Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị là thứ không thể thiếu khi tiến hành tổ chức hội nghị. Nó giúp cho việc chuẩn bị, tổ chức và thực hiện được diễn ra một cách khoa học, có hệ thống. Đồng thời giúp kiểm soát ngân sách, thời gian và các nguồn lực khác một cách hiệu quả. Và hiểu rõ hơn là mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị hãy theo dõi bài viết dưới đây.
Tham khảo ngay: Tổ chức hội nghị là gì? Quy trình các bước tổ chức hội nghị chi tiết từ A – Z
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị thành công chi tiết từ A – Z
1. Xác định rõ ràng về mục đích, đặc điểm của buổi hội nghị
Việc đầu tiên và quan trọng nhất là xác định rõ ràng mục đích và đặc điểm của buổi hội nghị. Mục đích của hội nghị là gì? Giới thiệu sản phẩm mới? Tri ân khách hàng? Hay thảo luận về một vấn đề chuyên ngành? Xác định mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn xây dựng chương trình phù hợp, thu hút đúng đối tượng khách mời và đạt được hiệu quả mong muốn.
Bên cạnh mục đích, bạn cũng cần xác định đặc điểm của buổi hội nghị. Đây là sự kiện dành cho ai? Doanh nghiệp hay cá nhân? Quy mô hội nghị lớn hay nhỏ? Phong cách trang trọng hay đơn giản? Xác định những đặc điểm này sẽ giúp bạn lựa chọn địa điểm phù hợp,thiết kế chương trình hiệu quả và chuẩn bị các khâu hậu cần chu đáo.
Hãy nhớ rằng, một buổi hội nghị thành công là buổi hội nghị đáp ứng được mục đích đề ra và tạo ấn tượng tốt đẹp cho người tham dự. Do đó, hãy dành thời gian để xác định rõ ràng mục đích và đặc điểm của buổi hội nghị trước khi bắt tay vào tổ chức.
2. Xây dựng ý tưởng cho mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị
Sau khi xác định mục tiêu và chủ đề cho hội nghị, bước tiếp theo là xây dựng ý tưởng chi tiết. Đây là giai đoạn quan trọng, đóng vai trò then chốt cho sự thành công của sự kiện. Đầu tiên, cần xác định đối tượng tham dự để xây dựng nội dung phù hợp.
Ví dụ, hội nghị dành cho nhân viên nội bộ sẽ tập trung vào các chủ đề như định hướng chiến lược, văn hóa công ty, khen thưởng,… Trong khi đó, hội nghị dành cho khách hàng tiềm năng cần chú trọng giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, giải pháp của doanh nghiệp.
Tiếp theo, cần lên ý tưởng cho các hoạt động trong hội nghị. Một hội nghị thành công không chỉ đơn thuần là truyền tải thông tin mà còn cần tạo sự tương tác, thu hút và giữ chân người tham dự.
3. Xác định thời gian, tìm kiếm địa điểm tổ chức
Về địa điểm, cần dự trù số lượng người tham dự để lựa chọn không gian có diện tích phù hợp. Cần lưu ý đến các yếu tố như vị trí thuận tiện, cơ sở vật chất đầy đủ. Và khả năng đáp ứng các yêu cầu về trang trí, dịch vụ phù hợp với ngân sách dự trù. Ngoài ra, cần kiểm tra kỹ các điều khoản hợp đồng thuê địa điểm. Bao gồm thời gian sử dụng, các dịch vụ đi kèm, trách nhiệm của hai bên,… Giúp đảm bảo quyền lợi và tránh phát sinh các vấn đề ngoài ý muốn.
Có thể bạn sẽ cần: Top 20 địa điểm tổ chức hội nghị tốt nhất tại Hà Nội hiện nay
4. Lên danh sách người tham dự
Danh sách người tham dự đóng vai trò then chốt trong việc tổ chức một hội nghị thành công. Nó giúp xác định quy mô sự kiện, chuẩn bị cơ sở vật chất phù hợp, lên kế hoạch chiêu đãi và truyền thông hiệu quả. Bước đầu tiên là phân chia các thành phần tham dự thành ba nhóm chính:
- Ban tổ chức
- Khách mời
- Người tham dự
Tiếp theo, ban tổ chức cần xác định số lượng người tham dự cho từng nhóm. Việc này dựa trên mục tiêu, ngân sách, địa điểm tổ chức và tính chất của hội nghị. Ban tổ chức cần lập danh sách chi tiết các cá nhân thuộc từng nhóm. Bao gồm thông tin liên hệ như tên đầy đủ, chức danh, đơn vị công tác, email, số điện thoại,….
5. Dự trù kinh phí trong mẫu kế hoạch tổ chức
Để tổ chức một hội nghị thành công, việc dự trù kinh phí đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây là bước giúp bạn xác định số tiền cần thiết cho từng hạng mục trong quá trình tổ chức, từ đó có kế hoạch chi tiêu hợp lý và hiệu quả. Dự trù kinh phí cần được thực hiện một cách chi tiết và cẩn thận, bao gồm:
- Thuê địa điểm
- Trang thiết bị âm thanh, ánh sáng
- In ấn tài liệu
- Ăn uống
- Vận chuyển
- Nhân sự
- Marketing và quảng cáo
- Chi phí phát sinh
Bên cạnh đó, bạn cũng nên dự phòng thêm một khoản kinh phí dự phòng. Giúp xử lý các tình huống phát sinh ngoài dự kiến. Việc dự phòng này sẽ giúp bạn đảm bảo hội nghị diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn bởi các vấn đề tài chính.
6. Lên mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị dự phòng
Dù được lên kế hoạch kỹ lưỡng, bất kỳ sự kiện nào cũng tiềm ẩn nguy cơ gặp rủi ro. Từ đó khiến nó không thể diễn ra như dự kiến. Do đó, việc xây dựng một mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị dự phòng là vô cùng quan trọng. Qua đó giúp việc tổ chức hội nghị thành công như mong đợi. Kế hoạch dự phòng giúp bạn chủ động ứng phó với mọi tình huống bất ngờ. Từ những vấn đề kỹ thuật nhỏ như sự cố âm thanh, ánh sáng đến những vấn đề lớn hơn như thay đổi địa điểm tổ chức, hủy bỏ sự kiện vào phút chót. Nhờ vậy, bạn có thể giảm thiểu tối đa ảnh hưởng đến sự kiện và hình ảnh của doanh nghiệp.
Lưu ý khi xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị
1. Lưu ý về trang thiết bị
Đối với bất kỳ một chương trình sự kiện nào cũng cần phải lưu ý khi xây dựng kế hoạch tổ chức. Và hội nghị cũng vậy, cũng cần lưu ý về trang thiết bị khi tổ chức chương trình. Nếu tự chuyển bị trang thiết bị chắc chắn là không đủ và mua thì rất tốn kém. Chưa kể tới những máy móc đó không phù hợp với buổi hội nghị. Tốt hơn hết, bạn nên thuê trọn gói trang thiết bị tổ chức ở các đơn vị chuyên nghiệp là điều đúng đắn. Đồng thời họ cũng tự setup, hướng dẫn bố trí các sắp xếp và hoạt động một cách mượt mà. Điều này sẽ giúp chương trình hội nghị diễn ra thành công rực rỡ.
2. Về nhân sự tổ chức
Đối với nhân sự tổ chức thì bạn cũng lần lưu ý về việc thuê nhân sự hay công ty tự sắp xếp. Nếu tự sắp xếp chắc chắn không mang lại hiệu quả cao và phát sinh nhiều rủi ro. Bởi họ không có kinh nghiệm trong lĩnh này lên không thể xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị. Bên cạnh đó, không biết phải bắt đầu từ đâu để cho ra một mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết. Mọi thứ trở nên ngổn ngang lộn xộn, dẫn đến chất lượng đi xuống. Và nó sẽ để lại ấn tượng xấu đối với khách mời tham dự. Thay vào đó, nên thuê đơn vị uy tín và có nhiều kinh nghiệm tổ chức hội nghị. Chắc chắn sẽ giúp chương trình trở nên chuyên nghiệp hơn.
3. Chạy thử chương trình hội nghị
Để tránh sai sót trong quá trình khi tổ chức chính thức, thì trong mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị nên yêu cầu chạy thử. Và không để mất thời gian, thì các bộ phận chạy riêng với nhau. Trước trước khi chính thức tổ chức khoảng 2 – 3 ngày thì cho thay tổng duyệt. Mục đích của việc này để có cái nhìn rõ hơn về chương trình một cách thực tế nhất. Đồng thời dễ đưa ra đưa ra các tình huống phát sinh hơn. Và kịp thời có phương án xử lý các tình huống này.
4. Lưu ý về các rủi ro khi tổ tổ chức hội nghị
Bất cứ một chương trình sự kiện đều có những sự cố mà chúng ta không thể kiểm soát được. Nếu không có những phương án thay thế, cứu chữa thì dễ dàng dẫn đến chương trình tổ chức thất bại. Những rủi ro thường gặp trong quá trình tổ chức có thể là âm thanh ánh sáng bị trục trặc, chập cháy điện, cháy timeline,…. Điều này sẽ để lại ấn tượng không tốt với khách mời và mất uy tín khi tổ chức chương trình lần sau. Vì vậy, khi xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị thì nên có phương án dự phòng cho các trường hợp rủi ro. Giúp cho chương trình hội nghị trở nên hoàn hảo.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị tiết nhất mà LuxTour chia sẻ đến bạn. Cùng với đó là một số lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức giúp hoàn hảo nhất. Hy vọng với những thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kế hoạch tổ chức hội nghị. Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức hội nghị nhưng chưa tìm được đơn vị uy tín. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận ưu dãi hấp dẫn nhất.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
