Chi phí tổ chức tiệc tất niên là yếu tố quan trọng cần được cân nhắc khi lên kế hoạch. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được nguồn ngân sách, tránh gây lãng phí. Bài viết dưới đây, LuxTour chia sẻ đến bạn các hạng mục chi phí tổ chức tiệc tất niên. Hãy theo dõi bài viết này để cập nhật thông tin bổ ích nhé.
Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức tiệc tất niên công ty chuyên nghiệp
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Các hạng mục chi phí tổ chức tiệc tất niên
1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức tiệc
Chi phí cho việc thuê địa điểm tổ chức tiệc tất niên thường là một trong những khoản chi phí đáng kể nhất. Doanh nghiệp thường phải tìm kiếm địa điểm phù hợp để tổ chức tiệc, có thể là khách sạn, nhà hàng, hoặc trung tâm hội nghị, hoặc thậm chí phải xây dựng một sân bãi hoặc lều rạp tại khuôn viên của công ty. Chi phí cụ thể cho việc thuê địa điểm tổ chức tiệc thường biến đổi tùy theo các yếu tố sau:
- Số lượng khách mời dự kiến.
- Tính chất và sự sang trọng của địa điểm bạn chọn.
- Vị trí của địa điểm, nếu nó gần trung tâm và thuận tiện thì sẽ là lựa chọn lý tưởng hơn.
Chọn một địa điểm rộng rãi, tiện nghi và thuộc vị trí thuận lợi sẽ giúp tạo điều kiện tốt nhất cho buổi tiệc tất niên của công ty.
2. Chi phí thi công setup sân khấu – âm thanh ánh sáng
Chi phí thi công và setup sân khấu, hệ thống âm thanh, và ánh sáng trong một tiệc tất niên công ty có sự biến đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Nếu bạn tổ chức tiệc trong nhà, thường thì chi phí này sẽ được bao gồm trong chi phí thuê địa điểm và không quá đáng kể. Tuy nhiên, nếu bạn lựa chọn tổ chức tiệc tất niên ngoài trời, chi phí cho sân khấu, hệ thống âm thanh và ánh sáng thường cao hơn. Đây đòi hỏi các yếu tố như công suất mạnh, khả năng chống mưa và gió, và khả năng khuếch đại âm thanh trong không gian rộng lớn. Các yếu tố này có thể khiến chi phí tăng lên và bạn cần phải xem xét việc thuê chúng riêng lẻ cho buổi tiệc.
Gợi ý 8 ý tưởng trang trí sân khấu tiệc tất niên sang trọng nhất
3. Chi phí cho các hạng mục trang trí
Để tránh lãng phí tiền bạc, quản lý chi phí trang trí là điểm quan trọng. Đầu tiên, bạn nên xác định theme hoặc khung sự kiện, từ đó, lên kế hoạch cụ thể cho việc trang trí. Chi phí trang trí thường bao gồm các khoản như trang trí sân khấu, in ấn các vật phẩm truyền thông như backdrop, banner, hashtag, cũng như việc chọn hoa, nến và các vật trang trí khác. Bằng cách lựa chọn một chủ đề và kế hoạch cẩn thận, bạn có thể kiểm soát chi phí trang trí một cách hiệu quả và đảm bảo rằng tiệc tất niên của bạn sẽ thật sự ấn tượng.
Tham khảo thêm:
- 15 mẫu backdrop tiệc tất niên cuối năm đẹp độc đáo nhất 2024
- 20 mẫu hashtag Year End Party độc đáo cho bữa tiệc cuối năm
4. Chi phí thuê nhân sự, MC, vũ đoàn phục vụ buổi tiệc
Chi phí cho nhân sự phục vụ tiệc tất niên, bao gồm MC, ca sĩ, hoặc vũ đoàn, thường không phải là một khoản chi phí lớn đối với từng người. Tuy nhiên, việc thuê các dịch vụ này một cách riêng lẻ có thể khiến chi phí tổng cộng tăng cao. Để tiết kiệm và đảm bảo chất lượng, lời khuyên tốt là nên xem xét việc thuê trọn gói từ các đơn vị chuyên nghiệp. Bạn sẽ thường nhận được mức giá tốt hơn và dịch vụ toàn diện hơn. Điều này giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo buổi tiệc tất niên của bạn sẽ được tổ chức một cách suôn sẻ và ấn tượng hơn.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
5. Chi phí ăn uống tiệc tất niên
Việc tổ chức một buổi tiệc tất niên đáng nhớ với các món ăn thơm ngon và phong cách không nhất thiết phải đòi hỏi một ngân sách quá lớn. Giải pháp tối ưu là tổ chức tiệc buffet. Tuy nhiên, nếu ngân sách không phải là vấn đề lớn và tiệc tất niên quan trọng, như tiệc dành cho đối tác, thì tiệc bàn có thể là lựa chọn tốt hơn. Chi phí tiệc tất niên cuối năm thường biến đổi dựa trên lựa chọn menu và số lượng suất ăn đặt trước. Một menu 5 món bao gồm khai vị, món chính, món nước và tráng miệng thường tạo nên một buổi tiệc hoàn hảo. Quản lý chi phí ăn uống một cách khôn ngoan giúp đảm bảo mọi người cùng thưởng thức bữa tiệc tất niên mà không cần phải lo lắng về ngân sách.
Xem thêm: Top 15 menu tiệc tất niên cuối năm công ty sang trọng nhất
6. Chi phí quà tặng – khen thưởng
Chi phí cho việc tặng quà và khen thưởng trong tiệc tất niên đóng vai trò quan trọng trong việc tri ân nhân viên và đối tác sau một năm làm việc đầy cống hiến. Đây là một phần không thể thiếu trong việc lập kế hoạch ngân sách cho buổi tiệc tất niên của công ty. Việc dự trù một nguồn kinh phí cho quà tặng, bằng khen, hoa và các vật phẩm khác cần được thực hiện trước. Đặt hàng và chuẩn bị quà tặng cũng nên được tiến hành từ 1-2 tháng trước để đảm bảo quà được giao đúng thời hạn và tránh tình trạng làm gấp, làm tăng chi phí không cần thiết. Quà tặng và khen thưởng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên không khí ấm áp và tri ân trong buổi tiệc tất niên.
Xem thêm: 10 món quà tặng Year End Party ý nghĩa nhất 2024
7. Chi phí dự phòng và phát sinh
Việc xác định chi phí dự phòng là một phần quan trọng của kế hoạch ngân sách cho tiệc tất niên. Mặc dù có thể bạn đã tính toán chi tiết, nhưng sự kiện luôn tiềm ẩn những chi phí phát sinh đột ngột, mà không thể dự đoán trước. Để đảm bảo sự kiện diễn ra mà không bị ảnh hưởng bởi những rủi ro về ngân sách, việc dự trù một khoản chi phí dự phòng là rất quan trọng. Thường, khoản này tương đương 5-10% tổng ngân sách tiệc tất niên công ty. Điều này giúp đối phó với những tình huống bất ngờ và đảm bảo rằng buổi tiệc được tổ chức một cách suôn sẻ và không bị ảnh hưởng quá nhiều bởi các vấn đề phát sinh.
Cách tối ưu chi phí tổ chức tiệc tất niên
1. Xác định chính xác số khách mời tham dự bữa tiệc
Bên cạnh việc toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp sẽ tham dự tiệc tất niên của tất niên. Thì bạn sẽ mời thêm những vị khách mời, đối tác nào? Họ sẽ đi một mình hay đi theo cặp? Việc ước tính gần đúng số lượng khách mời sẽ giúp bạn đặt đủ số lượng bàn tiệc. Qua đó sẽ không bị hoang phí và gây tốn nhiều tiền. Cùng với đó, bạn cũng cần có kế hoạch dự trù cho trường hợp khách mời phát sinh. Bạn có thể, đặt dự phòng thêm 1 – 2 bàn tiệc, chứa không cần chuẩn bị quá nhiều.
Tham khảo: 20 mẫu thiệp mời tất niên đẹp, sang trọng và ấn tượng nhất 2024
2. Thuê MC, ca sĩ với chi phí vừa phải
Khi lựa chọn MC và ca sĩ cho tiệc, thì không nhất thiết phải chọn ngôi sao hạng A. Để tiết kiệm chi phí tổ chức tiệc thì bạn chỉ chọn MC và ca sĩ đủ sức khuấy động tiệc. Nên tập trung vào trải nghiệm và không khí thoải mái cho khách mời là quan trọng nhất. Nếu ngân sách eo hẹp, khích lệ nhân sự nội bộ tự biểu diễn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm mà còn tăng cường tình cảm đồng đội, làm cho bữa tiệc trở nên ấm áp và ý nghĩa hơn. Khách mời sẽ thích thú với một buổi tiệc tận hưởng không gian vui vẻ hơn. Thay vì chỉ là để ngó ngàng với độ nổi tiếng của MC và ca sĩ.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
3. Lựa chọn ngày tổ chức né “cao điểm”
Để tiết kiệm chi phí tiệc tất niên cho doanh nghiệp thì bạn nên né khoảng thời gian cao điểm. Trong thời gian này, địa điểm tổ chức thường rất đông sự kiện, dẫn đến việc thu thêm chi phí phục vụ. Thay vào đó, bạn có thể lựa chọn tổ chức tiệc vào các buổi tối trong tuần. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí tiệc tất niên cuối năm cho doanh nghiệp. Đồng thời vẫn đảm bảo được chất lượng dịch vụ mà các đơn vị cung cấp. Qua đó, khách mời sẽ trải qua một buổi tiệc tất niên thú vị và đặc sắc nhất.
4. Chọn địa điểm tổ chức tiệc tất niên phù hợp
Đây là quyết định quan trọng để tiết kiệm chi phí tiệc tất niên mà vẫn đảm bảo thành công. Không cần phải chọn những nhà hàng sang trọng với chi phí cao cấp để tổ chức. Quan trọng nhất là lựa chọn một địa điểm phù hợp, hài hòa và mức chi phí hợp lý. Điều này đồng nghĩa với việc tìm kiếm nơi có dịch vụ chuyên nghiệp, uy tín, đáp ứng đầy đủ nhu cầu của sự kiện. Với lựa chọn đúng đắn, bạn có thể đảm bảo rằng bữa tiệc tất niên sẽ thành công cho buổi tiệc tất niên.
Thông tin hữu ích:
- 30+ địa điểm tổ chức Year End Party ở Hà Nội tốt nhất 2024
- 15 địa điểm tổ chức Year End Party tại TP.HCM lý tưởng nhất
5. Chọn thực đơn đặc sắc, mới lạ nhưng không cần quá đắt đỏ
Lựa chọn thực đơn quyết định đến 70% chi phí tổ chức tiệc tất niên. Không cần chọn món đắt đỏ, mà tập trung vào nhà hàng có thực đơn mới lạ và chi phí hợp lý. Không nhất thiết phải chứng tỏ sang trọng qua món ăn đắt tiền. Bạn chỉ cần tìm đến những món ngon được chế biến từ nguyên liệu đơn giản, nhưng vẫn mang lại hương vị đặc sắc. Những món này không chỉ tạo điểm nhấn riêng biệt mà còn giúp tiết kiệm chi phí mà không làm giảm chất lượng bữa tiệc. Với sự sáng tạo trong thực đơn, doanh nghiệp sẽ tạo nên một sự kiện tất niên ấn tượng mà không gây áp lực về ngân sách.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
LuxTour – Đơn vị tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, LuxTour nổi bật với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên và các sự kiện quan trọng khác. Là đơn vị đáng tin cậy đối với mọi tổ chức và doanh nghiệp khi có nhu cầu tổ chức chương trình sự kiện. Chúng tôi tự hào mang đến những giải pháp tối ưu, đảm bảo mọi sự kiện diễn ra suôn sẻ và ấn tượng. Chất lượng dịch vụ của LuxTour dựa trên những tố chất tốt đẹp, tạo nên một công ty tổ chức sự kiện có tâm và có tầm. Chúng tôi cam kết:
- Quy trình làm việc bài bản: Luôn tuân thủ quy trình chuyên nghiệp, chu đáo, và nhanh gọn, đảm bảo sự kiểm soát và tiến độ một cách hoàn hảo.
- Đội ngũ nhân sự chất lượng: Chúng tôi đầu tư trong việc đào tạo kỹ lưỡng cho đội ngũ, đảm bảo họ có kinh nghiệm trong ngành và tận tâm với công việc và khách hàng.
- Trang thiết bị hiện đại: LuxTour luôn duy trì trang thiết bị đạt chất lượng cao, đảm bảo sự hoàn hảo trong từng chi tiết của sự kiện.
- Kho bãi rộng rãi: Với kho bãi rộng rãi và sức chứa lớn, hệ thống trang thiết bị đa dạng và đáp ứng được tất cả yêu cầu của khách hàng về trang thiết bị.
- Cam kết đúng thời gian: Dù trong mùa cao điểm, chúng tôi cam kết đáp ứng đúng thời gian yêu cầu, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
- Tiết kiệm chi phí: Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện nhiều năm, LuxTour giúp khách hàng loại bỏ những yếu tố thừa trong khâu chuẩn bị để tiết kiệm chi phí tối đa.
Trên đây các loại chi phí tổ chức tiệc tất niên cơ bản nhất, để giúp buổi tiệc diễn ra thành công. Về cơ bản, khi tiến hành tổ chức tiệc tất niên gồm những hạng mục này cần cân đối sao cho hợp lý nhất đối với từng doanh nghiệp. Bởi không phải doanh nghiệp nào cũng có nguồn ngân sách dồi dào để tiến hành tổ chức các buổi tiệc xa hoa. Tuy nhiên, để tiệc tất niên diễn ra suôn sẻ, bạn cần các yếu tố khác. Đừng ngại tham khảo kinh nghiệm tổ chức của LuxTour. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn cho bạn từ những giai đoạn nhỏ nhất. Hãy liên hệ với LuxTour ngay nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
