Kế hoạch tổ chức sự kiện là việc làm đầu tiên bạn cần phải hoàn thành khi bắt đầu cho một chương trình. Một bản kế hoạch càng chi tiết, tỉ mỉ bao nhiêu càng giúp ích cho các công việc phía sau được thuận lợi và thực hiện đúng tiến trình. Thông thường, người đảm nhận công việc này cần hoàn thành trong thời gian ít nhất 1 tháng, với những sự kiện lớn, có thể phải chuẩn bị trước từ 2 – 3 tháng hoặc lâu hơn.
Xem chi tiết: Quy trình các bước tổ chức sự kiện chi tiết từ A – Z
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện độc đáo nhất 2024
Tùy thuộc vào tính chất, hình thức tổ chức, quy mô sự kiện mà việc lên kế hoạch sẽ có những yếu tố riêng. Đặc biệt người tổ chức cũng cần phải dựa trên tiêu chí thời gian hoàn thành, tính quan trọng để sắp xếp thứ tự thực hiện cho phù hợp. Dưới đây sẽ là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện gồm những mục mà bất kể chương trình nào cũng cần có.
1. Xác định hình thức tổ chức sự kiện, mục đích và kết quả cần đạt được
Điều đầu tiên cần làm đó chính là xác định hình thức tổ chức sự kiện là gì? Việc này sẽ phụ thuộc vào nội dung chính, đối tượng tham gia và mục đích của chương trình. Người tổ chức cần trả lời cho những câu hỏi: Mục đích tổ chức sự kiện này là gì? Đối tượng tham gia sự kiện là ai? Bạn muốn nhận được kết quả gì sau khi sự kiện hoàn thành?
Cụ thể, hiện có các sự kiện phổ biến nhất hiện nay như:
- Tổ chức hội nghị, hội thảo
- Tổ chức tiệc tất niên
- Tổ chức sự kiện doanh nghiệp: Lễ khánh thành, lễ khai trương, lễ khởi công, lễ ra mắt sản phẩm mới
- Tổ chức sự kiện lễ hội: Tết trung thu, quốc tế thiếu nhi, quốc tế phụ nữ, giáng sinh, ngày hội gia đình
- Tổ chức Festival doanh nghiệp
- Tổ chức sự kiện team building
2. Xác định thời gian tổ chức, danh sách khách mời và dự trù kinh phí
Thời gian tổ chức sẽ do chủ đầu tư lựa chọn, nó thường trùng với ngày đặc biệt của doanh nghiệp (như ngày khai trương, ngày khởi công,…) hoặc đúng dịp lễ hội nào đó ( 8-3, 1-6, 24-12). Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại chọn tổ chức vào những dịp cuối tuần trong tháng sự kiện.
Việc này thực chất sẽ được xét duyệt trên yếu tố: thời gian có phù hợp với khách mời hay không, có đảm bảo số lượng người tham dự không? Cùng lúc đó, hãy lên danh sách khách mời tham gia chi tiết, tính toán đến những khoản chi phí cần cho sự kiện.
Những khoản cần chi khi tổ chức sự kiện gồm có:
- Chi phí thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
- Chi phí thuê thiết bị sự kiện
- Chi phí trả cho nhân sự
- Chi phí thuê dịch vụ sự kiện
- Chi phí thuê địa điểm
- Chi phí dự trù cho vấn đề di chuyển, nghĩ dưỡng cho khách mời (nếu có)
- Chi phí ăn uống, tiệc (nếu có)
3. Lên ý tưởng và chủ đề sự kiện
Một sự kiện thành công là phải thu hút được sự quan tâm, chú ý của người tham gia và để làm được việc này, sự kiện cần có một ý tưởng, chủ đề sáng tạo, mới lạ. Nhất là với những sự kiện có tính chất giải trí, những bữa tiệc thì nội dung này càng cần phải được chú trọng hơn. Ý tưởng, chủ đề sẽ được thể hiện qua nội dung, địa điểm, cách setup,…
4. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Có hai địa điểm tổ chức sự kiện chính là: Indoor (trong nhà) và outdoor (ngoài trời).
- Indoor: Tổ chức trong các trung tâm sự kiện, khách sạn, nhà hàng, trung tâm thương mại, tại cơ sở của doanh nghiệp,….
- Outdoor: Tổ chức tại các khu du lịch, bãi biển, resort, công viên, quảng trường, đường phố,…
5. Xây dựng kịch bản chương trình
Khi xây dựng kịch bản chương trình sự kiện, bạn cần quan tâm đến 3 vấn đề chính:
- Timeline sự kiện
- Nội dung sự kiện
- Lời dẫn MC
Thông thường, một sự kiện sẽ diễn ra trong khoảng thời gian từ 1 – 3 tiếng đồng hồ với các nội dung như sau:
Nội dung 1: Tiếp đón, ổn định vị trí cho khách mời
Nội dung 2: Chương trình khai mạc sự kiện
- Tiết mục khai mạc
- MC giới thiệu chương trình
- MC giới thiệu các đại diện, đại biểu, khách mời quan trọng
- Bài phát biểu khai mạc
Nội dung 3: Phần lễ
- Các nghi thức trong sự kiện
Nội dung 4: Phần hội
- Các tiết mục văn nghệ và gameshow
- Tiệc
Nội dung 5: Kết thúc
- Lời cảm ơn
- Giao lưu chụp ảnh kỷ niệm
- Tiễn khách
- Thu dọn và tổng kết
Đừng bỏ lỡ: 8 mẫu kịch bản tổ chức sự kiện ấn tượng nhất 2024
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
6. Lên các phương án dự phòng, quản lý rủi ro
Để phòng tránh có những tình huống bất ngờ mà bạn không thể xử lý thì hãy lên các rủi ro có thể gặp phải và đưa ra phương án giải quyết thích hợp. Những rủi ro thường gặp phải nhất khi tổ chức sự kiện gồm có:
Chất lượng âm thanh, ánh sáng không đảm bảo
=> Thuê ở địa chỉ uy tín, nên chuẩn bị số lượng loa, mic nhiều hơn từ 1 – 2 chiếc so với nhu cầu, có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp và kiểm tra, tổng duyệt kỹ thuật trước khi sự kiện diễn ra.
Gặp trở ngại về thời tiết, xuất hiện mưa, gió lớn
=> Theo dõi dự báo thời tiết liên tục trước ngày tổ chức sự kiện, có phương án di chuyển, căn bạt, rạp che chắn.
Các vấn đề sức khỏe của người tham gia sự kiện
=> Chọn địa điểm thông thoáng, tạo không khí dễ chịu cho người tham gia. Cần có khu vực nghỉ ngơi cho khách mời và chuẩn bị tủ y tế.
Bị lố thời gian
=> Cần lên timeline chi tiết, phân bố thời gian cụ thể cho từng tiết mục và phản hồi lại cho người phụ trách nội dung tiết mục đó.
Lạc trẻ, các xung đột, vấn đề về an ninh
=> Nên thành lập một đội an ninh đã được training để đảm bảo an ninh của sự kiện
7. Thiết kế và hoàn thành các ấn phẩm, thiết bị cần sử dụng trong sự kiện
Một sự kiện sẽ cần chuẩn bị rất nhiều thiết bị và các ấn phẩm như: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, backdrop, bàn ghế, thiết bị trình chiếu, giấy mời,…
Bạn cần hoàn thành kế hoạch thuê, thiết kế và in ấn xong tất cả các mục trong thời gian ít nhất 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra. Đây sẽ là khoảng thời gian an toàn để bạn có những cách giải quyết nhanh chóng nếu xảy ra sự cố.
8. Xây dựng kế hoạch truyền thông chương trình sự kiện
Trước mỗi sự kiện, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng những định hướng truyền thông trước và sau chương trình. Với những sự kiện lớn, mục đích tiếp cận được nhiều khách hàng hơn, liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, hình ảnh thương hiệu bạn cần có kế hoạch truyền thông trước thật tốt.
Bạn sẽ cần xác định: Đối tượng cần truyền thông là ai? Mục tiêu của sự kiện là gì? Thông điệp truyền thông? Kênh truyền thông?
Trong trường hợp, tổ chức sự kiện để lấy tư liệu cho kế hoạch truyền thông phía sau, bạn cần xây dựng hình ảnh chỉn chu. Nên thuê các nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp khi cần nhận về hình ảnh chất lượng cho việc quảng bá thương hiệu.
9. Setup sân khấu và tổng duyệt chương trình
Đối với những sự kiện lớn, có nhiều khu vực để setup thì nên chuẩn bị kế hoạch tác chiến trước ít nhất 1 tuần. Ngoài ra, các tiết mục văn nghệ, các chương trình chính trong sự kiện nên tổng duyệt chương trình với dàn âm thanh, ánh sáng ở mức độ hoàn thành tương đối.
- Khu vực đón tiếp nằm tại khu vực cổng chào hoặc cổng sự kiện
- Trên sân khấu có backdrop sự kiện, bục sân khấu và các chi tiết trang trí xung quanh
- Dưới sân khấu bạn hãy chuẩn bị một khu vực thoải mái cho người tham gia, có thể thuê bàn ghế sự kiện, thảm đỏ, hàng rào để hoàn thiện.
10. Người tham gia đánh giá kết quả
Khi hoàn tất sự kiện, ban tổ chức có thể chuẩn bị sẵn những mẩu giấy nhỏ và bút để người tham gia có những đánh giá chân thực sau khi tham gia chương trình. Đây sẽ là yếu tố để giúp bạn có được những bài học kinh nghiệm tốt nhất, nhận ra được những ưu, nhược điểm trong quá trình tổ chức sự kiện.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
