Chi phí tổ chức hội thảo là một trong những yếu tố quan trọng của doanh nghiệp hay công ty khi tổ chức một buổi hội thảo. Bởi tổ chức hội thảo là chương trình mà các công ty, doanh nghiệp thường xuyên phải tổ chức để thực hiện những buổi họp quan trọng liên quan đến công việc của doanh nghiệp. Việc tổ chức này đòi hỏi có sự chuẩn bị chu đáo và chuyên nghiệp. Hãy cùng tham khảo cách lập kế hoạch tổ chức hội thảo và các loại chi phí tổ chức hội thảo qua bài viết dưới đây của Luxtour nhé!
Mục lục
Cách lập kế hoạch tổ chức Hội Thảo
Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức chương trình hội thảo
Hội thảo là ban luận về một vấn đề nên việc đầu tiên là cần xác định vấn đề đó là gì? Cần phương tiện nào để thảo luận? Từ đó là “kim chỉ nam” cho định hướng tất cả các hoạt động về sau.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
2. Bước 2: Xác định được nội dung kế hoạch tổ chức hội thảo
Từ mục tiêu và yêu cầu cần đạt trước và sau mỗi chương trình, ban tổ chức cần phải xây dựng nội dung cụ thể, chi tiết cho các buổi tổ chức hội thảo. Tuỳ thuộc vào chủ đề sử dụng và nội dung triển khai sẽ dẫn đến việc tổ chức hội thảo là khác nhau.
Nếu bạn tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới, bạn phải xây dựng chủ đề liên quan đến việc ra mắt sản phẩm và triển khai nội dung sao cho chương trình hấp dẫn, cuốn hút, gây ấn tượng sâu sắc đối với khách mời tham dự.
Nếu bạn tổ chức chương trình hội thảo về môi trường ô nhiễm thì nội dung xây dựng liên quan đến các yếu tố khoa học nhiều hơn.
Chính vì vậy, bước này rất quan trọng trong việc lập kế hoạch tổ chức hội thảo. Bản nội dung kế hoạch tổ chức hội thảo cũng cần rõ ràng, mạch lạc, nêu bật các vấn đề vướng phải và đưa ra các giải pháp khắc phục càng giúp tổ chức chương trình hội thảo khoa học thành công và tạo tiếng vang lớn.
3. Bước 3: Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo
Việc lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức cần được tính toán kỹ càng và ưu tiên những nơi trung tâm, có đầy đủ tiện nghi, thuận tiện đi lại và đảm bảo an ninh. Thời gian tổ chức cần phù hợp với thời gian của số đông mọi người. Tránh tổ chức vào buổi tối muộn, giờ hành chính trong tuần,…
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
4. Bước 4: Dự trù kinh phí tổ chức hội thảo
Ở bước này bạn sẽ cần dự trù kinh phí tổ chức hội thảo rõ ràng, minh bạch. Tránh tình trạng lên dự trù kinh phí ít hơn kinh phí tổ chức sự kiện thực tế, công tác chuẩn bị và tổ chức buổi hội thảo sẽ bị khủng hoảng.
5. Bước 5: Lựa chọn đơn vị tổ chức hội thảo
Để đảm bảo thành công cho một sự kiện lớn và có tính phức tạp như vậy, bạn cần phải lựa chọn những đơn vị tổ chức uy tín, trách nhiệm và có kinh nghiệm dày dặn. Ban tổ chức sẽ cùng các đơn vị liên quan thống nhất kế hoạch tổ chức hội thảo.
6. Bước 6: Chuẩn bị trước khi hội thảo diễn ra
Setup các chi tiết không gian, sân khấu, khu vực ghế ngồi, bàn lễ tân và khu check in, test hệ thống âm thanh, máy chiếu, hệ thống chiếu sáng hoạt động trơn tru, nên chạy thử chương trình để đảm bảo không có sự cố xảy ra trong buổi hội thảo.
7. Bước 7: Tổ chức hội thảo
Dựa trên kịch bản đã xây dựng sẵn, tổ chức hội thảo cần theo các bước chính: Khai mạc, bàn luận và giải đáp thắc mắc, bế mạc. Trong quá trình này cần có đội ngũ giám sát và xử lý sự cố khi cần. Bên cạnh đó bố trí lực lượng an ninh để đảm bảo sự an toàn cho các thành viên tham gia và buổi hội thảo diễn ra thành công tốt đẹp.
8. Bước 8: Kết thúc chương trình hội thảo
Tiễn khách, nghiệm thu các hạng mục theo nội dung đã thực hiện. Bàn giao địa điểm cho trung tâm tổ chức.
Các loại chi phí tổ chức hội thảo
Để tổ chức một buổi hội thảo thành công thì bao gồm các loại chi phí như sau:
1. Chi phí thuê phòng hội nghị, hội thảo
Tuỳ thuộc vào mục đích và ngân sách của doanh nghiệp hay công ty mà có thể lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo như: ngoài trời, trong khách sạn, tại nhà hàng,… Bạn cần phải đảm bảo địa điểm tổ chức có diện tích không gian rộng rãi, đảm bảo đủ chỗ cho khách mời. Và địa điểm tổ chức thuận tiện đi lại cho quý khách mời và cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên, buổi họp với số lượng khách mời tham dự khá đông thì các doanh nghiệp, công ty nên tìm thuê địa điểm tổ chức hội thảo với chi phí hợp lý nhất với ngân sách của doanh nghiệp.
Trước khi quyết định thuê phòng tổ chức hội thảo bạn cần phải xem xét, nghiên cứu, tìm hiểu thật kỹ lưỡng. Bởi không chỉ đáp ứng được về số lượng khách mời, có đầy đủ trang thiết bị mà địa điểm cần có chi phí ở mức tối ưu nhất. Như vậy, công ty mới tiết kiệm được ngân sách để sử dụng vào nhiều mục đích khác của buổi tổ chức hội thảo.
2. Chi phí thuê đơn vị tổ chức hội thảo
Để hội thảo khách hàng diễn ra thành công và diễn ra đúng như mong đợi. Việc thuê đơn vị để tổ chức theo nhu cầu của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Bởi các đơn vị đó đều đã có kinh nghiệm làm sự kiện, quy cách thực hiện và có sẵn đạo cụ, ý tưởng hay cho chương trình. Đơn vị tổ chức cho thuê MC, ca sĩ, nhóm nhảy, PG,… đây chính là những phần biểu diễn tạo cảm giác & truyền bá sản phẩm lôi cuốn khách hàng hiệu quả. Bởi vậy khoản chi tổ chức hội thảo cần tính toán những hạng mục này thật chi tiết, để đảm bảo phù hợp ngân sách mà doanh nghiệp đề ra.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
3. Chi phí thuê MC
MC là một nhân tố không thể thiếu trong mỗi chương trình sự kiện hay buổi hội thảo. Họ là những người kiểm soát, điều khiển thời lượng theo đúng timeline chương trình đã đề ra. Các công ty, doanh nghiệp lưu ý cần lựa chọn những MC có kinh nghiệm lâu năm, dẫn các buổi hội thảo vì họ biết cách dẫn dắt các câu chuyện, các vấn đề của những lĩnh vực hội thảo đi theo đúng hướng, không lan man và dài dòng.
Nếu như không có MC là người dẫn dắt chương trình, bạn sẽ phải cử đại diện cán bộ nhân viên công ty có khả năng dẫn dắt toàn bộ sự kiện. Điều này có thể tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhưng mất đi sự chuyên nghiệp và hoành tráng của chương trình. Ngoài ra, chi phí thuê MC cũng phụ thuộc vào mức độ nổi tiếng, khả năng ngoại ngữ, chuyên môn,… bạn nên cân nhắc và lựa chọn kinh phí để thuê MC.
4. Chi phí thuê diễn giả
Diễn giả trong buổi hội thảo là người có sức ảnh hưởng đối với đối tượng mà công ty đang hướng tới. Dựa vào lĩnh vực và chủ đề của buổi hội thảo mà công ty, doanh nghiệp có thể lựa chọn mời những diễn giả nổi tiếng, có kỹ năng, chuyên môn sâu về lĩnh vực đó để thuyết trình trước mọi người trong buổi hội thảo. Họ sẽ nói lên ý nghĩa của buổi hội thảo và là người quyết định đến sự thành công của chương trình.
Chi phí thuê diễn giả chiếm phần trăm khá lớn trong các loại chi phí tổ chức hội thảo, nhưng chi phí này chưa hẳn là số tiền bỏ ra quan trọng nhất, bạn cần lên kế hoạch, tính toán sao cho hợp lý.
5. Chi phí thuê trang thiết bị bao gồm âm thanh, ánh sáng
Đây chính là những hệ thống, trang thiết bị không thể thiếu để tổ chức hội thảo. Nó thực sự quan trọng trong buổi hội thảo nói riêng và trong các chương trình sự kiện nói chung. Để buổi hội thảo thành công thì hệ thống trang thiết bị, phụ kiện liên quan cũng phải đảm bảo tốt, được đầu tư và chú trọng. Hệ thống âm thanh, ánh sáng tốt là điều kiện để MC dẫn dắt tốt, diễn giả tốt, người tham dự lắng nghe tốt. Cần phải kiểm tra thật kỹ mục này trước khi buổi hội thảo bắt đầu để đảm bảo người tham dự không bị gián đoạn, mất tập trung.
6. Chi phí tiệc trà
Khi tổ chức hội thảo, các công ty phải lưu ý, quan tâm đến bộ phận khách mời tham dự. Bởi lẽ đó là thành phần vô cùng quan trọng của buổi hội thảo. Tiệc trà là một yêu cầu cần có trong buổi tổ chức tổ chức hội thảo để thể hiện sự chăm sóc nhiệt tình với khách mời tham dự. Chi phí cho tiệc trà cũng không quá cao. Tuy nhiên, các công ty cũng chọn mức menu sao cho phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Tiệc trà bao gồm: hoa quả, trà, cafe, nước ngọt,… cần đảm bảo thức uống ngon, an toàn vệ sinh để tạo được ấn tượng tốt trong lòng khách mời.
Bảng báo giá tổ chức hội thảo
Để buổi hội thảo diễn ra thành công thì việc xây dựng báo giá chi phí các hạng mục là rất quan trọng. Thông thường một buổi hội thảo sẽ bao gồm các hạng mục chính như sau:
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
| Hạng mục | Nội dung |
| Thuê địa điểm | + Lượng khách từ 10 – 30 khách thì có thể thuê phòng cafe, phòng họp nhỏ. + Lượng khách lớn thì có thể thuê các trung tâm sự kiện, hội nghị. |
| Trang thiết bị phòng tiệc | Hệ thống âm thanh, màn chiếu, máy chiếu, sân khấu, cổng chào, backdrop, standee. |
| Tiệc trà, ăn nhẹ | Có thể chọn dịch vụ ngay tại địa điểm hoặc tự chọn. |
| MC, diễn giả | Tuỳ vào mức độ nổi tiếng, khả năng ngoại ngữ, chuyên môn,… của họ mà giá khác nhau. |
| Chi phí phát sinh | Mỗi buổi dự thảo cần dự trù phát sinh từ 5 – 10 triệu đồng để xử lý các vấn đề phát sinh trong buổi tiệc. |
Trên đây là một số thông tin rất cần thiết trong chi phí tổ chức hội thảo mà các công ty, doanh nghiệp cần lưu ý để tổ chức một buổi hội thảo thành công nhất.
Nếu quý khách hàng cùng doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng, sự kiện,… xin vui lòng liên hệ ngay với Luxtour, chúng tôi rất hân hạnh được đồng hành cùng quý khách hàng trong những chương trình sự kiện này.
Thông tin liên hệ: Luxtour – Dịch vụ tốt nhất!
Địa chỉ: 14 Hàng Mành, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
