Tiệc tất niên công ty là nơi để công ty tổng kết hoạt động kinh doanh trong một năm vừa qua. Đồng thời, tri ân nhân ân viên đóng góp vào sự thành công chung của công ty. Tại buổi tiệc này, là dịp để nhân viên viên giao tiếp gắn kết với mọi người. Hãy cùng LuxTour tìm hiểu về quy trình tổ chức tiệc tất niên công ty chuyên nghiệp và ấn tượng.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Quy trình tổ chức tiệc tất niên công ty chuyên nghiệp
1. Lên ý tưởng tổ chức tiệc tất niên công ty
Tiệc tất niên công ty là một sự kiện thường niên. Tuy nhiên, để thu hút và gây ấn tượng, việc tạo ý tưởng mới là chìa khóa quan trọng. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến thiệp mời, trang trí và thực đơn mà còn tạo nên sự khác biệt độc đáo. Việc lựa chọn ý tưởng cần kết hợp màu sắc và nội dung chương trình với bộ nhận diện thương hiệu, giúp tạo ra không khí cộng đồng và kết nối giữa nhân viên, khách hàng, và đối tác. Điều này không chỉ thể hiện đặc trưng của doanh nghiệp mà còn làm cho buổi tiệc trở nên độc đáo và đáng nhớ.
Xem thêm: 10 ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm ấn tượng nhất 2024
2. Xác định đối tượng, lên danh sách khách mời
Xác định đối tượng và lập danh sách khách mời là bước quan trọng trong việc tổ chức tiệc tất niên công ty. Danh sách thường bao gồm đối tác, khách hàng, doanh nghiệp đồng ngành, ban lãnh đạo, và nhân viên. Sau khi xác định, ban tổ chức gửi email hoặc thiệp mời với thông tin chi tiết về địa điểm và thời gian, thường là 1-2 tuần trước sự kiện. Nội dung thư mời được chăm chút để đảm bảo sự rõ ràng và chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tích cực đối với khách mời, đồng thời đề cập đến giá trị và ý nghĩa của buổi tiệc tất niên.
3. Tìm kiếm địa điểm và thống nhất thời gian tổ chức
Tùy thuộc vào ý tưởng chương trình và quy mô sự kiện, công ty có thể lựa chọn địa điểm phù hợp. Các lựa chọn có thể bao gồm không gian ngoại ô như sân vận động, khu du lịch, hoặc trong các phòng tổ chức sự kiện như trung tâm hội nghị, khách sạn. Việc đặt chỗ nên được thực hiện trước 1-2 tháng để tránh tình trạng hết chỗ và tiết kiệm chi phí. Đối với không gian diễn ra sự kiện, sự thông thoáng và an toàn là quan trọng. Thời điểm tổ chức nên lên kế hoạch trước tết khoảng 2-3 tuần, vào cuối tuần hoặc ngày nghỉ để tạo điều kiện thuận lợi cho tất cả nhân viên tham gia.
Gợi ý cho bạn: 15 nhà hàng tổ chức tiệc tất niên cho công ty tại Hà Nội
4. Chuẩn bị các tiết mục, hoạt động trong tiệc tất niên
Lễ tất niên cuối năm là dịp doanh nghiệp tổng kết và đánh giá hoạt động trong năm. Ngoài báo cáo và phát biểu, chương trình còn mang đến không khí vui chơi và thư giãn cho đội ngũ nhân sự. Ban lãnh đạo không chỉ gửi lời cảm ơn và trao thưởng mà còn đầu tư vào các tiết mục văn nghệ Year End Party, nhảy múa sôi động, hoặc trò chơi và bốc thăm trúng thưởng. Chuẩn bị trước về nội dung và phân chia thời gian là yếu tố quan trọng để chương trình diễn ra suôn sẻ và góp phần tạo nên những giây phút khó quên cho mọi người, củng cố tinh thần đoàn kết trong doanh nghiệp.
5. Xây dựng kịch bản tổ chức tiệc Tất niên
Kịch bản tổng quát cho buổi tiệc tất niên công ty đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Được thiết kế để hướng dẫn đội ngũ nhân sự và các đối tác như đội điều khiển âm thanh, ánh sáng và máy chiếu, tài liệu này cung cấp thông tin chi tiết về lịch trình và trách nhiệm. Kịch bản chi tiết đi sâu vào từng khía cạnh với số thứ tự, thời gian, tên tiết mục, nội dung, người thực hiện và thời lượng. Điều này giúp đảm bảo sự thuận lợi trong quản lý lịch trình sự kiện và tránh nhầm lẫn.
Mỗi tiết mục được mô tả chi tiết, từ lời dẫn của MC đến nhiệm vụ của từng người thực hiện. Thông tin về thời lượng giúp kiểm soát thời gian hiệu quả, trong khi ghi chú về chuẩn bị đạo cụ và nhân sự kỹ thuật hỗ trợ quá trình diễn ra suôn sẻ. Với kịch bản này, buổi tiệc tất niên trở nên tổ chức chặt chẽ và chuyên nghiệp, mang lại trải nghiệm thú vị và nhất quán cho tất cả các tham gia.
Xem thêm: Kịch bản lời dẫn MC Year End Party chi tiết, ấn tượng nhất 2024
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
6. Hoạch định ngân sách tổ chức tiệc tất niên
Lập hoạch định ngân sách là bước quan trọng để quản lý tài chính khi tổ chức tiệc tất niên công ty. Bản dự trù chi phí giúp ban tổ chức chủ động, tránh chi tiêu quá mức và đảm bảo báo cáo và duyệt cấp trên. Thống kê ngân sách cần nêu rõ các hạng mục chi phí như thuê địa điểm, ăn uống, trang trí, thiết bị, nhân sự, in ấn, chụp hình, quảng cáo. Đặc biệt, cần dành khoản chi phí dự phòng từ 10-15% tổng chi phí để ứng phó với các chi phí phát sinh. Việc chi tiết ngân sách giúp quản lý và thanh toán dễ dàng, đồng thời tạo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính sự kiện.
7. Tiến hành tổ chức tiệc tất niên
Trước buổi tiệc tất niên, việc hoàn thành các hạng mục liên quan là quan trọng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và thành công. Các công đoạn bao gồm sắp xếp chỗ ngồi cho khách VIP, lắp đặt sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu, và trang trí. Tổng duyệt và kiểm tra kỹ thuật như âm thanh, micro, ánh sáng, đồng thời duyệt chương trình với khách mời. Chuẩn bị kịch bản đường dây, MC, và kỹ thuật, cùng phân chia công việc cho nhóm nhân sự. Khi tất cả chuẩn bị đã sẵn sàng, tiến hành chạy chương trình theo kế hoạch đã đề ra. Đội ngũ nhân sự giám sát và điều phối từ khai mạc đến kết thúc, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ và tránh rủi ro và sự cố.
8. Kết thúc và nghiệm thu sau buổi tiệc
Kết thúc chương trình tất niên, ban lãnh đạo trao quà cho những đóng góp xuất sắc, cùng chuẩn bị quà cho đối tác và khách mời. Phần bốc thăm trúng thưởng cuối chương trình có thể tăng thêm sự hấp dẫn, với các giải thưởng có giá trị đa dạng. Quá trình này tạo cảm giác hứng thú và hồi hộp cho khán giả. Cuối cùng, mọi người chụp ảnh kỷ niệm, và đội ngũ tiếp viên làm nhiệm vụ tiễn khách. Các vị khách quan trọng có thể được đưa về bằng xe riêng, kết thúc buổi tiệc một cách thoải mái và trọn vẹn.
Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên công ty
1. Tiệc tất niên kết hợp team building
Nếu như bạn cảm thấy nhàm chán với các bữa tiệc thông thường và muốn cảm giác mới lạ. Thì một buổi tiệc tất niên kết hợp với team building là một ý tưởng tuyệt vời. Đây là hình thức kết hợp tổ chức tiệc và các trò chơi nhóm lại với nhau. Qua đó, tạo cơ hội nhân viên trao đổi và nâng cao tinh thần làm việc nhóm. Thông thường, bạn nên tổ chức chương tiệc này cả ngày để cân đối thời gian chơi và tiệc. Tùy vào quy mô và số lượng nhân viên sẽ có cách thức triển khai khác nhau. Những vấn đề về địa điểm và thời gian cần được cân nhắc thật kỹ lưỡng để giúp bạn có một buổi tiệc tất niên thật thành công và ý nghĩa.
Nếu như bạn chưa biết tổ chức tiệc tất niên kết hợp với team building như thế nào, có thể liên hệ với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn hỗ trợ chi tiết.
Tham khảo: 20 bước tổ chức team building công ty chuyên nghiệp thành công
2. Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên theo Dresscode
Dù ý tưởng này không còn xa lạ gì với mọi người nhưng vẫn được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Bởi dễ dàng thực hiện và khách mời có thể làm theo một cách nhanh chóng. Việc của doanh nghiệp xây dựng chủ đề cho buổi tiệc tất niên và đưa ra yêu cầu về trang phục. Từ đó, khách mời họ sẽ mặc theo yêu cầu đó và đến tham dự buổi tiệc. Qua đó, giúp tạo hình ảnh đồng bộ và thể hiện sự chuyên nghiệp của sự kiện. Đồng thời, còn cho ra những bức ảnh “xịn sò” để đăng tải lên trang mạng xã hội.
3. Ý tưởng tất niên tổ chức ngoài trời
Nếu bạn cảm thấy tổ chức tiệc trong nhà quá “chật chội” không được thoải mái. Thì với ý tưởng tổ chức tiệc tất niên công ty ngoài trời sẽ rất phù hợp với bạn. Với không gian ngoài trời thoáng đãng và bầu không khí trong lành. Còn gì tuyệt vời hơn khi thưởng thức ẩm thực bên thiên nhiên xanh mát. Bạn như đang hòa mình vào thiên nhiên và áp lực công việc bị xua tan mất. Với ý tưởng này, không gian tiệc được trang trí theo phong cách hiện đại. Kết hợp cùng với nhiều hoạt động như văn nghệ, trò chơi,… Sẵn làm cho buổi tiệc trở nên sôi động và thú vị hơn.
Tổ chức tiệc tất niên ngoài trời: Trải nghiệm không gian sang trọng
4. Tiệc tất niên theo phong cách Pool Party
Có lẽ ý tưởng này không phù hợp với miền Bắc của nước ta, nhưng lại phù hợp trong Nam. Miền Nam có khí hậu ấm hơn và nhiều nắng cực kỳ thích hợp để tổ chức tiệc tất niên hồ bơi. Khách mời tham dự tiệc sẽ mặc trang phục thoáng mát, mát mẻ để dễ dàng tham gia hoạt động. Bên cạnh đó, để buổi tiệc Pool Party trở nên hấp dẫn hơn thì cần hệ thống âm thanh chất lượng. Để giúp khuấy động bầu không khí buổi tiệc sôi động hơn. Mọi người thưởng thức tiệc và cùng nhau nhảy múa bên bể bơi. Bên cạnh đó, ý tưởng này phù hợp với số lượng khách mời ít và người trẻ tuổi.
5. Tổ chức tiệc tất niên công ty theo gameshow
Để tiệc tất niên của công ty thú vị hơn thì ý tưởng tổ chức theo gameshow là hợp lý. Vừa mang lại sự độc đáo, tò mò và háo hức cho các nhân viên công ty. Đối với ý tưởng này thì không thể thiếu món quà tặng hấp dẫn để kích thích bầu không khí. Bạn có dựa trên các chương trình nổi tiếng như Got Talent, chiếc nón kỳ diệu,… tuy nhiên cần biến tấu để tạo điểm riêng biệt và hài hước cho từng hoạt động. Bên cạnh đó, cũng đừng quên đặt tiệc, để có bàn tiệc thật chất lượng để nhân viên thưởng thức.
Xem thêm: 15+ Trò chơi Year End Party vui nhộn, hấp dẫn nhất 2024
Một số lưu ý khi tổ chức tiệc tất niên công ty
1. Số lượng khách mời tham dự
Để tiệc tất niên công ty thành công, việc đầu tiên là xác định chính xác số lượng khách mời. Thông tin này quan trọng để lên kế hoạch về thực phẩm và chọn địa điểm phù hợp. Sau khi có danh sách khách mời, việc gửi thiệp mời qua email, trực tiếp hoặc qua điện thoại giúp kiểm soát và xác nhận số lượng tham dự. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát được tình hình và triển khai chương trình. Ngoài ra, giúp doanh nghiệp không bị lãng phí khi tiến hành đặt tiệc tất niên.
2. Thống nhất về nội dung của buổi tiệc tất niên công ty
Để đạt sự thống nhất trong chương trình tiệc tất tất niên công ty. Điều quan trọng nhất là lắng nghe ý kiến của nhân viên. Bạn có thể tiến hành họp để thống nhất và tăng sự tôn trọng đối với họ. Qua đó, đơn vị tổ chức dễ dàng sắp xếp thời gian cho buổi tiệc hợp lý nhất. Đồng thời thể hiện nhân viên có trách nhiệm và tự chủ trong công việc. Giúp chương trình trở nên phong phú và để lại ấn tượng sâu sắc đối với nhân viên của mình.
3. Địa điểm tổ chức
Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng. Bạn có thể ưu tiên lựa chọn địa điểm gần văn phòng. Địa điểm như hội trường lớn, nhà hàng sang trọng thường là sự chọn lựa phổ biến. Nhưng không gian của địa điểm cũng cần đảm bảo sự thoải mái cho tất cả. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy chán khi lặp đi lặp lại trong không gian trong nhà. Thì các địa điểm ngoài trời là phương án tối ưu. Bữa tiệc dưới bầu trời mở cửa mang đến không khí thoải mái, hòa mình vào thiên nhiên. Điều này giúp giảm bớt bất tiện khi di chuyển và tạo trải nghiệm tết thú vị cho mọi người.
Tham khảo thêm:
- 30 Địa điểm tổ chức Year End Party ở Hà Nội tốt nhất 2024
- 15 Địa điểm tổ chức Year End Party tại TP.HCM lý tưởng nhất
4. Lên kịch bản bản cụ thể cho bữa tiệc
Để tổ chức bữa tiệc tất niên thành công, việc lên kế hoạch chi tiết là vô cùng quan trọng. Ban lãnh đạo cần có những bài phát biểu linh hoạt và thú vị. Tiết mục văn nghệ, trò chơi giải trí cần được sắp xếp có trình tự hợp lý để tránh tình trạng nhàm chán. Đặc biệt, MC tất niên đóng vai trò then chốt, họ cần dẫn dắt chương trình một cách trôi chảy, nhiệt tình để tạo động lực và sự hứng thú từ khách mời.
5. Ngân sách cho buổi tiệc tất niên công ty
Ngân sách chính là quyết định quy mô của bữa tiệc tất niên. Tùy thuộc vào nguồn lực, ban tổ chức có thể điều chỉnh các tiết mục để cân đối chi tiêu. Doanh nghiệp ngày nay thường thuê các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo sự chắc chắn và hiệu quả. Những đối tác này không chỉ giúp lên kế hoạch và thực hiện chương trình mà còn quản lý tài chính một cách rõ ràng, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
Tổng hợp các hạng mục chi phí tổ chức tiệc tất niên công ty
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
LuxTour – Đơn vị tổ chức tiệc tất niên công ty chuyên nghiệp
LuxTour là đơn vị tổ chức tiệc tất niên hàng đầu, đem đến trải nghiệm không gian sự kiện đẳng cấp và chuyên nghiệp. Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi tự hào là đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn. Chúng tôi không chỉ là những nhà tổ chức sự kiện mà còn là đối tác đồng hành, luôn lắng nghe và tìm hiểu nhu cầu cụ thể của từng khách hàng. Sứ mệnh của chúng tôi là tạo ra những chương trình tiệc tất niên độc đáo, đậm chất doanh nghiệp, và tận hưởng không khí lễ kỷ niệm trong không gian sang trọng. LuxTour sẽ đồng hành cùng bạn:
- Hỗ trợ tư vấn và lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp nhất.
- Xây dựng ý tưởng, kịch bản sáng tạo đảm bảo mang lại dấu ấn mạnh mẽ cho chương trình.
- Cho thuê MC tất niên, nhân sự sự kiện giúp chương trình diễn ra một cách suôn sẻ.
- Hỗ trợ cho thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng, thiết kế backdrop sân khấu giúp tiệc tất niên trở nên hoành tráng.
- Thi công setup sân khấu, không gian tiệc để biến địa điểm thành nơi sang trọng nhất.
- Hỗ trợ, tư vấn trực tiếp và đưa ra các phương áp phù hợp nhất với yêu cầu của quý khách hàng.
Bài viết này là những thông tin hữu ích về tiệc tất niên công ty mà LuxTour gửi đến bạn. Qua đó, giúp bạn hiểu hơn về ý nghĩa và lợi ích của buổi tiệc này mang lại cho doanh nghiệp. Với quy trình tổ chức và những lưu ý trên chắc chắn sẽ giúp biết cách tổ chức và tránh được vấn đề không đáng có. Hy vọng bạn và công ty có một buổi tiệc tất niên thật thành công. Nếu bạn không cảm thấy tự tin và cần sự hỗ trợ để có buổi tiệc tất niên chất lượng thì hãy liên hệ với LuxTour. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
