Tổ chức sự kiện MICE – Chìa khóa thành công cho doanh nghiệp 

Tổ chức sự kiện MICE đang trở thành xu hướng phát triển của du lịch thế giới và Việt Nam. Đây là loại hình kết hợp giữa hội họp, hội nghị, hội thảo, triển lãm và du lịch.Qua đó, mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp. Và để hiểu rõ hơn về cách tổ chức sự kiện MICE hãy tham khảo bài viết dưới đây. 

Sự kiện MICE là gì? 

Sự kiện MICE là một khái niệm thường được sử dụng trong ngành du lịch và sự kiện. Trong đó Meeting (hội họp), Incentive (khen thưởng), Convention (hội nghị, hội thảo) và Exhibition (triển lãm).  Đây là những sự kiện lớn và quan trọng và thường diễn ra ở quy mô lớn. Với sự tham gia của nhiều người từ các tổ chức, doanh nghiệp,… Hoạt động này có thể được tổ chức ở các địa điểm khác nhau, tùy thuộc vào mục đích của sự kiện. Các địa điểm thường được lựa chọn là các khách sạn, resort cao cấp, trung tâm hội nghị, triển lãm, sân vận động,…

Xem chi tiết: Du lịch mice là gì? Thực trạng du lịch mice ở Việt Nam

Vai trò của sự kiện MICE trong ngành du lịch

1. Tạo ra nguồn thu lớn cho ngành du lịch

Tổ chức sự kiện MICE đóng vai trò quan trong trong việc tạo ra nguồn thu lớn cho ngành du lịch. Với quy mô lớn, MICE tạo nên một nguồn doanh thu đa dạng. Khách tham dự đóng góp vào doanh thu thông qua chi phí lưu trú, ăn uống, tham quan,… . Đồng thời, tổ chức MICE còn mở ra cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp địa phương. Từ dịch vụ tổ chức sự kiện đến các hình thức quảng cáo và truyền thông. Điều này giúp thúc đẩy sự phát triển của cả ngành du lịch và các ngành liên quan. Đồng thời định vị địa điểm tổ chức MICE là điểm đến hấp dẫn cho khách du lịch và doanh nghiệp.

2. Thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội

Bằng cách quảng bá hình ảnh và thu hút sự chú ý từ cộng đồng doanh nghiệp. MICE tạo điều kiện thuận lợi để địa phương thu hút đầu tư mới. Điều này giúp mở rộng thị trường cho các doanh nghiệp địa phương. Đồng thời, còn tạo ra cơ hội việc làm, cải thiện chất lượng cuộc sống. Nhờ vào tổ chức MICE, địa phương có cơ hội tỏa sáng trên bản đồ kinh tế quốc tế, tăng cường uy tín và thu hút nhiều nguồn lực quan trọng.

3. Tạo ra việc làm và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Tổ chức sự kiện này tạo ra cơ hội việc làm đa dạng trong các ngành liên quan. Có thể kể điến như du lịch, lưu trú, ăn uống, và vận tải. Điều này không chỉ giúp giảm ách tải thất nghiệp mà còn thúc đẩy phát triển kinh tế địa phương. Hơn nữa, MICE đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực. Bằng cách cung cấp các chương trình đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng chuyên môn và kỹ năng ngoại ngữ. Qua đó đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường lao động trong lĩnh vực du lịch và sự kiện.

4. Góp phần nâng cao hình ảnh đất nước

Đây là cơ hội tuyệt vời để quảng bá văn hóa, con người và đặc điểm du lịch của một quốc gia đến với cộng đồng quốc tế. Những hoạt động MICE được tổ chức thành công giúp tạo ấn tượng tích cực cho khách tham dự. Và giúp tăng cường uy tín và định vị tích cực của đất nước trong cộng đồng quốc tế. Điều này giúp thu hút ngày càng nhiều du khách và doanh nghiệp quốc tế đến tham quan, hợp tác.

Các hình thức tổ chức sự kiện MICE

1. Meeting (hội họp)

Đây là sản phẩm du lịch MICE được tổ chức để gặp gỡ giữa doanh nghiệp và đối tác. Và là nền tảng để trao đổi ý kiến về sản phẩm, dịch vụ, hoặc giải quyết các vấn đề khó khăn. Sự kiện Association Meeting (hiệp hội gặp gỡ) quy tụ chuyên gia trong ngành, nhà cung ứng và các thành viên quốc tế. Các chương trình đa dạng với quy mô từ 50-200 người trong khoảng 4-5 ngày. Bên cạnh đó, chương trình Corporate Meeting (gặp gỡ hợp tác) thì có quy mô nhỏ hơn. Và chủ yếu là các hoạt động nội bộ hoặc trao đổi về hợp tác, đầu tư và sáng tạo mới giữa hai bên.

2. Incentive (khen thưởng)

Là một chuyến du lịch kết hợp với việc vinh danh và tôn vinh nhân viên. Đây không chỉ là cách trao thưởng lợi nhuận mà còn là biểu hiện của lòng tri ân đối với những đóng góp xuất sắc. Những chuyến du lịch khen thưởng không chỉ nâng cao tinh thần cá nhân mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực, cải thiện quan hệ nhóm và đồng thời góp phần tối đa hóa hiệu suất làm việc của toàn bộ nhóm.

3. Conferences (hội nghị, hội thảo)

Hội nghị trong lĩnh vực MICE là những sự kiện lớn với quy mô và mục tiêu rõ ràng, thường được tổ chức để trao đổi thông tin. Du lịch hội nghị đòi hỏi sự tổ chức khó khăn hơn với kế hoạch hành trình, cuộc họp và các sự kiện liên quan cho người tham gia. Trong bối cảnh đại dịch, nhiều hội nghị đã chuyển sang hình thức phiên hội nghị ảo để duy trì sự an toàn và tiện ích cho các đối tượng tham gia.

4. Exhibition (triển lãm)

Sự kiện và triển lãm là một hình thức quảng bá sản phẩm và dịch vụ kết hợp với du lịch. Thường bao gồm chương trình liên hoan, hội thi, hoặc chương trình du lịch. Tour du lịch triển lãm chủ yếu được phân thành hai loại: Triển lãm Thương mại dành cho giới lãnh đạo kinh doanh. Triển lãm Sản phẩm nhằm giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, và dịch vụ đến khách hàng và người tiêu dùng. Đây là cách hiệu quả để tăng cường quảng bá và tạo ra cơ hội giao thương trong môi trường đa dạng của triển lãm.

Có thể bạn quan tâm: Tìm hiểu các loại hình tổ chức du lịch mice hiện nay

Quy trình tổ chức sự kiện MICE

1. Xác định các yêu cầu tổ chức và ngân sách

Việc xác định yêu cầu và ngân sách là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện MICE. Thông tin này quyết định lựa chọn địa điểm, chất lượng dịch vụ, và tiện ích cần thiết. Ngân sách ảnh hưởng đến quyết định về loại hình nơi tổ chức, từ resort 4 sao đến 5 sao,… Cũng như các hoạt động phụ trợ như di chuyển và tham quan. Quyết định này còn liên quan đến việc chọn lựa nơi tổ chức dựa trên các yêu cầu cụ thể. Chẳng hạn như sự thuận tiện cho team building hoặc gala dinner. Hơn nữa, việc hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện và du lịch uy tín là quan trọng để đảm bảo chất lượng và thành công của sự kiện. 

LuxTour là đơn vị tổ chức du lịch và sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.  Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được những ưu đãi hấp dẫn. 

2. Lên danh sách địa điểm phù hợp

Dựa trên ngân sách và mục tiêu, tiếp theo là lập danh sách các địa điểm tổ chức. Các địa điểm như Nha Trang, Phú Quốc, Đà Nẵng, Hạ Long,…. được ưa chuộng. Các địa điểm này đều hởi hữu phong cảnh đẹp và cơ sở vật chất đẳng cấp. Những địa điểm này thường có các resort đẳng cấp và dịch vụ xuất sắc, tạo điều kiện thuận lợi cho để tổ chức MICE. Ngoài ra, việc lựa chọn các nước lân cận cũng là một xu hướng hiện nay. Đặc biệt khi muốn mang đến trải nghiệm mới mẻ cho khách tham dự và mở rộng tầm phạm vi. 

3.  Khảo sát & lựa chọn địa điểm tổ chức 

Sau khi có danh sách các địa điểm, bước tiếp theo đó chính là đi khảo sát. Từ đó lựa chọn ra những địa điểm tiềm năng nhất để tổ chức sự kiện MICE. Đặc biệt, khi chọn địa điểm nước ngoài, quy định và vấn đề xuất nhập cảnh đòi hỏi sự chú ý. Nhà tổ chức cần nghiên cứu kỹ lưỡng, làm việc chặt chẽ với các bên liên quan. Điều này phải được đảm bảo khi lựa chọn địa điểm một cách cẩn thận. Đồng thời giữ vững tính khả thi và thành công cho hoạt động MICE.

4. Lập kế hoạch tổ chức chi tiết

Lập kế hoạch tổ chức chi tiết là bước quan trọng sau khi thu thập thông tin và dữ liệu từ khảo sát. Các hoạt động MICE như hội thảo, team building, gala dinner, và tour tham quan cần được tổ chức hợp lý trong kế hoạch. Đầu tiên, kế hoạch sơ bộ được phác thảo dựa trên nhu cầu và mong muốn của sự kiện. Sau đó, nhà tổ chức tạo bảng kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục, bao gồm sắp xếp và bố trí hợp lý. Thảo luận và đưa ra ý tưởng đột phá, tối ưu hóa từng phần của sự kiện để tạo nên một trải nghiệm độc đáo và thu hút cho người tham dự, đồng thời đảm bảo sự suôn sẻ và thành công của chương trình MICE.

5. Phân công nhân sự 

Dù là đưa đón, check-in, hướng dẫn viên tham quan, hoặc tổ chức team building, gala dinner, mỗi hoạt động đều cần có người chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, việc này không chỉ dừng ở việc phân công nhiệm vụ mà còn yêu cầu sự biết vị trí và liên kết giữa các thành viên nhân sự. Bằng cách này, đội ngũ có thể phối hợp mạch lạc, chuyên nghiệp, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra.

6. Triển khai các hạng mục với nhà cung cấp

Việc triển khai các hạng mục đòi hỏi sự chặt chẽ và linh hoạt của đội ngũ tổ chức. Dựa vào kế hoạch chi tiết, chúng tôi liên kết và hợp tác chặt chẽ với nhiều nhà cung cấp khác nhau, bao gồm địa điểm tổ chức, vận chuyển, lưu trú, điểm tham quan, F&B, và team building. Chúng tôi theo dõi timeline chặt chẽ để đảm bảo rằng mọi hạng mục diễn ra đúng theo kế hoạch và đáp ứng được yêu cầu chất lượng. Việc làm việc hiệu quả với nhà cung cấp đồng nghĩa với việc tạo ra một chương trình MICE thành công, đáp ứng đầy đủ mong đợi của khách hàng và người tham dự.

7. Điều phối linh hoạt và Quản lý rủi ro

Để đảm bảo chương trình MICE diễn ra suôn sẻ, đội ngũ tổ chức cần điều phối linh hoạt và quản lý rủi ro hiệu quả. Sự năng động, linh hoạt và kinh nghiệm giúp xử lý các tình huống bất ngờ một cách nhịp nhàng. Đồng thời, việc dự đoán và chuẩn bị cho các rủi ro có thể xảy ra để giảm thiểu ảnh hưởng đến chương trình. Nắm vững tất cả các khía cạnh của sự kiện, từ chuẩn bị đến triển khai, cùng với quản lý rủi ro,.. Điều này sẽ đảm bảo rằng mọi khía cạnh của MICE được thực hiện một cách mượt mà và đáp ứng đúng kỳ vọng.

8. Tổng kết, đánh giá kết quả

Sau khi chương trình MICE kết thúc, ekip tổ chức họp để tổng kết và đánh giá kết quả. Đánh giá nên dựa trên số liệu cụ thể và KPIs để rút ra bài học kinh nghiệm cho các sự kiện sau. Đây là cơ hội để cải thiện và đảm bảo rằng mỗi sự kiện đều mang lại giá trị tối đa cho cả khách hàng và người tham dự.

Những sản phẩm du lịch MICE của LuxTour 

LuxTour là một trong những đơn vị lữ hành hàng đầu Việt Nam chuyên tổ chức các tour du lịch MICE. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực du lịch, LuxTour mang đến cho khách hàng những sản phẩm du lịch MICE đa dạng, chất lượng cao, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Các sản phẩm du lịch MICE của LuxTour bao gồm:

STT	Tour	Hình ảnh
1	Tour MICE My Retreat Đại Lải 2 Ngày 1 Đêm
2	Tour MICE Flamingo Đại Lải Resort 2 Ngày 1 Đêm
3	Tour MICE An Lạc Eco Farm 2 Ngày 1 Đêm
4	Tour MICE Asean Resort 2 Ngày 1 Đêm
5	Tour MICE Xanh Villas Resort 2 Ngày 1 Đêm
6	Tour MICE Serena Resort 2 Ngày 1 Đêm
7	Tour MICE Hạ Long 2 Ngày 1 Đêm
8	Tour MICE Glory Resort 2 Ngày 1 Đêm

Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện MICE 

1. Mục đích tổ chức 

Trước khi bắt tay vào tổ chức sự kiện MICE, bạn cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện là gì. Mục tiêu có thể là để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, nâng cao thương hiệu, xây dựng mối quan hệ hợp tác,… Xác định được mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn định hướng và triển khai sự kiện một cách hiệu quả. 

2. Lựa chọn đơn vị tổ chức 

Tổ chức sự kiện MICE đòi hỏi đơn vị phải có kinh nghiệm và đội ngũ nhân sự hùng hậu. Cùng với đó chương trình này có nhiều chuyên gia từng lĩnh vực tham gia. Chính vì vậy các chương trình phải thể hiện sự chuyên nghiệp từ mọi khía cạnh. Bạn cần hiểu rõ đối tượng tham dự sự kiện của mình là ai. Điều này sẽ giúp bạn lựa chọn địa điểm, thời gian, nội dung chương trình phù hợp. Đối với hoạt động MICE, đối tượng tham dự thường là các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có nhu cầu về hội nghị, hội thảo, triển lãm, du lịch.

LuxTour là đơn vị tổ chức sự kiện MICE uy tín hàng đầu. Với lợi thế là công ty du lịch và sự kiện sẽ giúp quý khách có chương trình trên cả tuyệt vời. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận ưu đãi hấp dẫn. 

3. Đối tượng tham gia

Bạn cần hiểu rõ đối tượng tham dự sự kiện của mình là ai. Điều này sẽ giúp bạn lựa chọn địa điểm, thời gian, nội dung chương trình phù hợp. Đồng thời giúp cho sự kiện hướng đúng đối tượng muốn tiếp nhận thông tin. Đối với chương trình MICE, đối tượng tham dự thường là các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có nhu cầu về hội nghị, hội thảo, triển lãm, du lịch.

Tại sao nên chọn LuxTour làm đơn vị tổ chức sự kiện MICE? 

1. Ý tưởng đổi mới, chủ đề và thông điệp sáng tạo

LuxTour là đơn vị tổ chức sự kiện MICE độc đáo với đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động, luôn cập nhật xu hướng mới. Chúng tôi cam kết mang đến ý tưởng đổi mới, chủ đề và thông điệp sáng tạo, lắng nghe và thấu hiểu khách hàng để tạo ra mỗi sự kiện trọn vẹn và ấn tượng. Điều này giúp đảm bảo rằng mỗi sự kiện của chúng tôi không chỉ đáp ứng mục tiêu chính của khách hàng mà còn tạo ra trải nghiệm độc đáo và năng động cho người tham dự.

2. Kịch bản tổ chức độc đáo

LuxTour là lựa chọn hàng đầu với kịch bản tổ chức độc đáo. Đội ngũ biên kịch chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm của chúng tôi đảm bảo mỗi chương trình MICE có kịch bản tỉ mỉ, chi tiết, mang lại trải nghiệm suôn sẻ và trọn vẹn. Với sự hiểu biết sâu rộng và kinh nghiệm đa dạng, LuxTour tự hào đã tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện MICE khác nhau. Chúng tôi cam kết đáp ứng mọi yêu cầu và định hình kịch bản sao cho phản ánh đúng nhu cầu và mục tiêu của khách hàng.

3. Địa điểm tổ chức đa dạng

LuxTour là lựa chọn hàng đầu với địa điểm tổ chức đa dạng. Với mạng lưới đối tác rộng khắp cả nước, chúng tôi mang đến cho khách hàng sự linh hoạt trong việc lựa chọn địa điểm. Các địa điểm tổ chức của LuxTour đều đảm bảo chất lượng và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng. Điều này tạo nên không gian lý tưởng cho mọi hoạt động MICE.

4. Chi phí tổ chức hợp lý

LuxTour cam kết mang đến cho khách hàng chi phí tổ chức sự kiện hợp lý. Chúng tôi không chỉ nỗ lực tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo chất lượng chương trình. Dịch vụ cao cấp được cung cấp với chi phí linh hoạt và minh bạch. Mọi chi phí tổ chức đều được công khai và cam kết thực hiện theo hợp đồng mà không có các khoản phí chồng chéo. Từ đó,  giúp khách hàng tiết kiệm tối đa mà vẫn đảm bảo sự thành công của sự kiện MICE.

5. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp

LuxTour tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm. Đội ngũ này luôn tận tâm, chu đáo từng bước trong quá trình tổ chức. Qua đó, đảm bảo mang lại trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng. Những nhân viên trẻ của chúng tôi, được đào tạo kỹ lưỡng và tích luỹ kinh nghiệm thực tế, đã phát triển bản lĩnh xử lý sự cố và thể hiện chuyên nghiệp trong mọi tình huống.

Trên đây là bài viết tổ chức sự kiện MICE mà LuxTour chia sẻ đến với tất cả mọi người. Sự kiện này đang là xu hương và bắt đầu được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Nhưng không phải ai hiêu rõ vai trò các quy trình tổ chức cụ thể. Chính vì vậy, với những thông tin trên hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tổ chức sự kiện MICE. Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức một sự kiện MICE, hãy liên hệ ngay với LuxTour để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0372.667.666

Email: info@luxtour.com.vn 

Website: https://luxtour.com.vn 

Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Nguyễn Công Thành

Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.