Chi phí tổ chức hội thảo bao gồm những hạng mục nào? Và tại sao cần dự trù kinh phí tổ chức hội thảo? Nếu bạn đan băn khoan vấn đề này, hãy đọc kỹ bài viết dưới đây nhé. LuxTour sẽ tổng hợp các loại chi phí tổ chức hội thảo và các tối ưu hiệu quả nhất.
Xem thêm: Các bước tổ chức hội thảo chi tiết đầy đủ nhất 2024
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Tại sao cần phải lập dự trù kinh phí tổ chức hội thảo
Để tổ chức hội thảo thành công, việc lập dự trù kinh phí chi tiết là vô cùng cần thiết. Nó giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ trong khuôn khổ ngân sách cho phép. Đồng thời hạn chế tối đa rủi ro phát sinh dẫn đến ảnh hưởng đến chất lượng và uy tín của doanh nghiệp.
Đối với hội thảo cũng vậy, việc định rõ ràng các khoản chi cho từng hạng mục, giúp theo dõi và điều chỉnh hợp lý. Bên cạnh đó, hạn chế tối đa việc chi tiêu không cần thiết và đảm bảo nguồn hiệu quả. Các chương trình hội thảo đều rất quan trọng, do đoa mọi thứ đều phải đảm bảo chu đáo. Việc dự trù kinh phí giúp tránh sai sót và thể hiện sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.
Cách lập dự trù kinh phí tổ chức hội thảo hiệu quả
1. Nghiên cứu kỹ proposal trước khi lên kế hoạch dự trù kinh phí
Bước đầu tiên khi lập dự trù kinh phí tổ chức hội thảo hiệu quả là nghiên cứu proposal. Việc nắm rõ tất cả các thông tin trong proposal sẽ giúp bạn phong cách tổ chức hội thảo. Từ đó giúp dự đoán các hạng mục cần thiết và lên kế hoạch chuẩn bị hiệu quả. Đồng thời giúp nắm bắt được các hạng mục và tính toán các khoản chi phí một cách hiệu quả. Ngoài ra, hội thảo có thay đổi so với proposal ban đầu, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh dự toán kinh phí cho phù hợp. Bằng cách này, bạn sẽ có nền tảng vững chắc để lập dự trù chi phí tổ chức hội thảo hiệu quả.
2. Liệt kê các hạng mục cần thiết
Sau khi đã phác thảo sơ bộ nội dung hội thảo, việc tiếp theo là liệt kê các hạng mục cần chi tiền. Tốt hơn hết là bạn nên lập danh sách hạng mục chi phí tổ chức hội thảo. Danh sách này đóng vai trò như một “checklist” giúp bạn ghi nhớ và theo dõi tiến độ công việc. Trong danh sách đó bạn cần liệt kê chi tiết các hạng mục bao gồm số lượng, đơn giá, nhà cung cấp,…
Hãy chuẩn bị cho mình một quyển sổ hoặc ghi chú trên điện thoại các khoản chi phí hội thảo. Khi có người ứng khoản chi phí hay hoàn thiện thì bạn có thể ghi ngay vào đó. Như vậy, sẽ giúp bạn kiểm soát được tất cả vấn đề liên quan đến chi phí tổ chức hội thảo.
3. Ước tính kinh phí phát sinh cho những rủi ro
Dù đã lên kế hoạch kỹ lưỡng, rủi ro vẫn luôn tiềm ẩn trong quá trình tổ chức hội thảo. Để đảm bảo sự linh hoạt và khả năng ứng phó hiệu quả, việc dự trù kinh phí cho những phát sinh là vô cùng cần thiết. Chúng tôi khuyến nghị, doanh nghiệp nên dành tối thiểu 5% tổng ngân sách cho khoản chi phí này. Với các hội thảo lớn, con số này có thể cao hơn để đảm bảo khả năng giải quyết mọi vấn đề bất ngờ.
Chẳng hạn như trong trường hợp đổi địa điểm, số lượng khách tham dự cao hơn dự kiến, sự cố kỹ thuật,… Bạn có thể dùng khoản kinh phí phát sinh đó để giải quyết vấn đề này.
4. Hoàn thành tổng kinh phí dự trù
Bước cuối cùng trong việc lập kinh phí tổ chức hội thảo là hoàn thành bảng tổng hợp chi phí. Bảng này cần bao gồm tất cả các hạng mục chi phí đã được thống kê ở các bước trước, trình bày khoa học và dễ hiểu. Có thể liệt kê chi tiết từng hạng mục chi phí, bao gồm tên khoản mục, số lượng, đơn giá và thành tiền. Phân chia chi phí thành các nhóm chính như: chi phí, chi phí nhân sự, chi phí trang thiết bị, chi phí quảng cáo,… Có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như Excel để tạo bảng dự trù khoa học và chuyên nghiệp. Qua đó, bạn có thể đảm bảo việc kiểm soát ngân sách hiệu quả cho hội thảo của mình.
Tổng hợp các loại chi phí tổ chức hội thảo
1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức
Đối với các cuộc họp nội bộ, công ty có thể tận dụng phòng họp hoặc phòng hội thảo sẵn có. Tuy nhiên, với quy mô lớn, tính chất sự kiện trọng đại và cần mời đối tác, khách mời, việc thuê địa điểm bên ngoài là cần thiết. Lựa chọn địa điểm phù hợp cần dựa trên các yếu tố: sức chứa tối đa, chất lượng dịch vụ,.. Sau khi chọn được địa điểm ưng ý, cần cọc tiền để giữ chỗ. Chi phí còn lại sẽ được thanh toán theo quy định hợp đồng sau khi sự kiện kết thúc. Giá thuê địa điểm có thể thay đổi tùy theo thời điểm, ví dụ như cuối năm, cuối tuần hay mùa cao điểm. Do đó, cần cân nhắc kỹ lưỡng để lựa chọn thời điểm tổ chức hội thảo tiết kiệm chi phí.
2. Chi phí thuê nhân sự
Nhân sự đóng vai trò “cốt lõi” ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Có nhiều loại nhân sự cần thiết cho hội thảo như: giám sát, setup, phục vụ sự kiện, MC, ca sĩ, vũ đoàn,… Nếu đơn vị có sẵn nhân sự dẫn dắt hay đảm bảo vận hành chương trình thì nên tận dụng. Ngoài ra, bạn có thể thuê đơn vị cung cấp dịch vụ này để đảm bảo cho chương trình. Khi tim kiếm, thì nên chọn nhà cung cấp uy tín để đảm bảo chất lượng nhân sự. Đồng thời sử dụng dịch vụ trọn gói thay thuê lẻ để được chiết khấu và tiết kiệm thời gian, công sức.
LuxTour là đơn vị cung cấp nhân sự chương trình hội thảo. Bao gồm: MC, PG, setup, vận hành,.. ca sĩ, vũ đoàn. Với kinh nghiệm tỏng lĩnh vực, chúng tôi tự tin cung cấp đến với khách hàng dịch vụ chất lượng nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline để nhận tư vấn.
3. Chi phí trang trí hội nghị hội thảo
Trang trí giúp tăng tính thẩm mỹ cho hội thảo, góp phần tạo ấn tượng tốt đẹp với khách mời. Các hạng mục trang trí bao gồm: backdrop, banner, thiệp mời, sân khấu, thảm đỏ,… Chi phí trang trí phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hội thảo, chất liệu sử dụng và độ phức tạp của thiết kế. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín và có kinh nghiệm sẽ đảm bảo chất lượng trang trí tốt nhất với mức giá hợp lý. Cần cân nhắc ngân sách và tính chất hội thảo để lựa chọn các hạng mục trang trí phù hợp, tránh lãng phí.
4. Chi phí thuê thiết bị
Khoản chi phí này bao gồm màn hình LED, máy chiếu, micro, loa đài, bộ chỉnh âm,… Đối với các trung tâm hội nghị hay khách sạn, chi phí này thường được gộp chung khi thuê địa điểm. Tuy nhiên, nếu bạn tổ chức hội thảo tại không gian riêng, bạn cần cân nhắc và phân bổ ngân sách hợp lý cho hạng mục này.
Ngoài ra, chi phí thuê bàn ghế sự kiện cũng cần được tính toán kỹ lưỡng. Số lượng bàn ghế phụ thuộc vào quy mô và số lượng khách tham dự. Nếu tổ chức hội thảo ngoài trời, bạn cần dự trù thêm chi phí thuê ô dù, nhà bạt.
5. Chi phí tiệc trà teabreak
Tiệc trà hay còn gọi là tiệc ngọt đóng vai trò quan trọng trong các hội nghị, hội thảo. Đây là khoảng thời gian giải lao lý tưởng để khách mời giao lưu, trò chuyện và kết nối với nhau. Thông thường, tiệc trà bao gồm các loại bánh ngọt, trái cây tươi, nước uống đa dạng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn menu phù hợp với ngân sách, sở thích và quy mô hội thảo. Chi phí cho mỗi suất tiệc trà dao động từ 70.000 đồng trở lên. Tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ và chất lượng món ăn.
6. Các chi phí phát sinh
Chi phí phát sinh là khoản chi ngoài dự kiến ban đầu, thường xuất hiện trong quá trình chuẩn bị cho hội thảo. Các khoản chi này có thể bao gồm mua sắm bổ sung thiết bị, khắc phục sự cố,… Mức độ chi phí phát sinh phụ thuộc vào quy mô và tính chất của hội thảo. Hội thảo càng lớn, chi phí phát sinh càng cao. Do đó, cần dự trù một khoản chi phí phát sinh hợp lý trong bảng báo giá chi phí tổ chức hội thảo trọn gói để đảm bảo ngân sách cho sự kiện.
Trên đây là các thông tin chí sẻ về các loại chi phí tổ chức hội thảo chi tiết. Với những thông tin này chắn chắn sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các hạng mục này. Từ đó có thể lập dự trù kinh phí cho chương trình hội thảo. Nếu bạn còn thắc mắc gì, cũng như cần tư vấn tổ chức hội thảo. Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp và tư vấn chi tiết.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
