Các bước lập kế hoạch tổ chức gala dinner hoàn hảo  

Kế hoạch tổ chức gala dinner là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của gala dinner. Một kế hoạch hoàn hảo sẽ giúp nhà tổ chức dễ dàng triển khai các hoạt động suôn sẻ. Qua đó mang tới chương trình gala dinner chuyên nghiệp đến với khách mời. Và để hiểu rõ hơn về các bước lập kế hoạch tổ chức gala dinner hãy theo dõi bài viết dưới đây. 

Tham khảo ngay: Quy trình tổ chức gala dinner chuyên nghiệp thành công

Tại sao cần lập kế hoạch tổ chức gala dinner? 

Việc lập kế hoạch tổ chức gala dinner là cần thiết giúp đảm bảo diễn ra suôn sẻ và thành công. Một chương trình gala dinner được lên kế hoạch tốt sẽ xem xét nhiều khía cạnh khác nhau. Từ chủ đề, danh sách khách mời, địa điểm, đến thực đơn và hoạt động giải trí. Và  liên quan đến việc phối hợp với các nhà cung cấp, nhà cung cấp và nhân viên,…  Qua đó giúp đảm bảo rằng mọi thứ đều diễn ra đúng theo mục đích của người tổ chức. 

Bằng cách lập kế hoạch, ban tổ chức có thể tránh được những rủi ro vào phút cuối. Đồng thời mang đến cho khách hàng trải nghiệm đáng nhớ.  

Chi tiết các bước lập kế hoạch tổ chức gala dinner 

1. Xây dựng ý tưởng và chủ đề cho gala dinner

Đây là bước đầu tiên cần thực hiện trong kế hoạch tổ chức gala dinner. Với một ý tưởng mới lạ, độc đáo và ấn tượng là điều quan trọng và cấp thiết. Yếu tối này sẽ quyết định sự thành công của bữa tiệc của doanh nghiệp. Từ những tưởng ban đầu, thì các bước tiếp theo mới dễ dàng triển khai. Đồng thời tạo sự thống nhất trong quá trình lập kế hoạch. 

Đối với chủ đề cho chương trình cho gala dinner, thì rất đa dạng và phong phú. Bạn có thể lựa chọn chủ đề theo hình ảnh của doanh nghiệp, dự án, sản phẩm mới,… Dựa vào mục đích của tổ chức gala dinner của doanh nghiệp thì có thể lựa chọn chủ đề phù hợp. 

2. Xác định thời gian tổ chức sự kiện gala dinner

Thông thường, doanh nghiệp sẽ lựa chọn buổi tối để tạo không khí ấm cúng và trang trí đẹp mắt. Việc này giúp mọi người thoải mái hơn sau một ngày làm việc và tận hưởng không khí ấm áp. Đồng thời hòa mình vào không gian lãng mạn của buổi gala dinner.

Thời gian buổi tối cũng tạo điều kiện thuận lợi để mọi người có thêm thời gian tham gia. Việc này sẽ tạo cơ hội cho các khách mời trò chuyện và kết nối. Đồng thời còn tối ưu hóa trải nghiệm thưởng thức ẩm thực và giải trí. Do đó, việc lựa chọn thời gian phù hợp cho sự kiện gala dinner là vấn đề hợp lý. Ngoài ra, còn là yếu tố quan trọng góp phần làm nổi bật sự kiện trong tâm trí khách mời.

3. Quyết định quy mô sự kiện và số lượng khách mời

Thông thường một buổi tiệc gala dinner sẽ có số lượng khách mời theo nhu cầu của doanh nghiệp. Tùy vào quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, đối tác và khách hàng nhiều hay ít,… Dựa vào thông tin này để quyết định lên danh sách và số lượng khách mời. Bên cạnh đó, khách mời ảnh hưởng trực tiếp đến hiều yếu tố như địa diểm, thư mời,… Chính vì vậy, cần xác định chính xác số lượng đảm bảo các yếu tố khác suôn sẻ. 

4. Lựa chọn địa điểm tổ chức 

Doanh nghiệp sẽ đối mặt với quyết định giữa không gia nhà hoặc không gian ngoài trời. Đối với địa điểm trong nhà có thể là trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng,…. Địa điểm này mang lại sự tiện lợi cho doanh nghiệp trong quá trình tổ chức. Đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát được yêu tố về môi trường. Ngược lại, không gian ngoài trời như bãi biển, resort, hồ bơi, sân cỏ,… Mang hơi hướng thiên nhiên tươi mát đến với gala dinner. Bên cạnh đó, tạo sự rộng rãi và thoáng dãng cho chương trình sự kiện. 

Việc quyết định lựa chọn địa điểm phụ thuộc vào nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp. Nếu bạn cảm thấy quá nhàm chấn khi liên tục tổ chức trong nhà thì hãy lựa chọn ngoài trời. Việc quyết định lựa chọn địa điểm phải đảm bảo rằng địa diểm này phải làm nổi bật sự kiện. 

Có thể bạn sẽ cần: Top 15 địa điểm tổ chức gala dinner tại Hà Nội lý tưởng dành cho doanh nghiệp

5. Xây dựng nội dung và kịch bản cho chương trình gala dinner

Đây là phần không thể thiếu khi tiến hành lập kế hoạch tổ chức gala dinner. Thông thường một chương trình gala dinner của sẽ có các phần cơ bản như sau: 

• Phần 1: Đón khách và check – in 
• Phần 2: Khai mạc chương trình gala dinner
• Phần 3: Đại biểu phát biểu
• Phần 4: Khai tiệc
• Phần 5: Hoạt động văn nghệ
• Phần 6: Vinh danh khen thưởng các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc
• Phần 7: Hoạt động giải trí: trò chơi, mini game,…
• Phần 8: Bế mạc chương trình gala dinner. 

Về cơ bản chương trình gala dinner sẽ gồm 8 phần như trên. Tuy nhiên nội dung cụ thể của từng phần sẽ khác nhau để đảm bảo phù hợp với doanh nghiệp. Cùng với đó là gắn với mục đích và yêu cầu tổ chức gala dinner. Để có một kịch bản gala dinner chất lượng hãy liên hệ ngay với LuxTour để được tư vấn. 

6. Lập phương án dự phòng cho những rủi ro đột xuất

Trong bất cứ chương trình sự kiện này thì cũng có các trường hợp xảy ra bất ngờ. Và chúng ta không thể lường trước được thì sẽ gây ảnh hưởng đến chương trình. Chính vì vậy, khi lập kế hoạch tổ chức gala dinner thì phải kèm theo phương án dự phòng. Chỉ như vậy chúng ta mới quản trị được các rủi ro trong quá trình tổ chức gala dinner. Qua đó, giúp chương trình được diễn ra thành công và suôn sẻ. Đồng thời để lại ấn tượng tốt trong mắt khách mời tham dự chương trình. 

Gợi ý một số trò chơi gala dinner vui nhộn 

1. Vỗ béo thần tài

• Chuẩn bị: 

Bóng bay nhỏ và bộ quần áo liền khổng lồ (hoặc quần khổng lồ) có thể co dãn được. 

• Cách chơi:

MC sẽ tiến hành chia người chơi thành các nhóm có số lượng 5 thành viên. Tiếp đó mỗi đội cử thành viên nam mặc trang phục đó và thành viên còn lại có nhiệ vụ thổi bóng. Các thành viên nhiệm vụ thổi bóng bay rồi nhéo vào trang phục khổng lồ của thành viên nam. Hình ảnh tạo nên hiệu ứng “vỗ béo” cho thành viên nam đó. Sau khi hết thời gian, các thành viên nam sẽ tham gia phần thi với nhau. Từ thi catwalk, ứng xử và sức mạnh. MC và ban lãnh đạo sẽ dựa trên phần trình diễn của từng thành viên trong đội. Sau đó đưa ra các điểm số tương ứng. Đội có tổng điểm số cao nhất sẽ chiến thắng trong trò chơi này. 

2. Thi mặc quần

• Chuẩn bị: Quần hoa ống rộng
• Cách chơi:

MC sẽ mời 5 – 7 cặp đội nam nữ lên sân khấu tham gia trò chơi này. Mỗi cặp sẽ được phát quần hoa và nhiệm vụ của thành viên nam là mặc quần đó. Trong quá trình mặc quần đó không được sử dụng tay để mặc và phải dùng chân. Thành viên nữ thì được dùng khuỷu tay để hỗ trợ. Các cặp đôi phải mặc quần nhanh nhất có thể. Cặp đôi nào hoàn thành sớm nhất sẽ giành chiến thắng. 

3.  Tôi cần, tôi cần

• Chuẩn bị: Không cần đạo cụ 
• Cách chơi:

MC mời 7  đến 10 người lên sân khấu tham gia trò chơi này. MC sẽ là người đưa ra các yêu cầu về đồ vật tại đia điểm tổ chức gala dinner. Các đồ vật có thể là son môi, người, giày dép,…. Nhiệm vụ của người chơi chạy thật nhanh xuống sân khấu và tìm đồ vật theo yêu cầu. Sau đó mang lên sân khấu để MC kiểm tra và cho điểm. Kết thúc trò chơi thành viên nào được điểm cao nhất sẽ giành chiến thắng.

4. Trình diễn thời trang

• Chuẩn bị: Trang phục nữ, son môi, đạo cụ khác
• Cách chơi:

MC chia thành các đội có số lượng thành viên từ 5 – 7 người và các đội có ít nhất 1 nam. Các đội se cử thành viên nam làm người mẫu để trình diễn thời trang. Các thành viên còn lại có nhệm vụ maekup và phối đồi sao cho thật đẹp. Sau khi hết thời gian chuẩn bị, người mẫu nam của các đội sẽ tiến hành đi catwalk trình diễn tác phẩm của đội mình. Ban giám khảo chấm điểm là MC và Ban lãnh đạo công ty. Đội nào có tổng số điểm cao nhất sẽ giành chiến thắng trong trò chơi này.

5. Trò chơi cặp đôi ăn ý

• Chuẩn bị: Không cần đạo cụ

• Cách chơi:

MC mời lên sân khấu 5 – 7 cặp đôi nam nữ tham gia trò chơi đầy hấp dẫn này. Để than gia trò chơi này, MC sẽ hướng dẫn động tác một cách cụ thể. Đầu tiên thành viên nam đứng hai chân song song rộng 30cm theo kiểu trung bình tấn. Còn thành viên nữ dùng dùng tay vị lên thành viên nam và gập chân của mình lại. Sau đó để leo lên đùi của thành viên. Nhiệm vụ của các cặp đôi là giữ tư thế đó lâu nhất có thể. Cặp đôi nào giữ được lâu nhất sẽ giành chiến thắng. 

Đừng bỏ lỡ: Top 15 trò chơi gala dinner thú vị và vui nhộn nhất

Những lưu ý khi tổ chức gala dinner 

1. Lưu ý tổ chức Gala Dinner với việc sử dụng kịch bản vui nhộn

Tổ chức gala dinner đòi hỏi một kịch bản vui nhộn để có không khí thoải mái với khách mời. Kịch bản cần đơn giản và tập trung vào sự vui vẻ để khách mời có trải nghiệm đáng nhớ. Quan trọng nhất là những phần trò chơi giải trí nhẹ nhàng, tạo ra niềm vui và sự hào hứng. Tuy nhiên, không quên rằng kịch bản cũng phải phản ánh đầy đủ thông điệp của công ty. Đồng thời kịch bản gala dinner phải kết nối giữa giải trí và giá trị cốt lõi. Điều này giúp sự kiện trở nên ý nghĩa hơn và để lại ấn tượng sâu sắc trong tâm trí khách mời. Qua đó, giữ cho sự kết hợp giữa vui vẻ và mục tiêu sự kiện làm nổi bật.

2. Rà soát thông qua checklist toàn bộ các hạng mục trước giờ G diễn ra sự kiện

Đây là bước quan trọng đảm bảo chương trình gala dinner diễn ra thành công. Các đội ngũ cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng mỗi hạng mục theo tiêu chí đã đề ra. Quá trình này cần được thực hiện ít nhất 1 tiếng trước khi chạy chương trình. Điều này sẽ, giúp phát hiện và khắc phục mọi vấn đề ngay lập tức. Rà soát checklist giúp đảm bảo tính chính xác và hoàn thiện của chương trình. Từ kịch bản đến trang trí, âm thanh ánh sáng, thiết bị hỗ trợ,… . Điều này sẽ giúp tránh được những sự cố và tình huống bất thường. Đồng thời còn tạo nền tảng cho một sự kiện gala dinner thành công và ấn tượng.

3. Sử dụng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, có trách nhiệm

Để gala dinner thành công thì việc dùng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp là sự lựa chọn hàng đầu. Phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng và chi tiết giúp mỗi thành viên tập trung vào chuyên môn và nhiệm vụ cụ thể của mình. Công việc chuẩn bị cho sự kiện, từ thiệp mời đến trang trí, âm thanh và ánh sáng, đòi hỏi sự tỉ mỉ và linh hoạt. Đội ngũ cần có khả năng xử lý với khối lượng công việc lớn và sẵn sàng ứng phó với mọi tình huống khó khăn. Điều này giúp đảm bảo tiến độ, giảm thiểu rủi ro và đồng thời tạo ra một sự kiện gala dinner suôn sẻ và đẳng cấp.

4. Có sự liên kết giữa các khách mời tham gia gala dinner

Đây chính là yếu tố quyết định sự thành công của buổi tiệc gala dinner. Để tạo ra một không khí gắn kết tinh thần, chương trình cần được điều phối một cách chặt chẽ. MC đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự giao lưu và chia sẻ. Đồng thời lựa chọn tiết mục phải tương tác và thú vị. Việc mọi người không tận hưởng và không tham gia tích cực có thể làm mất đi ý nghĩa của buổi tiệc. Do đó, sự liên kết giữa khách mời cần được xem xét và đảm bảo thông qua một kịch bản và chương trình sáng tạo. Qua đó, gúp tạo nên một gala dinner đáng nhớ và tạo nên sự gắn kết trong cộng đồng tham dự.

Như vậy, bài viết này đã điểm qua các bước lập kế hoạch tổ chức gala dinner. Đồng thời chúng tôi cũng chia sẻ về lưu ý và một số trò chơi hấp dẫn trong chương trinh gala dinnner. Hy vọng với những thông tin này giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tổ chức gala dinner thành công cho doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc về gala dinner hay cân tổ chức. Thì hãy liên hệ ngay với LuxTour để được tư vấn. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0372.667.666

Email: info@luxtour.com.vn 

Website: https://luxtour.com.vn 

Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Nguyễn Công Thành

Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.