Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức. Giúp định hướng cho toàn bộ quá trình tổ chức và đảm bảo hội nghị diễn ra thành công. Chính vì vậy, việc có cho mình một mẫu kế hoạch là điều cần thiết. Bài viết dưới đây chúng tôi giới thiệu đến bạn mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết nhất.
Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết
1. Lên ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng
Đây là công việc đầu tiên cần thực hiện trong mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng. Ba yếu tố cốt lõi cần cân nhắc bao gồm: tính sự kiện, tính cộng đồng và tính gắn liền với doanh nghiệp. Hội nghị có thể được tổ chức đơn giản như một buổi lễ tri ân khách hàng. Hay kết hợp với tiệc liên hoan cuối năm,…. Việc lựa chọn địa điểm, thời gian, hình thức tổ chức cần được xác định rõ ràng. Qua đó lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng một cách chi tiết nhất.
Lên ý tưởng sớm và đặt địa điểm ít nhất 1 tháng trước là điều cần thiết. Đặc biệt trong giai đoạn nhu cầu tổ chức sự kiện cuối năm tăng cao.
2. Lên danh sách khách mời, đại biểu tham gia
Tếp theo khi tiến hành lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng là lên danh sách khách mời. Bởi thông tin này ảnh hưởng trực tiếp tiếp đến việc thuê địa điểm tổ chức. Bạn cần có list khách mời cụ thể và dựa vào đó để tiến hành gửi thư mời. Đồng thời giúp bạn xác định được số lượng quà cần chuẩn bị. Việc này sẽ giúp cho chương trình hội nghị khách hàng của bạn diễn ra thành công.
3. Xây dựng kịch bản cho chương trình hội nghị khách hàng
Kịch bản được xem là “linh hồn” của hội nghị khách hàng, góp phần tạo nên sự thành công. Nó chính là phần không thể thiếu trong kế hoạch hội nghị khách hàng. Nó bao gồm:
- Thời gian và thời lượng từng hạng mục
- Tên các hạng mục
- Người phụ trách
- Lời dẫn của MC
- Chú thích về đạo cụ cần chuẩn bị (điều khiển âm thanh, ánh sáng, nhân sự…)
Khi trình bày kich bản phải theo thứ tự logic để đảm bảo dễ theo dõi và kiểm soát. Thiết kế và xây dựng kịch bản chi tiết giúp buổi hội nghị diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp.
Xem thêm: Mẫu kịch bản hội nghị khách hàng ấn tượng và thu hút
4. Bố trí nhân sự và thiết bị
Nhân sự và thiết bị là hai yếu tố then trong mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng. Góp phần tạo nên thành công cho chương trình. Bất cứ chương trình nào đều phải có người điều hành, MC, đội ngũ kỹ thuật, PG,… Chính vì vậy phải bố trí nhân sự sao cho hợp lý nhất và mọi nhân sự đều nắm bắt công việc của mình. Bên cạnh đó còn có các trang thiết bị phục vụ chương trình. Nên phân công và giao trách nhiệm cho từng thành viên. Điều này sẽ giúp cho mọi khâu đều được đảm bảo và diễn ra suôn sẻ.
5. Dự trù kinh phí
Dự trù kinh phí là một phần quan trọng trong mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng. Việc sử dụng ngân sách hợp lý, tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo chất lượng chương trình là điều mà các nhà tổ chức luôn hướng đến. Có nhiều hạng mục cần được tính toán kỹ lưỡng trong dự trù kinh phí, bao gồm:
- Chi phí thuê địa điểm
- Chi phí thuê trang thiết bị
- Chi phí thuê biểu diễn
- Ăn uống
- Quà tặng
Ngoài những hạng mục chính trên, còn có một số khoản chi phí khác như: chi phí vận chuyển, in ấn, quảng cáo,… Doanh nghiệp cần liệt kê tất cả các khoản chi phí dự kiến một cách chi tiết và khoa học để có thể dự trù ngân sách phù hợp.
Lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng
1. Lựa chọn đơn vị tổ chức
Để chương trình hội nghị khách hàng diễn ra suôn sẻ thì tốt hơn hết là thuê đơn vị tổ chức. Các đơn vị này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công cho hội nghị. Theo kinh nghiệm của chúng tôi thì bạn nên ưu tiên đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực. Bên cạnh đó, có thể tham khảo đánh giá từ khách hàng trước để có cái nhìn trực quan. Đặc biệt, so sánh các gói dịch vụ mà các đơn vị đó cung cấp. Từ đó lựa chọn đơn vị đáp ứng đầy đủ nhu cầu và phù hợp với ngân sách.
Khi đã lựa chọn được đơn vị phù hợp với tiêu chí thì cần ký hợp cụ thể. Mẫu hợp đồng hội nghị khách hàng phải có thông tin chi tiết về các hạng mục dịch vụ, giá cả, trách nhiệm và quyền lợi của hai bên.
LuxTour là đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu. Hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline để nhận tư vấn cụ thể.
2. Quan tâm đến ngân sách khi tổ chức hội nghị
Đây là vấn đề đặc biệt cần phải quan tâm khi tiến hành lập kế hoạch. Để tránh việc gây lãng phí ngân sách của doanh nghiệp, mọi hạng mục cần cân nhắc một cách tỉ mỉ. Tốt hơn hết là liệt kế các khoảnh chi phí dự kiến để xem hạng mục nào không cần thiết. Sau đó có thể tiến hành loại bỏ. Hoặc có thể so sánh giá cả, chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp khác nhau để lựa chọn phương án tối ưu nhất cho từng hạng mục. Ngoài ra, luôn có khoảnh ngân sách dự phòng để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Như vậy, bài viết trên đã giới thiệu đến bạn mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết. Hy vọng với thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kế hoạch tổ chức. Qua đó có những đóng góp để bản kế hoạch được hoàn thiện và gây ấn tượng với khách mời. Nếu bạn còn mắc thắc mắc, cũng như cần đơn vị tổ chức hội nghị chuyên nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp và hỗ trợ.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
