Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên đóng vai trò quan trọng và đảm bảo thành công của buổi tiệc. Qua đó, đòi hỏi người lập kế hoạch hiểu rõ và nắm bắt các thông tin để xây dựng kế hoạch chi tiết nhất. Bởi lẽ, nếu không có kế hoạch thì tiệc tất niên khó được tổ chức theo trình tự. Chính vậy, bài viết dưới đây LuxTour gợi ý đến bạn mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty mà bạn có thể theo dõi.
Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức tiệc tất niên công ty chuyên nghiệp
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Mục đích của việc lập kế hoạch tổ chức tiệc tất niên
Lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa sự kiện cuối năm. Đầu tiên, bản kế hoạch cung cấp cái nhìn toàn diện về công việc và hạng mục sự kiện, hỗ trợ đội ngũ tổ chức và lãnh đạo doanh nghiệp hiểu rõ nhiệm vụ của mình. Việc xác định quy trình, thời gian và phân công trách nhiệm giúp đảm bảo tiến độ và hiệu quả triển khai. Bản kế hoạch cũng là cơ sở để ước lượng chi phí, giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách một cách linh hoạt.
Ngoài ra, việc phòng tránh rủi ro và sự cố, còn giúp ban tổ chức nhanh chóng giải quyết các vấn đề này. Bằng cách này, chương trình sự kiện không chỉ diễn ra suôn sẻ mà còn giúp tạo nên ấn tượng tích cực với khách hàng và đối tác kinh doanh.
Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty chi tiết
1. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức
Thời điểm tổ chức tiệc tất niên thường diễn ra vào cuối tuần cuối cùng của tháng theo dương lịch hoặc là thời điểm cuối tuần sau ngày 15/12 đến trước Tết âm lịch. Tuy nhiên, LuxTour khuyến nghị nên có một kịch bản dự phòng để tránh tình trạng “cháy địa điểm” phổ biến cuối năm. Điều này giúp linh hoạt thay đổi ngày tổ chức nếu địa điểm đã đầy vào ngày A. Thay vào đó bạn có thể đổi sang B để tránh sự xáo trộn. Qua đó sẽ không làm ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức của mình.
Địa điểm tổ chức lý tưởng phải đáp ứng tiêu chí như sức chứa phù hợp, vị trí thuận tiện. Có không gian bài trí phù hợp và thực đơn đa dạng, chất lượng. Tiện ích như sân khấu, âm thanh, ánh sáng cũng quan trọng, và bãi đỗ xe phải đủ rộng. Chất lượng dịch vụ cũng đóng vai trò quan trọng, với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Trong bối cảnh cuối năm, việc đặt dịch vụ sớm là quan trọng để tránh tình trạng hết chỗ. Do sự cạnh tranh cao trong việc tổ chức tiệc tất niên của các doanh nghiệp.
Gợi ý cho bạn:
- 30+ Địa điểm tổ chức Year End Party ở Hà Nội tốt nhất
- 15 địa điểm tổ chức Year End Party tại TP.HCM lý tưởng nhất
2. Lên danh sách khách mời
Chốt số lượng và lên danh sách khách mời là bước quan trọng giúp kiểm soát chính xác hạng mục. Khi tiến hành lên danh sách bạn cần phải xác định những thông tin:
- Xác định rõ thành phần khách mời và số lượng người tham gia. Các đối tượng có thể bao gồm cán bộ nhân viên, khách hàng, đối tác và cơ quan truyền thông.
- Hãy phân loại danh sách khách mời thành VIP, chính thức và dự bị để quản lý hiệu quả.
- Mỗi danh sách cần chứa thông tin chi tiết như họ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên hệ như số điện thoại và email.
Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng kiểm soát số lượng người tham dự và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều nhận được sự chú ý xứng đáng. Việc này giúp tránh tình trạng thiếu sót hoặc quá mức trong kế hoạch tổ chức, mang lại một sự kiện tất niên hoàn hảo và ấn tượng.
3. Xác định chủ đề và ý tưởng cho buổi tiệc tất niên
Chủ đề tiệc tất niên như một bức tranh tóm gọn mục đích và tính chất của sự kiện. Để tạo sự mới mẻ và thu hút, không chỉ giới hạn trong các bước quen thuộc như tổng kết và khen ngợi, mà còn chú trọng vào ý tưởng và khái niệm tiệc cuối năm. Chọn lựa một chủ đề sáng tạo có khả năng làm nổi bật buổi tất niên, tránh cảm giác nhàm chán. Không chỉ giới hạn trong các quy trình truyền thống, mà tập trung vào tạo ra trải nghiệm độc đáo, góp phần để lại ấn tượng sâu sắc. Ý tưởng tiệc tất niên là chìa khóa mở cánh cửa cho sự sáng tạo và nâng cao giá trị sự kiện.
Thông qua mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên, ban tổ chức có thể tạo ra chủ đề và ý tưởng phản ánh rõ mục đích, thông điệp, và tinh thần của sự kiện. Điều này giúp tăng cường ấn tượng và gắn kết giữa khách mời và sự kiện, tạo nên kỷ niệm đáng nhớ cho mọi người.
4. Thực đơn tiệc tất niên
Thực đơn tất niên đóng vai trò quan trọng trong thành công của chương trình. Đặc biệt là khi lựa chọn giữa bàn dài, bàn tròn, và tiệc buffet kết hợp cocktail. Để đảm bảo hài lòng khách mời, quyết định lượng thức ăn phù hợp với số lượng người tham dự là quan trọng. Trình tự món ăn cũng đóng vai trò quan trọng, từ món khai vị, ăn nhẹ, đến món chính và món tráng miệng.
An toàn vệ sinh thực phẩm là yếu tố không thể thiếu, nên kiểm tra kỹ quy trình chế biến và phục vụ món ăn. Đối với phong cách phương Tây, có thêm lựa chọn buffet kết hợp cocktail đứng, làm cho buổi tiệc thêm phần sôi động và phá cách. Việc tận dụng dịch vụ phong cách phương Tây mang lại sự độc đáo và mới mẻ cho tiệc tất niên, tạo nên không khí ấn tượng và khó quên cho mọi người tham dự.
5. Các hoạt động diễn ra trong chương trình
Buổi tiệc tất niên không thể thiếu những tiết mục biểu diễn sôi động. Giúp làm tăng không khí vui vẻ đến với khách mời tham dự. Các hoạt động như tiết mục văn nghệ do nhân viên, khách mời hoặc nghệ sĩ thể hiện. Cùng với đó, trò chơi và việc trao thưởng vinh danh cá nhân xuất sắc đều không thể thiếu. Nhân viên có thể tỏa sáng với các tiết mục văn nghệ độc đáo, tạo ra không khí thân mật và vui vẻ. Trò chơi bốc thăm trúng thưởng mang lại sự hứng thú, kích thích tinh thần tham gia của mọi người. Việc trao thưởng không chỉ tôn vinh thành tích cá nhân mà còn góp phần thắt chặt mối quan hệ với đối tác chiến lược.
Không kém phần quan trọng, các video trình chiếu nhìn lại chặng đường một năm qua giúp đánh giá định hình chiến lược kinh doanh. Với những ưu điểm, nhược điểm và định hướng mục tiêu trong năm mới. Sự đa dạng và tích cực của các tiết mục biểu diễn hứa hẹn làm cho tiệc tất niên trở thành một sự kiện đáng nhớ và ý nghĩa.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
6. Xây dựng kịch bản chương trình
Để tổ chức một buổi tiệc thành công, việc xây dựng một kịch bản chi tiết và chuẩn chỉnh là vô cùng quan trọng. Trước khi đưa ra quyết định tổ chức tiệc tất niên, bạn cần thảo luận kỹ lưỡng với đồng nghiệp và ban lãnh đạo để đảm bảo rằng kịch bản sẽ phản ánh đúng ý tưởng và mục tiêu của sự kiện. Kịch bản chương trình nên bao gồm các phần chính như:
- Số lượng và thứ tự tiết mục biểu diễn
- Phân bố thời gian cho từng hoạt động: đón tiếp, biểu diễn văn nghệ, diễn văn tổng kết, lên món ăn, trao quà,….
Đặc biệt, kịch bản cần đưa ra thông tin chi tiết và chính xác cho người dẫn chương trình, bao gồm tên công ty, ban lãnh đạo, tên tiết mục, doanh thu, doanh số, và các thông tin khác quan trọng. Đồng thời, cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác. Đối với các phần kỹ thuật như sân khấu, trang trí, âm thanh, ánh sáng, và đạo cụ biểu diễn, quản lý cần giám sát từng công đoạn để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Phân bổ nhân sự đúng cách cho từng công đoạn của tiệc là một yếu tố khác quan trọng. Cuối cùng, kế hoạch dự phòng cũng cần được lên để đối mặt với mọi tình huống khẩn cấp có thể xảy ra trước, trong, và sau buổi tiệc.
Xem chi tiết: Mẫu kịch bản MC tất niên cuối năm công ty hấp dẫn nhất 2024
7. Dàn dựng sân khấu và âm thanh ánh sáng
Việc chuẩn bị và đặt trước các dịch vụ là vô cùng quan trọng khi có quyết định tổ chức tiệc tất niên. Trang trí theo concept chương trình có thể sử dụng gói trang trí có sẵn hoặc tạo ý tưởng độc đáo với sự giúp đỡ của các đơn vị chuyên nghiệp. Cần lưu ý đặt trước các hạng mục như standee, băng rôn, âm thanh, ánh sáng để đảm bảo có đủ thời gian setup. Lên kế hoạch cẩn thận, lựa chọn ngày lắp đặt một ngày trước sự kiện để tránh gặp khó khăn trong quá trình thi công. Việc setup sân khấu, background chụp hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, và bàn tiệc phải được thực hiện đúng thiết kế và theo tiến độ.
Với nhu cầu cao cuối năm, cần hợp tác với địa điểm để sắp xếp thời gian thi công sao cho hiệu quả, tránh xung đột với các sự kiện khác. Điều này giúp tránh tình trạng chồng chéo lịch và đảm bảo rằng tiệc tất niên diễn ra suôn sẻ, không gặp khó khăn về mặt tổ chức. Những biện pháp này giúp tối ưu hóa trải nghiệm của khách mời và làm cho sự kiện cuối năm trở thành một kỷ niệm đặc biệt cho công ty.
8. Chi phí tổ chức chương trình
Kế hoạch tổ chức tiệc tất niên đòi hỏi sự xác định và chi tiết về ngân sách. Chi phí bao gồm nhiều khoản như thuê địa điểm và dịch vụ ăn uống, thiết bị âm thanh, ánh sáng, cũng như nhân sự biểu diễn và lễ tân. Chi phí in ấn, quay phim, chụp hình, gametool, quà tặng và phương tiện di chuyển cũng cần được tính toán cẩn thận. Bên cạnh đó, việc dự trù chi phí dự phòng để xử lý các vấn đề phát sinh là quan trọng.
Để đảm bảo tính chính xác, việc tham khảo giá cụ thể, bao gồm cả các khoản phụ phí và thuế VAT, là hết sức quan trọng. Không nên dựa vào ước lượng cảm tính cá nhân, mà thay vào đó, nên tìm sự hỗ trợ từ chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để có kế hoạch ngân sách chặt chẽ. Điều này giúp đảm bảo sự hiệu quả và thành công của sự kiện một cách đáng kể.
Báo giá chi phí tổ chức tiệc tất niên trọn gói tốt nhất trên thị trường hiện nay
9. Tiến hành chạy chương trình
Tổng duyệt chương trình trước khi triển khai giúp khắc phục các vấn đề phát sinh. Kiểm tra âm thanh, ánh sáng, micro để tránh khó khăn cho khách mời. Cung cấp kịch bản lời dẫn cho MC sớm để đảm bảo dẫn chương trình mượt mà. Kiểm tra trang phục, đạo cụ tiết mục và bổ sung kịp thời. Điều này giúp tránh thiếu hoặc hỏng hóc trong quá trình chuẩn bị. Đảm bảo thời gian đội biểu diễn, nghệ sĩ khách mời để tránh ảnh hưởng đến chương trình. Kiểm tra lại thực đơn và trao đổi với đơn vị cung cấp về thời gian lên tiệc.
Sau khi hoàn tất, sẽ thực hiện chạy chương trình theo kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty. Từ khai mạc đến kết thúc sự kiện, đội ngũ quản lý sự kiện sẽ giám sát và điều phối để đảm bảo tiến độ suôn sẻ. Đội ngũ này sẽ chủ động ngăn chặn mọi vấn đề có thể phát sinh, đảm bảo rằng mọi khía cạnh của lễ tiệc diễn ra đúng kịch bản. Những biện pháp này giúp giảm thiểu rủi ro và xử lý mọi sự cố ngay khi chúng xuất hiện. Điều này giúp tạo nên một trải nghiệm tiệc tất niên mượt mà và ấn tượng. Đồng thời đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và đối tác.
10. Đánh giá chương trình
Sau sự kiện tất niên, việc tổng kết không chỉ là dịp báo cáo mà còn là cơ hội để đánh giá hiệu quả chương trình. Ban tổ chức cần tập trung vào những thành công và vấn đề cần cải thiện. Những thành tựu cần được tôn vinh và phát huy, trong khi những khó khăn cần được nhìn nhận và đề xuất giải pháp.
Để đo lường hiệu quả một cách chính xác, tạo bảng tổng kết với các yếu tố quan trọng được đánh giá bằng thang điểm “tốt, trung bình, tệ”. Bảng này cung cấp cái nhìn tổng quan về mức độ thành công của sự kiện. Ngoài ra, việc xử lý sự cố cũng là bước quan trọng. Ban tổ chức cần đưa ra các giải pháp và học từ kinh nghiệm để cải thiện chất lượng tổ chức sự kiện trong tương lai.
Chúng tôi cung cấp Dịch vụ tổ chức tiệc tất niên trọn gói chuyên nghiệp nhất
LuxTour – Đơn vị tổ chức tiệc tất niên công ty chuyên nghiệp
LuxTour – đơn vị tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp, tự hào với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Với sự chuyên nghiệp và sáng tạo, chúng tôi đã thành công tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ, mang lại những trải nghiệm đáng nhớ cho hàng loạt doanh nghiệp lớn. Chúng tôi cam kết đồng hành với khách hàng qua mỗi bước của sự kiện tất niên:
- Tư vấn miễn phí và lựa chọn địa điểm phù hợp nhất, tận dụng không gian một cách hiệu quả.
- Thiết kế ý tưởng và kịch bản độc đáo, cam kết tạo nên ấn tượng và dấu ấn riêng cho từng chương trình.
- Đảm bảo mọi hạng mục theo đúng kịch bản, từ âm thanh, ánh sáng đến màn hình LED và backdrop sân khấu.
- MC chuyên nghiệp, tài năng dẫn dắt game show, giữ cho chương trình luôn sống động và hấp dẫn.
- Hỗ trợ thuê đồ và vật dụng sự kiện, bao gồm cả quà tặng và vinh danh trao thưởng.
- Thi công và tháo lắp các hạng mục sự kiện một cách chính xác và nhanh chóng.
Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, LuxTour không chỉ là tổ chức viên mà còn là đối tác đáng tin cậy, mang đến trải nghiệm tuyệt vời nhất cho bất kỳ chương trình tất niên nào. Đặt niềm tin vào chúng tôi, bạn sẽ có một sự kiện độc đáo và hoàn hảo, tạo nên kỷ niệm khó quên cho đội ngũ nhân viên của mình.
Bài viết trên là thông tin chia sẻ về kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chi tiết nhất mà LuxTour gửi tới các công ty, tổ chức cùng tham khảo. Qua đó, giúp hiểu rõ về bản kế hoạch tổ chức tiệc tất niên công ty đồng thời biết cách cân đối ngân sách sao cho phù hợp nhất. Nếu như bạn còn bất cứ thắc mắc gì về tổ chức tiệc tất niên thì xin vui lòng liên hệ với LuxTour để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất trong quá trình tổ chức tiệc tất niên.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
