Kịch bản hội thảo là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng trong một sự kiện hội thảo. Để có một chương trình hoạt động trơn tru, đúng kế hoạch và diễn ra suôn sẻ cần có một mẫu kịch bản thật chi tiết và đầy đủ. Bạn đang tìm kiếm mẫu kịch bản hội thảo phù hợp nhất cho sự kiện sắp tới của mình? Cùng LuxTour theo dõi ngay trong bài viết dưới đây.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Giới thiệu về chương trình hội thảo
Chương trình hội thảo là một trong những sự kiện quan trọng đối với các tổ chức, các doanh nghiệp và công ty. Chương trình là dịp để những người tham gia cùng nhau thảo luận vấn đề mà mình quan tâm, đồng thời đưa ra và giải đáp những thắc mắc xoay quanh vấn đề đó.
Hội thảo được mong chờ không chỉ bởi ban tổ chức mà còn bởi các khách mời, các chuyên gia khi họ được tới tham dự, chia sẻ các kiến thức và kinh nghiệm quý báu của mình. Chính vì vậy, một chương trình hội thảo chuyên nghiệp, thành công và bổ ích là điều mà mọi người đều mong muốn.
Chuẩn bị kịch bản chương trình hội thảo
Để đảm bảo buổi hội thảo diễn ra đúng như mong muốn, ban tổ chức cần thảo luận và lên kế hoạch tạo kịch bản bám sát với các yêu cầu đã đề ra. Quá trình chuẩn bị kịch bản cho chương trình hội thảo sẽ bao gồm các bước chính như sau:
- Bước 1: Xác định địa điểm và thời gian
Cần chọn địa điểm ở vị trí trung tâm, thuận tiện giao thông và dễ tìm kiếm trên bản đồ; xác định thời gian phù hợp, trùng với hầu hết thời gian rảnh của mọi người.
- Bước 2: Setup địa điểm tổ chức
Trang trí theo concept phù hợp với hình thức của buổi hội thảo; trang trí không gian, chuẩn bị bàn ghế, backdrop, bàn lễ tân và khu vực checkin; chuẩn bị thực đơn (nếu có); trang trí sân khấu bằng thảm đỏ và hoa tươi, lắp đặt máy chiếu, hệ thống âm thanh và ánh sáng. - Bước 3: Chạy thử chương trình
Các bộ phận chạy thử chương trình, chỉnh sửa các sai sót trong khoảng thời gian này, trước khi hội thảo chính diễn ra. - Bước 4: Đón khách
Bộ phận lễ tân đón khách, hỗ trợ khách check in, ổn định vị trí chỗ ngồi và phát tài liệu, timeline cho khách mời.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Tiến hành chương trình hội thảo
Phần chính của chương trình sẽ gồm ba phần cơ bản sau:
- Phần mở màn
Văn nghệ mở màn. MC giới thiệu chương trình, tuyên bố lý do, giới thiệu các khách mời. Ban tổ chức và đại diện phía khách mời trao hoa và chụp kỷ niệm.
- Phần thảo luận
Phía ban tổ chức đưa ra vấn đề cần thảo luận và tiếp nhận những câu hỏi thắc mắc của các thành viên, đồng thời giữ vai trò điều tiết hội thảo, tránh xảy ra xung đột không đáng có. Các chuyên gia đưa ra lời khuyên và giải đáp các thắc mắc. Nếu hội thảo kéo dài, nên có thời gian nghỉ ngơi và ăn nhẹ. - Phần bế mạc
Ban tổ chức phát biểu bế mạc chương trình, cùng đại diện bên phía khách mời nêu ra những vấn đề đã được giải quyết và những hạn chế còn tồn đọng để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Kết thúc kịch bản chương trình hội thảo
Khi chương trình hội thảo kết thúc, cần sắp xếp lại các chi tiết về vị trí ban đầu. Bộ phận lễ tân sẽ hỗ trợ check out và tiễn khách. Đội ngũ phụ trách sự kiện cùng ban tổ chức tháo dỡ các chi tiết như sân khấu, khu vực check in, cổng đón và bàn lễ tân. Các bộ phận khác như loa đài, máy chiếu, hệ thống đèn cần được điều chỉnh về trạng thái ban đầu. Cần kiểm tra, sắp xếp và nghiệm thu để kiểm soát các đồ đạc và bàn giao lại cho địa điểm tổ chức.
Một lưu ý quan trọng khi xây dựng kịch bản cho chương trình hội thảo là cần quan tâm đến các tình huống phát sinh và bố trí hệ thống an ninh nghiêm ngặt. Điều quan trọng nhất của một sự kiện chính là sự an toàn của các khách mời và toàn bộ thành viên. Bên cạnh đó, cần có kinh phí dự phòng cho các khoản chi tiêu phát sinh, không được lên danh sách từ trước. Nếu nắm rõ các lưu ý này, các doanh nghiệp và công ty sẽ hoàn toàn kiểm soát được buổi hội thảo của mình.
Kịch bản timeline chương trình hội thảo mẫu
| Thời lượng | Hoạt động chính |
| 30 phút | Setup không gian, chạy thử chương trình |
| 30 phút | Đón khách, hỗ trợ khách check in |
| 20 phút | Khai mạc, văn nghệ mở màn |
| 10 phút | MC giới thiệu đại biểu, tuyên bố lý do |
| 90 phút | Thảo luận vấn đề, đặt câu hỏi |
| 15 phút | Nghỉ ngơi, ăn nhẹ |
| 45 phút | Đưa ra giải pháp và trả lời các câu hỏi |
| 10 phút | Bế mạc hội thảo |
| 20 phút | Tiễn khách và dọn dẹp trả địa điểm |
Hy vọng qua những thông tin chia sẻ ở trên của LuxTour về kịch bản hội thảo sẽ giúp cho bạn có cái nhìn thực tế nhất về một kịch bản tổ chức hội thảo, từ đó có cho mình mẫu kịch bản chi tiết và phù hợp nhất cho chương trình sắp tới. Nếu bạn còn băn khoăn về tổ chức hội thảo, liên hệ ngay cho LuxTour để được tư vấn và báo giá chi tiết nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
