Gala lunch được biết đến là một sự kiện không khác so với tiệc Gala Dinner quá nhiều. Đây không chỉ là dịp để mọi người được giao lưu, học hỏi và chia sẻ với nhau mà nó còn góp phần thúc đẩy sự sáng tạo, xây dựng niềm tin và tinh thần đoàn kết cho nội bộ của doanh nghiệp, công ty… Thế nhưng, muốn tổ chức được một buổi tiệc Gala Lunch hoàn hảo, trọn vẹn và mang lại nhiều ý nghĩa, xúc cảm như thế thì không hề dễ dàng. Hãy cùng theo dõi, tham khảo bài viết dưới đây của Luxtour để hiểu hơn và biết cách tổ chức cho phù hợp, bạn nhé!
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Gala Lunch là gì?
Như đã nói, Gala Lunch là một chương trình sự kiện cũng khá giống với Gala Dinner. Nó cũng được tổ chức vào một ngày đặc biệt hay dịp quan trọng của công ty như ngày hội gia đình, chương trình du lịch… Có lẽ điều khác nhau duy nhất chính là sự kiện này được tổ chức vào buổi trưa – thời gian nghỉ ngơi “hiếm hoi” sau những giờ làm việc căng thẳng, mệt mỏi. Phải chăng vì thế Gala lunch mang ý nghĩa cực kỳ đặc biệt?
Ý nghĩa của việc tổ chức Gala Lunch
Tổ chức Gala nói chung hay Gala lunch nói riêng đều là một hoạt động cần thiết. Thậm chí trong một số trường hợp còn được coi là hoạt động đặc biệt quan trọng, góp phần trong guồng máy phát triển của doanh nghiệp, đoàn thể, công ty… Do đó, có thể khẳng định, những sự kiện Gala đều có lợi ích cực kỳ lớn. Đối với Gala Lunch sẽ mang lại những ý nghĩa tuyệt vời như:
1. Gặp mặt, tri ân khách hàng thân thiết
Cùng với nhiều hoạt động khác, Gala lunch cũng chính là một sự kiện định kỳ, là cơ hội để các công ty, doanh nghiệp có thể gửi lời tri ân tới khách hàng, quý đối tác thân thiết đã luôn luôn trung thành và ủng hộ doanh nghiệp, công ty. Bởi vậy, bên cạnh việc tổ chức chương trình Gala một cách trang trọng theo đúng mục đích mà công ty, doanh nghiệp mong muốn sẽ còn có những món quà giá trị để gửi tới đối tác, khách hàng như lời cảm ơn vì đã đồng hành, tin tưởng.
2. Tổng kết những thành tựu đã đạt được
Gala lunch cũng là cơ hội, dịp “hiếm hoi” để các thành viên cùng ngồi lại và chúc mừng những thành tựu đã đạt được hoặc chia sẻ những gì đã trải qua. Mọi người sẽ cùng nhau sống lại trong những kỷ niệm ngập tràn và định hướng chặng đường tương lai. Một chương trình ấn tượng, ý nghĩa sẽ góp mặt thắt chặt tình đoàn kết giữa các thành viên cũng như tăng tình cảm của nhân viên dành cho ngôi nhà thứ hai của mình.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
3. Tri ân đội ngũ nhân viên
Tiệc Gala Lunch còn chính là những khoảng lắng đọng nhằm truyền tải những ý nghĩa, thông điệp mà Ban lãnh đạo mong muốn gửi gắm đến toàn bộ nhân viên. Cùng nhau cam kết những mục tiêu đặt ra trong tương lai và cùng nhau phát triển nó. Đồng thời, cũng là cơ hội để Ban lãnh đạo bày tỏ lòng biết ơn, tri ân sâu sắc tới đội ngũ nhân sự đã luôn nhiệt tình hết mình vì công việc, góp phần xây dựng công ty, doanh nghiệp ngày càng thành công và phát triển lớn mạnh hơn. Từ đó, đây còn là bữa tiệc tổng kết, khen thưởng các cá nhân, tập thể đã hoàn thành xuất sắc công việc. Vì thế, chương trình gala cần được tổ chức một cách chỉn chu, tỉ mỉ, cẩn thận, tận tâm và quan tâm đến mọi người một cách thật lòng.
Những hình thức tổ chức Gala lunch
Tương tự như Gala Dinner, Gala Lunch cũng sẽ có một số hình thức tổ chức phổ biến như:
1. Tiệc Gala lunch kết hợp với hoạt động teambuilding
Dường như ai cũng biết, sau khi tham gia các hoạt động teambuilding, chắc chắn ai ai cũng sẽ cảm thấy mệt mỏi và cần nghỉ ngơi. Khi đó, tiệc gala lunch chính là một sự lựa chọn hoàn hảo, lý tưởng để mọi người được thưởng thức những món ăn ngon. Rồi cùng nhau tham gia các gameshow hay hòa mình, lắc lư trong những tiết mục ca múa nhạc sôi động.
2. Chương trình Gala lunch được “lồng ghép” trong các chuyến du lịch
Đối với mỗi doanh nghiệp, công ty… thì tổ chức du lịch theo định kỳ đã trở thành một hoạt động vô cùng cần thiết và có vai trò, ý nghĩa, lợi ích cực kỳ to lớn. Bởi sau mỗi chuyến du lịch, các thành viên sẽ đoàn kết và có tinh thần làm việc cao hơn. Đồng thời, mỗi chuyến đi cũng chính là một dịp để mọi người gắn bó và hiểu thêm về nhau nhiều hơn. Và Gala Lunch cũng chính là một công cụ để giúp các thành viên gần gũi và đoàn kết với nhau. Tại bữa tiệc này, mọi người có thể thoải mái trò chuyện về cuộc sống riêng tư để vui vẻ hơn và cảm thấy bớt căng thẳng, lo âu.
Thông thường, chương trình Gala Lunch sẽ tổ chức đơn giản hơn so với Gala Dinner vì bị phụ thuộc vào yếu tố thời gian cũng như nội dung và mục đích tổ chức. Tuy nhiên, trong chương trình Gala Lunch cũng có đầy đủ các phần như văn nghệ, trao giải, chơi trò chơi…
3. Khi nào nên tổ chức chương trình Gala Lunch
Gala lunch là một chương trình sự kiện khá đặc biệt và đặc thù khi được tổ chức vào thời gian là buổi trưa. Với việc tổ chức trong khoảng thời gian này thì chương trình sẽ không yêu cầu quá cầu kỳ, phức tạp mà chỉ cần thể hiện đúng nội dung của chương trình và chủ đề mong muốn. Vậy khi nào thì nên tổ chức chương trình Gala Lunch?
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Nhìn vào tính chất của chương trình thì đây chính là một buổi tiệc trưa kết hợp với các dịch vụ đi kèm và nội dung mà công ty, doanh nghiệp muốn truyền tải. Do đó, doanh nghiệp, công ty nên tổ chức chương trình Gala Lunch khi:
- Khi Ban lãnh đạo muốn tổ chức một chương trình để có các hoạt động trong công ty mà không muốn đi xa và có hình thức tổ chức đơn giản. Lúc này, Gala Lunch chính là bài toán đơn giản lại cực kỳ phù hợp. Công ty có thể tổ chức bữa tiệc tại chính văn phòng vào bất kỳ thời điểm nào trong tuần. Kết hợp bữa trưa với các tiết mục nho nhỏ như văn nghệ, gameshow, trao quà…
- Công ty nên tổ chức Gala Lunch khi nó là một chương trình nằm trong chuỗi phát triển văn hóa doanh nghiệp mà thời gian tổ chức chỉ có 1 ngày như ngày hội trẻ em, ngày hội gia đình, ngày hội văn hóa…
- Nhiều công ty, doanh nghiệp muốn tổ chức chương trình du lịch một ngày nhưng lại không có quá nhiều thời gian hoặc do kinh phí hạn hẹp thì Gala Lunch chính là một phương án cần thiết, lý tưởng. Chương trình này sẽ giải quyết được các vấn đề:
- Đây sẽ điểm nhấn, dấu ấn của khách hàng về chuyến hành trình. Là cơ hội để giao lưu, tạo tinh thần và tràn đầy năng lượng tươi mới cho các thành viên tham gia.
- Sẽ đảm bảo thực hiện được đầy đủ các hoạt động của chương trình du lịch một ngày đã được lên kế hoạch từ trước.
Kịch bản tổ chức Gala Lunch
Để có thể tổ chức Gala Lunch thành công, trọn vẹn và hoàn hảo thì bắt buộc mỗi công ty, doanh nghiệp… phải xây dựng được một kịch bản chương trình hoàn chỉnh. Nếu quý công ty, đoàn thể.. đang hoang mang không biết xây dựng kịch bản Gala lunch như thế nào thì có thể tham khảo những bước hướng dẫn như dưới đây.
1. Xác định mong muốn của khách hàng
Điều đầu tiên trước khi tiến hành một công việc gì đó là bạn phải xác định được mong muốn công việc mà đối tượng đang muốn hướng đến. Mục đích là để tiến hành và thực hiện chúng một cách tốt nhất. Đối với việc tổ chức Gala Lunch cũng vậy, muốn chương trình thành công thì bạn phải xác định được mong muốn của khách hàng là gì? Xác định rõ khả năng chi trả ngân sách của khách hàng? Khách hàng cần gì ở công ty của mình để bạn có thể đáp ứng đầy đủ, trọn vẹn?…
Xác định rõ ràng những vấn đề trên rồi thì từ đó, bạn mới có thể lên ý tưởng, xây dựng được kịch bản của bữa tiệc nhắm vào đúng mong muốn của khách hàng. Để bữa tiệc diễn ra thành công tốt đẹp và khách hàng sẽ nhớ mãi đến thương hiệu của công ty bạn.
2. Lên ý tưởng và chủ đề cho Gala Lunch
Ý tưởng và chủ đề của Gala Lunch chính là một trong những yếu tố quyết định tính hấp dẫn, mới lạ của chương trình. Do đó, các bạn cần xác định được là sẽ xây dựng chương trình theo chủ đề như thế nào? Để nhờ vậy mới có thể lên kế hoạch và kịch bản cụ thể triển khai chủ đề đó đơn giản hơn.
Bật mí một số chủ đề cho tiệc Gala Lunch mà bạn có thể tham khảo như chủ đề theo mùa, chủ đề theo mục tiêu tổ chức, chủ đề theo dự án… Xác định được chủ đề, bạn sẽ biết nên bắt đầu từ đâu và tổ chức như thế nào cho hợp lý.
Cùng với chủ đề, ý tưởng chủ đạo của chương trình cũng rất quan trọng. Nếu chưa suy nghĩ ra được ý tưởng nào hay ho và mới mẻ thì bạn có thể tổng hợp, tham khảo những ý tưởng từ đồng nghiệp của mình. Bởi mỗi người sẽ có một sự sáng tạo khác nhau, chắc chắn sẽ đem lại cho bạn nhiều thông điệp, thông tin mới. Và dù đó chỉ là một ý tưởng nhỏ nhưng nếu biết khéo léo sáng tạo và triển khai thêm thì biết đâu ý tưởng nhỏ ấy sẽ góp mặt trở thành một đột phá lớn trong chương trình Gala Lunch của bạn.
3. Lập kế hoạch cụ thể cho chương trình Gala Lunch
Kế hoạch ở đây là sẽ bao gồm thời gian, địa điểm, kế hoạch triển khai sự kiện, kế hoạch truyền thông… Tùy theo hoàn cảnh của mỗi công ty, doanh nghiệp mà thời điểm tổ chức sẽ được cân nhắc khác nhau.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Như đã nói, thời gian để tổ chức tiệc Gala Lunch sẽ là vào buổi trưa. Do đó, mọi người nên tranh thủ sắp xếp mọi việc ổn thỏa trước thời gian diễn ra chương trình để tham dự cho kịp. Về địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cũng cần lên kế hoạch trước. Nếu không có quá nhiều kinh phí thì việc tổ chức ở ngay tại văn phòng cũng là một ý tưởng tuyệt vời. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm nhiều nhà hàng sang trọng khác, sở hữu vị trí gần với công ty, doanh nghiệp…
Khi đã có được thời gian, địa điểm cụ thể thì các bạn cũng đừng quên lên kế hoạch cho việc truyền thông. Tức là gửi giấy mời tới người tham dự cũng như gửi bản kế hoạch cho phòng nhân sự, marketing… để triển khai công việc một cách tốt nhất. Nếu bạn xây dựng kế hoạch càng chi tiết thì việc thực hiện sẽ càng dễ dàng hơn.
4. Lưu ý cho việc lựa chọn địa điểm tổ chức Gala Lunch
Như đã nói ở phía trên thì việc chọn địa điểm để tổ chức Gala lunch sao cho phù hợp là một vấn đề khá quan trọng. Bởi vấn đề này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của chương trình, kịch bản tổ chức sự kiện mà còn ảnh hưởng đến nhãn quan của người tham dự sự kiện. Nếu không tổ chức ở ngay tại văn phòng thì các bạn cần phải lưu ý một số nguyên tắc trong việc lựa chọn địa điểm như :
- Phải có không gian phù hợp với số lượng người tham gia.
- Địa điểm nên có vị trí gần trung tâm và giao thông thuận lợi.
- Phù hợp với kịch bản tổ chức. Có hỗ trợ âm thanh, ánh sáng.
- Mức giá phù hợp, phải chăng…
5. Thiết bị sự kiện âm thanh, ánh sáng
Bên cạnh việc lựa chọn địa điểm tổ chức bữa tiệc Gala lunch thì các bạn cũng đừng quên trang bị đầy đủ những thiết bị sự kiện âm thanh và ánh sáng. Những thiết bị sự kiện này phải được chuẩn bị thật tốt. Đòi hỏi thợ kỹ thuật điều chỉnh âm thanh cũng như ánh sáng phải cẩn thận, linh hoạt trong suốt quá trình diễn ra chương trình. Lưu ý, trong chương trình, âm thanh và ánh sáng không nên để che lấp khán giả. Ngược lại có thể để MC nắm bắt tâm lý khán giả rồi điều chỉnh sao cho phù hợp.
6. Xây dựng kịch bản Gala Lunch
Nhìn chung, so với những sự kiện khác, kịch bản Gala Lunch khá đơn giản. Bởi lẽ mục đích chính của bữa tiệc này chính là tri ân, liên hoan. Tuy nhiên, các bạn vẫn cần có một kịch bản thật chi tiết để đảm bảo chương trình được diễn ra đúng dự kiến và tránh tối đa những rủi ro.
Và nguyên tắc xây dựng kịch bản là dựa ý tưởng và chủ đề của chương trình để xây dựng kịch bản phù hợp.
Thông thường, một chương trình Gala Lunch sẽ trải qua 8 bước cơ bản:
- Bước 1: Đón khách mời
- Bước 2: MC ổn định không gian hội trường rồi phát biểu lý do của bữa tiệc.
- Bước 3: Mời Ban lãnh đạo lên phát biểu
- Bước 4: Chương trình văn nghệ
- Bước 5: Vinh danh cá nhân xuất sắc
- Bước 6: Dùng tiệc
- Bước 7: Gameshow
- Bước 8: Bế mạc Gala
Phía trên chỉ là kịch bản để các bạn có thể dựa vào đó để tham khảo hoặc sáng tạo thêm kịch bản theo phong cách riêng của mình. Bật mí, nếu kết hợp chương trình Gala với Pool party cũng khá thú vị đấy.
7. Checklist khi tổ chức Gala lunch
Một trong những công việc tiếp theo không thể thiếu trong quy trình tổ chức Gala lunch chính là công tác chuẩn bị. Vì chuẩn bị có chu đáo thì tổ chức mới diễn ra được suôn sẻ và hiệu quả. Dựa vào kịch bản, các bạn hãy liệt kê lần lượt những thứ cần chuẩn bị ra. Đồng thời, nhớ phân công công việc một cách rõ ràng để đảm bảo mọi công đoạn chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Một số công việc cần chuẩn bị cho Gala lunch đó là:
- Chuẩn bị tiệc liên hoan
- Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, background gala lunch…
- Chuẩn bị thiệp mời, truyền thông sự kiện.
- Thuê MC, PG…
- Đặt dịch vụ hội trường
- Trang trí cổng chào, không gian tổ chức gala…
8. Thực hiện tổ chức Gala lunch
Trong quá trình tổ chức, bạn hãy dựa vào kịch bản để tiến hành sao cho hợp lý. Hãy phối hợp thật ăn ý với MC và ekip tổ chức để đảm bảo mọi việc diễn ra được suôn sẻ nhất. Bên cạnh đó, các bạn cũng cần linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh trong chương trình, linh hoạt thay đổi theo tình hình thực tế để không làm gián đoạn chương trình mà hiệu quả chất lượng vẫn đúng như dự tính ban đầu.
9. Sau chương trình tiệc Gala
Chương trình kết thúc, ekip hãy dọn dẹp hội trường cũng như tất cả các dụng cụ để tổ chức chương trình. Thông thường, khi bạn thuê địa điểm sẽ bao gồm luôn cả phần dọn dẹp. Tuy nhiên nên lưu ý những đạo cụ tổ chức như âm thanh, ánh sáng… hãy giữ gìn cẩn thận để có thể tận dụng cho lần sau. Một điểm quan trọng nữa là các bạn cũng đừng quên khảo sát tính hiệu quả của sự kiện, lắng nghe ý kiến của những vị quan khách về sự kiện. Để từ đó mới có cơ sở làm tốt hơn cho những chương trình sau.
Đối với những bước tổ chức chương trình Gala ở phía trên không hề khó khăn. Thế nhưng, đối với những doanh nghiệp, công ty chưa có kinh nghiệm thì lại khá vất vả. Vì thế, muốn giảm bớt nỗi lo về sự kiện Gala lunch cho công ty sắp tới thì lời khuyên tốt nhất là bạn nên lựa chọn một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, uy tín để họ lo cho từ A – Z.
Hy vọng với những thông tin mà LuxTour đã cung cấp về sự kiện Gala lunch như trên thì các bạn sẽ có thêm nhiều thông tin hữu ích để lựa chọn được một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp cho chương trình sắp tới của doanh nghiệp hay công ty mình nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
