Kịch bản hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và sáng tạo sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm trong lòng khách hàng. Hãy cùng LuxTour tìm hiểu cách viết một mẫu kịch bản hội nghị khách hàng ấn tượng và thu hút.
Mục lục
Các loại kịch bản chương trình hội nghị khách hàng
Có nhiều loại kịch bản chương trình hội nghị khách hàng để phục vụ cho các mục tiêu và đối tượng khách hàng khác nhau. Dưới đây là một số loại kịch bản phổ biến mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
1. Kịch bản đường dây
Kịch bản đường dây sẽ bao gồm có timeline, nội dung từng hoạt động trong sự kiện. Ngoài ra còn cần có thông tin người phụ trách từng hạng. Từ đó sẽ dễ dàng điều phối và kiểm soát chương trình.
2. Kịch bản dẫn chương trình
Đây là kịch bản của MC, có lời dẫn chương trình theo thứ tự timeline. Kịch bản dẫn chương trình cần chú ý tránh viết quá khô khan. Khi viết lời dẫn chương trình hội nghị khách hàng nên thảo luận với MC để lời văn trôi chảy. Đồng thời sẽ phù hợp với phong cách dẫn của MC chương trình.
3. Kịch bản âm thanh, ánh sáng
Để hội nghị được thành công thì không thể nào thiếu được bộ phận âm thanh, ánh sáng. Hai bộ phận này phải phối hợp ăn ý với nhau, nếu không sẽ tạo nên những tính huống khó xử trên sân khấu. Để âm thanh và ánh sáng có thể phối hợp với nhau thì cần có kịch bản. Kịch bản này chuyên biệt chỉ dành cho đội ngũ phụ trách âm thanh, ánh sáng, màn hình.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Hướng dẫn viết kịch bản hội nghị khách hàng
Để hội nghị khách hàng diễn ra suôn sẻ thì cần một kịch bản hội nghị khách hàng chi tiết. Các hội nghị khách hàng thường không có quá nhiều sự khác biệt. Vì thế bố cục của các kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng sẽ tương đối giống nhau, gồm 10 phần chính sau:
1. Đón khách mời
Trong mỗi chương trình hội nghị khách hàng, việc đón tiếp khách mời luôn là một bước quan trọng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo. Ban tổ chức phải có phương án đón tiếp phù hợp với từng nhóm khách mời tham gia hội nghị. Để tạo ấn tượng, hãy phân công nhân sự đón tiếp từ cổng khách sạn hoặc trung tâm hội nghị đến phòng họp.
Tại khu vực lễ tân, đội ngũ PG, PB sẽ chào đón, hỗ trợ khách check-in, tặng quà và hướng dẫn chụp hình lưu niệm. Đội ngũ này nên có ngoại hình ưa nhìn, có kinh nghiệm để quá trình tiếp đón diễn ra suôn sẻ. Đặc biệt, đối với khách mời VIP, thì nên cắt cử các nhân sự quản lý cấp cao ra tiếp đón.
2. Ổn định chỗ ngồi
Khi khách di chuyển vào trong khu vực tổ chức, ban lễ tân sẽ phải hướng dẫn khách ngồi đúng vị trí đã sắp xếp. Xong đó gửi các tài liệu cần thiết, phục vụ đồ uống, thức ăn nhẹ. Đây cũng là thời điểm để hậu cần kiểm tra vật dụng, phần quà. Đội kỹ thuật kiểm tra thiết bị để đảm bảo chúng hoạt động ổn định. MC lên sân khấu, gửi lời chào và lời cảm ơn đến toàn thể khách mời tham dự hội nghị. Sau đó MC bắt đầu giới thiệu nội dung chương trình hội nghị.
3. Văn nghệ mở màn
Tiết mục mở màn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên không khí sôi động cho sự kiện, đồng thời là điểm nhấn không thể bỏ qua trong các kịch bản hội nghị khách hàng. Để tiết mục mở màn thực sự thành công, cần phải đầu tư kỹ lưỡng từ cách thể hiện thông điệp, chủ đề của chương trình để tạo ra một “Key moment” đặc biệt, ghi điểm trong lòng khách mời và để lại ấn tượng sâu sắc.
4. Khai mạc chương trình
Sau khi kết thúc tiết mục mở màn, MC sẽ chuyển ngay sang phần giới thiệu về chương trình hội nghị, giới thiệu các thành phần tham dự của buổi lễ. Để tạo sự chuyên nghiệp, hãy kết hợp với hiệu ứng âm thanh, ánh sáng và sử dụng màn hình LED.
5. Phát video giới thiệu về doanh nghiệp, hội nghị
Thay vì phát biểu giới thiệu về doanh nghiệp, phát video sẽ giúp khách mời ghi nhớ thông tin dễ hơn. Video kể lại quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Qua video, người xem sẽ thấy được quyết tâm và mong muốn được đồng hành cùng khách hàng và đối tác trong tương lai.
6. Lãnh đạo lên phát biểu
Đại diện lên phát biểu, thay mặt công ty cảm ơn khách hàng thường sẽ là những người đứng đầu. Họ là người nắm rõ được tình hình công ty nhất, các thành tựu, hạn chế còn tồn tại. Đại điện tổng kết, vạch rõ mục tiêu, phương hướng hoạt động trong tương lai của công ty. Bài phát biểu cần thể hiện rõ ràng, có dẫn chứng thuyết phục để tạo niềm tin cho khách hàng.
7. Tặng quà tri ân
Để bày tỏ lòng biết ơn và ghi nhận sự hỗ trợ của đối tác trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp nên chuẩn bị quà tặng như kỷ niệm chương, cúp lưu niệm, hoa tươi để gửi tới khách hàng/ đối tác.
9. Khai tiệc
Sau phần lễ, MC mời khách hàng tham gia bữa tiệc thân mật. Không nên lên món ăn quá sớm để đồ ăn được nóng hổi. Đầu tư vào menu sẽ giúp để lại ấn tượng tốt trong lòng người tham gia. Nếu không doanh nghiệp phải đảm bảo chọn được nhà hàng uy tín, chất lượng, phục vụ tốt.
Nên kết hợp thêm nhạc nhẹ để duy trì bầu không khí. Hoặc mời ca sĩ, band nhạc biểu diễn trong khi khách đang thưởng thức. Điều này sẽ giúp bầu không khí không bị trùng xuống. Ngoài ra, BTC có thể tổ chức một số mini game hoặc lucky draw để khuấy động không khí.
10. Bế mạc hội nghị
Sau khi chương trình tiệc và văn nghệ kết thúc, sự kiện hội nghị khách hàng sẽ chấm dứt. MC sẽ gửi lời cảm ơn chân thành đến quý khách đã dành thời gian tham dự. Đồng thời sẽ mời khách lên sân khấu chụp hình lưu niệm. Bộ phận lễ tân sẽ chuẩn bị các phần quà để trao cho khách tại cửa ballroom khi họ rời đi.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mẫu kịch bản hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z
Dưới đây là mẫu kịch bản chương trình cùng kịch bản MC hội nghị khách hàng chi tiết.
| STT | Thời lượng | Hạng mục chính | Nội dung chi tiết | Lời dẫn của MC |
| 1 | 15 phút | Đón khách | – Lễ tân sẽ đón khách tại sảnh, giúp khách làm thủ tục check in – Mời khách chụp ảnh tại backdrop, hướng dẫn khách vào chỗ ngồi | Xin mời quý vị đại biểu và khách quý ổn định chỗ ngồi, vì chương trình Hội nghị khách hàng của … sẽ khai mạc trong ít phút nữa. Xin chân thành cảm ơn. |
| 2 | 30 phút | Tuyên bố lý do, giới thiệu chủ đề/tên buổi hội nghị | – MC tuyên bố lý do chính – Giới thiệu đại biểu – Giới thiệu khách mời – Video trình chiếu về công ty – Mời lãnh đạo lên phát biểu khai mạc hội nghị | Chúc mừng quý khách hàng, các vị khách quý, đối tác và đồng nghiệp đã tham dự Hội nghị Khách hàng của chúng tôi hôm nay. Tôi là [Tên MC], rất hân hạnh được đứng đây để chia sẻ niềm vui và sự hân hoan trong ngày hôm nay. Thay mặt BTC, chúng tôi muốn gửi lời chúc sức khỏe và lời chào trân trọng nhất. Xin chân thành cảm ơn sự hiện diện của quý vị, đó là nguồn động viên lớn cho sự phát triển của chúng tôi trong tương lai. Trong buổi hội nghị hôm nay, chúng ta vinh dự được đón tiếp các vị khách quý sau: – Về phía … – Về phía … Xin quý vị cho một tràng pháo tay thật lớn để chào đón toàn thể quan khách. |
| 3 | 10 phút | Chương trình văn nghệ | Chuẩn bị từ 2 đến 3 tiết mục văn nghệ trình diễn | Để làm nóng bầu không khí, sau đây sẽ là tiết mục :”…” xin kính mời quý vị hướng mắt về phía sân khấu để cùng thưởng thức các tiết mục đặc sắc ngay sau đây |
| 4 | 5 phút | Trình chiếu video | Xin mời quý vị cùng tham gia vào màn trình diễn đặc biệt vừa qua bằng cách nổ một tràng pháo tay lớn. Tiếp theo, là phần trình chiếu video ghi lại những kỷ niệm đáng nhớ và các cột mốc quan trọng của doanh nghiệp trong thời gian vừa qua. Xin mời quý vị hướng mắt lên màn hình. | |
| 5 | 10 phút | Phát biểu cảm ơn khách mời | Mời đại diện công ty lên phát biểu tổng kết và gửi lời cảm ơn đến khách hàng/ đối tác | Vâng, xin cảm ơn sự theo dõi của quý vị, ngay sau đây tôi xin chân trọng kính mời ông/bà (tên đại điện) lên sân khấu có đôi lời phát biểu, xin mời ông/bà… (Sau khi phát biểu xong) Cảm ơn những lời chia sẻ chân thành đến từ ông/bà (tên đại điện) |
| 4 | 45 phút | Khai tiệc | – Mời khách quý, đại diện công ty lên sân khấu mở rượu, khai tiệc – Thông báo nhà hàng lên món – Kiểm tra xem đã lên đầy đủ món chưa | Xin mời ông/bà… lên sân khấu làm nghi thức khai tiệc cho buổi lễ hôm nay. Chân thành mời quý vị khách quý quay trở lại chỗ ngồi và thưởng thức bữa tiệc hấp dẫn và ấm áp trong ngày hôm nay. Xin mời mọi người nâng ly chúc mừng cho sự kiện quan trọng này. |
| 5 | 15 – 20 phút | Minigame/ Lucky draw | – Nhân viên chuẩn bị thùng bốc thăm và chuẩn bị quà tặng | Để bầu không khí thêm sôi động, chúng ta sẽ cùng tham gia minigame,… (hướng dẫn thể lệ và giới thiệu phần quả) |
| 6 | 15 phút | Bế mạc | – Tiến hành chụp ảnh lưu niệm, check out – Chào tạm biệt khách hàng, đối tác | Kính thưa Quý vị, chúng ta đã đến phần kết thúc của chương trình hôm nay. Đại diện cho công ty…, tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến quý vị đã dành thời gian quý báu để tham dự buổi lễ tri ân cùng chúng tôi. Sự hiện diện của quý vị không chỉ mang lại niềm vui mà còn là nguồn động viên lớn cho sự phát triển của công ty. Chúc quý vị sức khỏe, hạnh phúc và thành công. Mong rằng chúng ta sẽ có một mùa kinh doanh thuận lợi để vào năm sau, chúng ta có thể gặp lại nhau trong một buổi tiệc hoành tráng hơn. Xin chân thành cảm ơn. |
Lưu ý khi xây dựng chương trình hội nghị khách hàng
Một kịch bản hội nghị khách hàng tốt sẽ giúp BTC giảm thiểu được các rủi ro phát sinh. Bên cạnh đó, chúng còn giúp tránh bị “cháy chương trình”. Ngoài ra, có kịch bản sẽ giúp các team phối hợp với nhau tốt hơn.
1. Xác định đúng đối tượng khách hàng tham dự hội nghị
Đối tượng khách mời tham dự chương trình hội nghị bao gồm khách hàng công ty, đối tác, đại lý, nhà phân phối sản phẩm. Đây đều là những nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển doanh nghiệp. Việc rà soát kỹ lưỡng danh sách khách mời và tìm hiểu thông tin về họ giúp ban tổ chức xác định key moment cho buổi lễ tri ân. Từ đó, ban tổ chức có thể điều chỉnh kịch bản hội nghị khách hàng phù hợp với từng đối tượng khách mời. Ví dụ như sử dụng các màn trình diễn nhảy hiện đại cho khách trẻ trung và năng động.
2. Concept chương trình
Việc lên concept cho chương trình hội nghị là yếu tố khá quan trọng. Nếu theo phong cách truyền thống, bạn có thể thực hiện các bước giới thiệu chương trình, phát biểu, tặng quà, tổ chức tiệc. Tuy nhiên, để đạt sự đột phá và sáng tạo, bạn cần nghĩ ra những concept hay ho, độc đáo hơn để mang đến màu sắc mới cho doanh nghiệp.
Kịch bản chương trình cần phải mang phong cách của concept. Các hoạt động trong kịch bản cũng cần phải liên quan đến concept. Tránh tình trạng kịch bản không đồng nhất với concept, ảnh hưởng đến việc truyền đạt thông điệp.
3. Thời lượng chương trình
Việc xác định thời lượng chương trình cũng là một yếu tố quan trọng để chương trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Bạn cần phải cân nhắc kỹ lưỡng về thời gian diễn ra của chương trình. Từ việc xác định thời gian bắt đầu và kết thúc, đến việc lên lịch trình các hoạt động trong chương trình. Đảm bảo rằng thời lượng chương trình phải phù hợp với đối tượng khách mời. Kịch bản hội nghị khách hàng quá dài có thể làm mất hứng thú của khách mời.
Chuẩn bị một mẫu kịch bản hội nghị khách hàng không chỉ là việc cần thiết mà còn là bí quyết giúp doanh nghiệp tương tác và tạo dựng mối quan hệ với khách hàng. Hãy đầu tư thời gian và công sức vào việc xây dựng một kịch bản chất lượng để mang lại kết quả tốt nhất.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Thanh Hằng, một cô gái đam mê du lịch. Cũng chính từ sở thích ấy mà tôi bén duyên với ngành Quản trị Du lịch tại Đại học Công nghiệp Hà Nội. Trong suốt những năm tháng học tập và làm việc tôi nhận thấy rằng thứ tôi muốn thấy nhiều hơn cả chính là nụ cười từ sự hài lòng của khách hàng. Làm việc trong lĩnh vực du lịch – team building, đối mặt với những yêu cầu từ đơn giản đến phức tạp, khiến tôi hiểu ra rằng việc mang đến những dịch vụ hoàn hảo từ những chi tiết nhỏ nhất thực sự rất quan trọng. Đây cũng chính là kim chỉ nam mà tôi luôn mang theo bên mình cho đến tận bây giờ. Và tôi tin rằng mỗi khách hàng khi bỏ tiền ra đều xứng đáng nhận được “Dịch vụ tốt nhất”. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã đem đến những thông du lịch hữu ích cho độc giả. 
