Kinh nghiệm tổ chức hội nghị hội thảo của đơn vị tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng, đảm bảo sự kiện được diễn ra ấn tượng và thành công nhất. Với thâm niên hoạt động lâu dài, đồng thời sở hữu đội ngũ nhân sự tài năng, LuxTour là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín số 1 Việt Nam. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng nghìn hội nghị, hội thảo với quy mô đa dạng trên khắp cả nước. Hãy cùng tìm hiểu về những kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo mới nhất 2024 của LuxTour trong bài viết này nhé!
Mục lục
Tổ chức hội nghị, hội thảo cần những gì?
Hiện nay, tổ chức hội nghị – hội thảo đã trở thành những hoạt động rất phổ biến đối với các doanh nghiệp. Không những có ý nghĩa quan trọng trong việc góp củng cố và nâng tầm thương hiệu mà những sự kiện này còn thúc đẩy kinh doanh của công ty. Hội nghị và hội thảo là 2 khái niệm khác nhau cả về nội dung và mục đích tổ chức, cụ thể:
Tổ chức hội nghị là cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc công việc cụ thể nào đó để tổng kết tình hình hoạt động, từ đó rút kinh nghiệm và bàn các phương hướng hoạt động trong thời gian tới. Những hình thức hội nghị phổ biến thường gặp là: Hội nghị tổng kết năm, Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển, Hội nghị khách hàng…
Tổ chức hội thảo là một cuộc thảo luận giữa nhiều bên tham gia về một số vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra. Mục đích của việc tổ chức hội thảo là làm sáng tỏ các cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn của vấn đề đó đồng thời đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề đó dựa trên cơ sở khoa học. Một số hình thức tổ chức thường gặp là: Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm, Hội thảo chuyên ngành, Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới…
Tổ chức nghị, hội thảo sẽ là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp hoặc các tổ chức gặp gỡ, giao lưu với đối tác; tăng cường mối quan hệ với các cơ quan truyền thông cũng như nâng cao hình ảnh, thương hiệu của công ty. Đặc biệt, đối với khách hàng, đây không chỉ hình thức quảng bá sản phẩm, dịch vụ mà còn có tác dụng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức. Ngoài ra những hoạt động này còn mang ý nghĩa tri ân khách trung thành và thu hút thêm các khách hàng mới.
Mặc dù hội nghị và hội thảo có bản chất, nội dung và mục đích khác nhau, tuy nhiên các bước để tổ chức hai sự kiện này về cơ bản thì đều giống nhau.
Để tổ chức một buổi hội nghị, hội thảo thảo thành công, đơn vị tổ chức cần phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch một cách chi tiết, cặn kẽ nhất. Tất cả các quy trình đều phải tỉ mỉ và chuyên nghiệp, bao gồm: Xây dựng chủ đề, ý tưởng – Xây dựng kịch bản nội dung chương trình – Lựa chọn địa điểm – Thực hiện tổ chức.
Do tính chất quan trọng của công tác tổ chức, nên các cơ quan, doanh nghiệp thường ủy thác cho một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ sẽ có đủ kinh nghiệm lẫn nhân lực, tài lực để đảm bảo cho hội nghị, hội thảo được tổ chức thành công nhất.
Các hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo phổ biến nhất hiện nay
Hiện nay tùy vào mục đích chính của sự kiện mà có khá nhiều hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo khác nhau. Dưới đây là những hình thức hội nghị, hội thảo phổ biến nhất.
4 hình thức tổ chức hội nghị phổ biến
Hội nghị tri ân khách hàng: Đây là một sự kiện do doanh nghiệp tổ chức thường niên với khách mời chính là khách hàng thân thiết hoặc các đối tác chiến lược của doanh nghiệp. Chủ đề chính mà hội nghị này hướng đến là chăm sóc khách hàng. Hoạt động chính của chương trình là gửi lời cảm ơn, tri ân đến khách hàng đã ủng hộ; quảng bá các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp đồng thời thăm dò ý kiến khách hàng để áp dụng vào thực tiễn, phát triển hoạt động kinh doanh. Thông qua hội nghị tri ân khách hàng, mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng sẽ thêm bền chặt. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể thu hút thêm các khách hàng tiềm năng mới để tăng cường sức cạnh tranh trên thị trường.
Hội nghị ra mắt sản phẩm: Đây là sự kiện rất quan trọng, được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Hội nghị ra mắt sản phẩm được tổ chức với hoạt động chính là công khai cho một sản phẩm, thương hiệu vừa mới ra đời để công chúng, giới truyền thông, khách hàng, đối tác biết đến, từ đó tạo ra nhận thức riêng về sản phẩm, thương hiệu đó. Sự kiện này nhằm mục đích mang lại ấn tượng ban đầu tốt đẹp về sản phẩm cũng như thương hiệu. Ngoài ra còn kích thích khách hàng lan truyền nó, tạo nên hiệu ứng truyền thông tốt hơn cho doanh nghiệp.
Hội nghị tổng kết cuối năm: Nếu như các sự kiện ở trên, khách hàng là người tham dự chính thì hội nghị tổng kết cuối năm là hoạt động thường niên, mang tính chất nội bộ nhằm tổng kết, báo cáo tình hình kinh doanh của doanh nghiệp từ đó rút kinh nghiệm những việc hoàn thành chưa tốt và lên kế hoạch phát triển trong năm tiếp theo. Đây cũng là dịp để ban lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp truyền ra các thông điệp tích cực đến toàn thể nhân viên công ty để thể hiện sự tri ân cũng như cổ vũ, động viên nhân viên tiếp tục cố gắng, đóng góp cho sự phát triển chung của công ty.
Hội nghị thượng đỉnh: Đây là hội nghị cấp cao nhất, mang tầm cỡ quốc gia, là cuộc họp giữa các nguyên thủ quốc gia để thảo luận, bàn bạc về tình hình kinh tế, xã hội và chính trị giữa các nước nhằm giải quyết một vấn đề hoặc đưa ra các tuyên bố chung. Ví dụ: Năm 2019, tại Hà Nội đã diễn ra Hội nghị thượng đỉnh Triều Tiên – Hoa Kỳ (tên chính thức: DPRK–USA Hanoi Summit Vietnam theo tiếng Anh). Đây là cuộc gặp thượng đỉnh hai ngày giữa Lãnh đạo Triều Tiên Kim Jong-un và Tổng thống Hoa Kỳ Donald Trump. Sự chuẩn bị cho hội nghị thượng đỉnh cần chu đáo, kỹ càng nhất có thể, ngoài ra còn cần có phương án dự phòng cho những trường hợp khẩn cấp.
Xem thêm: Tổ chức hội nghị là gì? Quy trình các bước tổ chức hội nghị thành công
4 hình thức tổ chức hội thảo phổ biến
Hội thảo khoa học: Đây là hình thức hội thảo được tổ chức với sự tham gia của các chuyên gia, diễn giả nhằm mục đích thảo luận các vấn đề chuyên môn hoặc công bố những kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Ví dụ: Hội thảo về phát triển du lịch bền vững, Hội thảo Khoa học Quốc gia Thể chế với phát triển kinh tế ở Việt Nam… Do tính chất và mục tiêu, hội thảo này không mang quá nhiều ý nghĩa về quảng bá sản phẩm hay hình ảnh doanh nghiệp.
Workshop: Workshop là một hình thức hội thảo có quy mô khá nhỏ chỉ khoảng từ 10 – 20 người. Sự kiện này được tổ chức với mục đích chính là chia sẻ kiến thức, phương pháp, kỹ năng trong một lĩnh vực nhất định như công nghệ thông tin, ngân hàng, tài chính, marketing,.. Ngoài ra, trong workshop sẽ có ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về các thông tin. Thành phần tham dự một workshop thường là diễn giả – người cung cấp thông tin và khán giả – người tiếp nhận thông tin. Thông thường, một buổi workshop sẽ kéo dài trong khoảng từ 2 – 4 giờ đồng hồ.
Hội thảo du học: Đây là buổi thảo luận được tổ chức với hoạt động chính là giải đáp các băn khoăn, thắc mắc của người tham dự (chủ yếu là các học sinh, phụ huynh…) về vấn đề du học như học bổng du học, trường học, chương trình học tại trường hay cuộc sống tại nước ngoài. Đa phần, hội thảo du học thường được tổ chức bởi các công ty chuyên về du học với mục đích là tìm kiếm khách hàng.
Hội thảo chuyên đề – chuyên môn: Đây là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất. Vấn đề được thảo luận trong hội thảo chuyên đề – chuyên môn sẽ liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho các hoạt động kinh doanh. Ví dụ, Hội thảo chuyên đề “Hội chứng Antiphospholipid và sản khoa” (trong ngành Y tế); Hội thảo chuyên đề “Đổi mới phương pháp dạy học môn Tiếng Việt” (trong ngành Giáo dục)…
Có thể bạn sẽ cần: Hội thảo là gì? Cách tổ chức hội thảo đầy đủ chi tiết
Các bước tổ chức hội nghị hội thảo chi tiết
Cách thức tổ chức một buổi hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp bao gồm 6 bước cụ thể như sau:
1. Xác định chủ đề hội nghị hội thảo
Chủ đề là linh hồn của buổi sự kiện, nó tạo nên thông điệp và là cơ sở để xây dựng nên nội dung và các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Do vậy, việc đầu tiên khi tổ chức hội nghị, hội thảo chính là phải xác định chủ đề một cách cụ thể và rõ ràng. Để làm tốt bước đầu tiên này, đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải tìm hiểu kỹ càng tính chất, mục đích và đối tượng khách hàng/người tham dự của buổi hội nghị, hội thảo để đưa ra ý tưởng, chủ đề độc đáo, sáng tạo tránh sự rập khuôn và nhàm chán. Sự thành công của một hội nghị, hội thảo phụ thuộc rất lớn vào ý tưởng chủ đề.
2. Lên kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo
Một bản kế hoạch đầy đủ cho sự kiện tổ chức hội nghị hội thảo sẽ bao gồm các nội dung chi tiết như sau:
- Xác định mục đích, mục tiêu cần đạt được của buổi hội nghị, hội thảo
- Nội dung chính của hội nghị, hội thảo
- Xác định địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo
- Xây dựng ngân sách dự trù cho việc tổ chức hội nghị, hội thảo
- Đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo
- Lên danh sách khách mời cho sự kiện
- Chương trình của hội nghị, hội thảo
Bản kế hoạch được xây dựng càng chi tiết và cụ thể thì tỷ lệ thành công của hội nghị, hội thảo càng cao.
3. Chuẩn bị tổ chức hội nghị hội thảo
Công tác tổ chức là bước chính trong quy trình tổ chức 1 hội nghị, hội thảo. Công tác này bao gồm rất nhiều các hoạt động nhỏ như:
- Truyền thông cho sự kiện
- Xác định quy mô, thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
- Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng cho sự kiện
- Đảm bảo trang trí đầy đủ các vật dụng cần thiết tại địa điểm tổ chức: banner, backdrop…
- Lấy thông tin người tham dự
- Phát thư mời cho khách mời
- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón (nếu cần)
- Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội nghị, hội thảo như: băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của cơ quan, doanh nghiệp.
- Trưng bày những sản phẩm của doanh nghiệp để tăng cơ hội giao thương
Việc chuẩn bị càng cẩn thận thì sẽ càng đảm bảo được hội nghị chạy đúng tiến độ đồng thời giảm thiểu tối đa các yếu tố rủi ro không mong muốn xảy ra.
4. Tổ chức hội nghị, hội thảo
Sau khi công tác chuẩn bị đã được hoàn tất sẽ là thời gian hội nghị, hội thảo diễn ra. Lúc này, việc của đơn vị tổ chức là:
- Đón tiếp khách mời và người tham dự hội nghị, hội thảo
- Điều phối hội nghị, hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện
- Xử lý các vấn đề phát sinh không mong muốn.
5. Kết thúc chương trình
Bước này sẽ bao gồm các công việc:
- Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự
- Ghi biên bản hội thảo và thông báo kết luận của hội thảo
6. Đánh giá hiệu quả
Đây là bước rất quan trọng để kết luận được rằng sự kiện tổ chức có đáp ứng được mục tiêu đã đề ra hay không. Bạn có thể đánh giá hiệu quả đạt được của buổi hội nghị, hội thảo dựa trên 2 yếu tố:
- Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng
- Kết quả hoạt động truyền thông
Trên đây là quy trình các bước cơ bản tổ chức hội nghị, hội thảo. Để đảm bảo hội nghị, hội thảo được diễn ra thành công nhất, đừng quên hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. LUXTOUR là công ty tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu Việt Nam. Đến đây, bạn sẽ được hỗ trợ nhiệt tình, chu đáo để có thể tổ chức một hội nghị, hội thảo ấn tượng và hiệu quả nhất.
Kinh nghiệm tổ chức hội nghị hội thảo
Trong các bước tổ chức hội nghị, hội thảo đã nêu bên trên, có những khâu vô cùng quan trọng, đóng vai trò quyết định sự thành bại hoặc điểm nhấn của cả sự kiện. Với kinh nghiệm của Luxtour, có 5 điều bạn cần đặc biệt lưu ý khi tiến hành tổ chức một hội nghị, hội thảo. Cụ thể như sau:
1. Lên ý tưởng chủ đề cho chương trình
Chủ đề (topic) của chương trình là yếu tố vô cùng quan trọng đối với bất kỳ chương trình sự kiện nào, đặc biệt là một sự kiện quan trọng như tổ chức hội nghị – hội thảo. Đây chính là cơ sở để phác thảo nội dung, kế hoạch cho sự kiện. Chủ đề cần phải ngắn gọn đồng thời thể hiện được mục đích và thông điệp của hội nghị hội thảo cũng như những lợi ích mà người tham gia nhận được. Ví dụ, chủ đề cho hội thảo chuyên đề của Tỉnh Đoàn, với đối tượng người tham gia là thanh niên có thể là “Bí quyết khởi nghiệp thành công”, “Kỹ năng giao tiếp hiệu quả”… hoặc buổi hội nghị cho các nhà phân phối sản phẩm có thể là “Hội nghị tri ân khách hàng”…
Đặc biệt đối với những chương trình mà bạn mở cửa tự do hoặc bán vé tham dự hoặc mở cửa tự do thì chủ đề chương trình đóng một vai trò sống còn, quyết định rất lớn đến việc sự kiện của bạn có đông người tham dự hay không. Do vậy, tốt nhất là hãy thăm dò ý kiến của những người tham dự tiềm năng bằng một khảo sát survey để từ đó tìm ra những chủ để mà họ muốn tìm hiểu nhất, sau đó dựa vào các ý kiến này mà bạn quyết định chủ đề cho sự kiện.
2. Mời chuyên gia để tạo sự tin tưởng
Không phải sự kiện nào cũng cần có chuyên gia. Tuy nhiên sự xuất hiện của những chuyên gia đầu ngành trong buổi hội nghị, hội thảo sẽ làm tăng thêm sự chuyên nghiệp, uy tín đồng thời gia tăng sự tin tưởng của những người tham dự. Ngoài ra, điều này cũng rất có lợi khi truyền thông sự kiện vì nó sẽ giúp củng cố thêm hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp.
Khi mời chuyên gia đến hội nghị, hội thảo, Ban tổ chức lưu ý là cần lên danh sách câu hỏi cùng kịch bản cụ thể cả về nội dung lẫn thời gian cho chuyên gia. Điều này sẽ giúp thống nhất được về nội dung của hội nghị, hội thảo cũng như về thời gian chuyên gia trình bày, nhờ vậy sự kiện của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ, đúng thời gian và không bị kéo dài.
3. Lựa chọn địa điểm thích hợp
Địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo cần phải được lựa chọn cẩn thận và tỉ mỉ sao cho phù hợp với quy mô, tính chất của sự kiện. Cụ thể, có một số vấn đề mà bạn cần lưu ý như sau:
– Tùy thuộc vào tính chất của hội nghị, hội thảo mà không gian thiết kế, bài trí của địa điểm tổ chức phải phù hợp. Nếu hội nghị, hội thảo đòi hỏi sự nghiêm túc, trang trọng thì cần phải lựa chọn địa điểm tổ chức có dịch vụ chuyên nghiệp, hình thức đẹp, cao cấp, đảm bảo sự yên tĩnh và riêng tư như trung tâm tổ chức sự kiện hoặc khách sạn.
– Xem xét về trang thiết bị, dịch vụ. Khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo, bạn cần kiểm tra kỹ xem nơi đó có đáp ứng được các thiết bị cần thiết hay không. Dàn âm thanh, mic, máy chiếu… là những thứ không thể thiếu. Cao cấp hơn thì tính toán đến vấn đề ánh sáng, trang trí… Đặc biệt, đối với những hội nghị về học thuật thì còn cần thêm màn hình LED, bút chỉ, bút laser … Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm tra kỹ những tiện ích mà địa điểm cung cấp, xem phần nào là miễn phí, phần nào sẽ mất phí nhằm lên dự trù ngân sách phù hợp.
Bên cạnh đó, khi chọn địa điểm bạn cũng nên tính toán đến vấn đề giao thông đi lại để thuận tiện nhất cho những người tham dự.
4. Thu thập thông tin của khách hàng tham dự
Đối với các doanh nghiệp, một trong những mục đích chính khi tổ chức hội nghị, hội thảo đó là củng cố, tăng cường mối quan hệ với các khách hàng cũ đồng thời tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm năng. Do vậy, việc thu thập thông tin của các khách mời tham dự hội nghị, hội thảo cũng không kém phần quan trọng. Có rất nhiều hình thức để lấy thông tin khách hàng như: điền form online, đăng ký nhận email, sử dụng thẻ thành viên… Bạn có thể cân nhắc lựa chọn các hình thức phù hợp nhất với từng sự kiện.
5. Truyền thông sự kiện
Để buổi hội nghị, hội thảo diễn ra thành công thì không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Đặc biệt là các sự kiện thu phí hay mở cửa tự do, nếu không dành thời gian đầu tư cho công tác tuyên truyền thì even của bạn dễ rơi vào tình trạng quá vắng người tham dự, dẫn đến thất bại.
Để hoạt động này đạt được hiệu quả cao nhất, bạn cần chú ý đến vấn đề thời gian. Cụ thể, thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện hoặc khiến người tham dự chủ quan không đăng ký. Tuy nhiên thời gian truyền thông cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ vừa khiến người tham dự khó khăn trong việc sắp xếp công việc, vừa cản trở công tác chuẩn bị của ban tổ chức (địa điểm, dịch vụ…). Tốt nhất, các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước hội nghị, hội thảo. Đặc biệt, nếu muốn hội nghị, hội thảo của mình nổi bật và thu hút được nhiều người quan tâm bạn cần chọn một chủ đề hợp xu hướng, đánh trúng tâm lý của người tham gia để thực hiện truyền thông cho sự kiện.
Một số kênh truyền thông hiệu quả để tuyên truyền về sự kiện bao gồm: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… tùy vào tính chất, quy mô và đối tượng khách hàng mục tiêu của hội nghị, hội thảo mà bạn chọn kênh truyền thông phù hợp. Ví dụ, đối với những hội thảo có tính phí tham dự thì bạn cần có hình thức truyền thông “mạnh” hơn như gọi điện trực tiếp mời tham dự. Trong trường hợp bạn không có đủ Database khách tham dự tiềm năng để truyền thông cho hội thảo, hội nghị của mình thì có thể tính đến phương án mua lại dữ liệu khách hàng từ những trang cung cấp dữ liệu khách hàng chuyên nghiệp hoặc các công ty quảng cáo, truyền thông, website giới thiệu việc làm…
Ngoài ra, vấn đề truyền thông cũng cần phải cân đối với chi phí. Thường thì người tổ chức sự kiện sẽ để riêng một khoản ngân sách dùng để phục vụ cho việc quảng bá sự kiện. Hãy cân nhắc sử dụng các hình thức truyền thông sao cho vừa hiệu quả vừa tối ưu chi phí.
Trên đây là toàn bộ các thông tin về Kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo mới nhất 2024 của LuxTour. Chúng tôi hy vọng bạn đã có thêm được nhiều kiến thức bổ ích để áp dụng vào thực tế và tổ chức thành công các buổi hội nghị, hội thảo cho cơ quan, doanh nghiệp mình. Nếu có thêm bất cứ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ với LuxTour để được giải đáp chi tiết và tận tình nhất.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
