấp giải pháp hơn hơn 100 công ty trong và ngoài nước, giúp hơn 2000 sự kiện, dự án thành công. Lựa chọn Luxtour, chủ đầu tư sẽ có được những lợi ích:

  • Tiết kiệm được thời gian, công sức khi tổ chức sự kiện
  • Tận dụng được một nguồn nhân lực chuyên nghiệp, có bài bản, có kinh nghiệm, giúp truyền đạt ý tưởng, thông điệp của doanh nghiệp một cách dễ dàng để đạt được mục đích tổ chức
  • Giúp tiết kiệm chi phí khi không phải thuê riêng lẻ các dịch vụ, Luxtour cung cấp trọn gói tất các các vấn đề trong ngành tổ chức sự kiện
  • Giúp giảm thiểu rủi ro, sự cố xảy ra trong quá trình tổ chức
  • Đảm bảo nội dung chương trình đầy đủ, bám sát vào hình thức tổ chức sự kiện

Chưa hết, chọn Luxtour để tổ chức sự kiện, chủ đầu tư còn được đảm bảo những quyền lợi như sau:

Được cung cấp đầy đủ các thiết bị sự kiện

Luxtour sở hữu hơn 200 danh mục các thiết bị sự kiện bao gồm: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, thiết bị sân khấu sự kiện, cổng hơi, cho thuê đồ chơi teambuilding, đồ chơi gameshow, cho thuê bàn ghế sự kiện. Tất cả các thiết bị, sản phẩm đều đảm bảo chất lượng, tính thẩm mỹ cao, đa dạng kích thước cho bạn lựa chọn. 

Hỗ trợ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp

Không gì là Luxtour không có và đương nhiên với nguồn nhân sự đòi vào bao gồm nhân lực chính và đội ngũ cộng tác viên, công ty hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi khâu tổ chức sự kiện. Trong đó, Luxtour hiện là đối tác liên kết với nhiều người nổi tiếng, các đội nhóm chuyên nghiệp làm việc tại Việt Nam. 

  • MC sự kiện chuyên nghiệp
  • Cho thuê người mẫu sự kiện, PG – PB
  • Cho thuê chuyên viên trang điểm sự kiện
  • Cho thuê vũ đoàn, nhóm múa
  • Cho thuê ban nhạc
  • Cung cấp dịch vụ mời ca sĩ chuyên nghiệp
  • Cung cấp đoàn lân sư rồng
  • Cung cấp nhân sự, dịch vụ media đẳng cấp

Luxtour cung cấp đa dạng hình thức, địa điểm tổ chức sự kiện

Vấn đề về việc tìm địa điểm và lựa chọn hình thức tổ chức, lên ý tưởng cho sự kiện sẽ được giải quyết cực kỳ đơn giản chỉ bằng việc bạn lựa chọn Luxtour. Bạn có thể tự do thỏa sức sáng tạo, chỉ cần đưa ra nhu cầu và mục tiêu, Luxtour sẽ giúp bạn những phần còn lại. Hiện tại, Luxtour có hai hình chương trình thu hút nhất là: Tổ chức team building và tổ chức sự kiện. 

Giá cả hợp lý – Phục vụ tận tâm

Luxtour không cam kết là nơi có giá thành dịch vụ rẻ nhất trên thị trường, điều mà Luxtour có thể cam kết chỉ là chất lượng sự kiện tốt nhất và một thái độ làm việc chuyên nghiệp, hết mình. Tuy nhiên, vì sở hữu tất cả các dịch vụ trong ngành tổ chức sự kiện, là đối tác của nhiều đơn vị cung cấp nhân sự, thiết bị chuyên nghiệp, lên Luxtour sẽ giúp bạn hạn chế phải làm việc qua nhiều người, không phải thuê lẻ các dịch vụ. Từ đó làm giảm được chi phí tổ chức, tiết kiệm được những khoản chi thừa.

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Trên đây là quy trình các bước tổ chức sự kiện mới nhất 2021. Nếu một mình ôm hết tất cả cách công việc khi tổ chức sự kiện sẽ rất dễ để xảy ra sai sót, vậy nên hãy để Luxtour cùng bạn tạo ra một chương trình ấn tượng, hoàn hảo và thành công. Hãy liên hệ ngay cho Luxtour để nhận tư vấn miễn phí và lên kế hoạch hoàn chỉnh cho sự kiện sắp tới nhé!

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ

LUXTOUR

  • Hotline: 0372.667.666
  • Địa chỉ: 5/165 Ngõ Chợ Khâm Thiên – Đống Đa – Hà Nội