Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức chương trình. Giúp định hướng cho toàn bộ quá trình tổ chức và đảm bảo hội nghị diễn ra thành công. Chính vì vậy khi có ý định tổ chức hội nghị khách hàng thì cần phải thống kê các loại chi phí. Và để hiểu rõ hơn về chi phí tổ chức hội nghị khách hàng, hãy theo dõi bài viết dưới đây!
Xem chi tiết: Hội nghị khách hàng là gì? Cách tổ chức hội nghị khách hàng thành công
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Các hạng mục chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức
Đây là chi phí tổ chức hội nghị khách hàng đầu tiên cần liệt kê. Thông thường tùy vào quy mô của hội nghị, từ đó các doanh nghiệp lựa chọn địa điểm phù hợp. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, địa điểm tổ chức cần đáp ứng một số tiêu chí sau:
- Không gian rộng rãi và đáp ứng được số lượng khách mời
- Khu vực bãi đỗ xe phải chứa được hết phương tiện của khách mời
- Có nhân viên hỗ trợ trong suốt hội nghị
- Có đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho hội nghị
Và chi phí thuê địa điểm sẽ chiếm khoảng 20 -30% tổng chi phí tổ chức hội nghị. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp thì chi phí này sẽ có thể thay đổi.
2. Chi phí nhân sự cho hội nghị khách hàng
Nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự thành công của hội nghị khách hàng. Một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sẽ góp phần tạo nên trải nghiệm tốt đẹp cho khách mời. Và giúp nâng cao hình ảnh và vị thế của doanh nghiệp. Hạng mục chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho nhân sự bao gồm:
- Nhân sự phục vụ: MC, PG, lễ tân, bảo vệ
- Nhân sự kỹ thuật: Kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng, quay phim, chụp ảnh
- Nhân sự quản lý: Quản lý sự kiện, quản lý khu vực,….
3. Chi phí thuê biểu diễn văn nghệ
Các tiết mục văn nghệ mở màn sẽ giúp khuấy động bầu không khí, tạo ấn tượng tốt đẹp và thu hút sự chú ý của khách hàng. Mức giá thuê biểu diễn văn nghệ sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
- Loại hình nghệ thuật: múa, hát, ảo thuật, xiếc,….
- Số lượng người biểu diễn
- Thời lượng biểu diễn
- Danh tiếng của nhóm/ca sĩ
Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để lựa chọn tiết mục phù hợp với chi phí hội nghị khách hàng.
4. Chi phí thuê trang thiết bị
Các hạng mục chi phí thuê trang thiết bị cơ bản bao gồm:
- Loa đài, âm thanh
- Ánh sáng
- Màn chiếu, bút chiếu
- Backdrop, sân khấu
Ngoài những hạng mục cơ bản trên, bạn có thể thuê thêm các thiết bị khác như máy quay phim, chụp ảnh, hệ thống phiên dịch. Mức chi phí cho trang thiết bị phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Bạn nên tham khảo bảng giá của các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau để lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất với ngân sách của mình.
5. Chi phí quay chụp
Chi phí quay chụp cho hội nghị khách hàng thường được chia thành hai phần:
- Chi phí quay phim: tùy thuộc vào thời lượng quay, số lượng máy quay, yêu cầu kỹ thuật và tay nghề của ekip quay phim.
- Chi phí chụp ảnh: phụ thuộc vào số lượng ảnh chụp, thời gian chụp, yêu cầu chỉnh sửa ảnh và tay nghề của nhiếp ảnh gia.
Doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố để đảm bảo chi phí hội nghị khách hàng hợp lý.
6. Chi phí thiết kế và in ấn
Hạng mục thiết kế và in ấn là một phần không thể thiếu trong việc tổ chức hội nghị khách hàng thành công. Các vật phẩm quảng cáo như backdrop, poster, cổng chào, thiệp mời,… Đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý, tạo ấn tượng và truyền tải thông điệp của sự kiện đến khách hàng.
7. Chi phí đặt tiệc hội nghị khách hàng
Trong các hạng mục chi phí tổ chức hội nghị khách hàng, chi phí đặt tiệc là một khoản khá lớn. Sau khi hội nghị kết thúc, doanh nghiệp thường tổ chức tiệc tối để chiêu đãi khách mời và thắt chặt tình cảm. Chi phí tiệc phụ thuộc vào mức độ đầu tư của doanh nghiệp. Chi phí có thể cao thấp nếu doanh nghiệp lựa chọn thực đơn cao cấp.
Doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố như số lượng khách mời, ngân sách,… Tu đó cân đối chi phí hội thảo khách hàng một cách tối ưu nhất.
8. Chi phí quà tặng cho khách hàng
Đây là lời tri ân doanh nghiệp dành cho những vị khách quý đã dành thời gian tham dự và góp phần tạo nên thành công cho sự kiện. Việc lựa chọn quà tặng cần cân nhắc kỹ lưỡng, đảm bảo phù hợp với đối tượng khách hàng, giá trị quà tặng và ngân sách của doanh nghiệp. Chi phí quà tặng phụ thuộc vào số lượng khách mời và giá trị món quà. Doanh nghiệp có thể chi từ vài triệu đến hàng trăm triệu đồng cho hạng mục này.
9. Chi phí vận chuyển
Mức chi phí vận chuyển phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:
- Khoảng cách địa lý: Hội nghị được tổ chức ở xa hay gần địa điểm khách hàng?
- Số lượng khách mời: Càng nhiều khách mời, chi phí vận chuyển càng cao.
- Phương tiện vận chuyển: Sử dụng xe buýt, taxi, hay máy bay?
- Loại thiết bị cần vận chuyển: Kích thước, trọng lượng và số lượng thiết bị ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển.
Doanh nghiệp cần lựa chọn phương án phù hợp để tối ưu hóa kinh phí tổ chức hội nghị. Khảo sát giá cả của các nhà cung cấp và so sánh các phương án là điều cần thiết.
10. Chi phí thuê đơn vị tổ chức
Nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện để tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo thành công cho hội nghị khách hàng. Mức giá thuê đơn vị tổ chức sự kiện dao động, tùy thuộc vào quy mô, tính chất và yêu cầu của sự kiện. Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, có kinh nghiệm tổ chức các hội nghị khách hàng tương tự. Cần cân nhắc các yếu tố như: kinh nghiệm, năng lực, đội ngũ nhân viên, trang thiết bị, giá cả,…
11. Chi phí phát sinh tổ chức hội nghị khách hàng
Bên cạnh các hạng mục chi phí chính, việc tổ chức hội nghị khách hàng luôn tiềm ẩn nguy cơ phát sinh. Những khoản chi phí này có thể đến từ nhiều yếu tố như:
- Thay đổi số lượng khách tham dự
- Sự cố kỹ thuật
- Yêu cầu phát sinh từ khách hàng
Để hạn chế tối đa chi phí phát sinh, doanh nghiệp cần dự kiến các trường hợp phát sinh. Song song với đó, có khoản chi phí phòng các trường hợp này. Điều này giúp cho chương trình diễn ra thành công tốt đẹp.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Báo giá chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
| STT | Hạng mục | Chi tiết | Đơn giá (Chưa bao gồm VAT) |
| 1 | Địa điểm tổ chức | Phòng setup theo tiêu chuẩn Hệ thống âm thanh ánh sáng Hoa tươi trang trí, máy chiếu. Bút và giấy viết | Liên hệ Hotiline: 037 266 7666 báo giá chi tiết. |
| Khu vực kỹ thuật | |||
| 2 | Sân khấu | – Chất liệu: Chân sắt sơn tĩnh điện, mặt ván gỗ ép sơn chống thấm – Phụ kiện đi kèm: Quây thảm hoặc quây vải, bậc lên xuống phù hợp với chiều cao của sân khấu | ~ 250.000đ/m2 |
| 3 | Âm thanh | Gói âm thanh hội nghị | ~ 5.000.000đ/m2 |
| 4 | Bục phát biểu | Kích thước: cao 1.1m rộng 60cm Kèm micro Kèm logo và hoa tươi | Từ 1.000.000đ |
| 5 | Màn hình led | Hệ thống công suất đồng bộ Bộ xử lý tín hiệu hình ảnh Nhân viên kỹ thuật | ~ 600.000đ/m2 |
| Khu vực tổ chức sự kiện | |||
| 7 | Tiệc | Teabreak – Hoa quả theo mùa – Bánh ngọt cao cấp – Nước và trà | từ 70.000đ/người |
| Nhân sự | |||
| 8 | MC | MC dẫn chương trình | ~ 6.000.000đ/người |
| 9 | Media | Quay phim, chụp ảnh | Gói quay chụp: 9.000.000đ/gói |
| 10 | Nhân sự hỗ trợ | Nhân sự setup và hỗ trợ | khoảng 800.000đ/người |
| Khu vực check in | |||
| 11 | Standee | Chân X in bạt hiflex Kích thước: 0.8 x 1.8m | Chân X khoảng 120.000đ/chân Thiết kế và in ấn nội dung: 55.000đ/m2 |
| 12 | Backdrop | Bao gồm: in ấn và thi công | ~ 180.000đ/m2 |
| 13 | Vận chuyển | Tùy vào khoảng cách địa điểm | Liên hệ Hotiline: 037 266 7666 báo giá chi tiết. |
Trên đây là bảng báo giá chi phí tổ chức hội nghị khách hàng tại LuxTour. Các chi phí này mang tính chất tham khảo, để có nhìn bao quát hơn. Chi phí trên chưa bao gồm thuế VAT và một số chi phía khác tùy vào mục đích tổ chức sẽ có chi phí khác nhau. Và để nhận báo giá tốt nhất, quý khách hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 037 266 7666.
Những tips giúp bạn tiết kiệm chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
1. Lựa chọn tổ chức vào dịp thấm điểm
Đây là một bí quyết hữu ích giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể. Thấm điểm” được hiểu là những giai đoạn trong năm mà nhu cầu tổ chức hội nghị/hội thảo thấp hơn so với bình thường. Thông thường, giữa năm (khoảng tháng 5 đến tháng 8) là thời điểm lý tưởng để áp dụng chiến lược này.
Bên cạnh đó dịp thấp điểm, các nhà cung cấp dịch vụ sự kiện có nhiều thời gian rảnh hơn. Do đó họ sẽ dễ dàng đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp và đưa ra mức giá cạnh tranh hơn.
2. Cân nhắc về địa điểm tổ chức hội nghị
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí. Để tiết kiệm chi phí, bạn nên cân nhắc một số yếu tố sau:
- Giá thuê phòng: Tìm kiếm các địa điểm có giá thuê phòng hợp lý và có các gói ưu đãi cho sự kiện. So sánh giá cả của các địa điểm khác nhau trước khi đưa ra quyết định.
- Vị trí: Xem xét việc sử dụng không gian có sẵn trong công ty hoặc một không gian cộng đồng để giảm chi phí thuê địa điểm. Tuy nhiên, cần lưu ý đến vị trí địa điểm. Địa điểm ở ngoại thành thường có chi phí thuê thấp hơn nội thành nhưng sẽ gia tăng chi phí di chuyển của khách mời tham dự.
- Loại hình địa điểm: Chi phí tại trung tâm tổ chức sự kiện sẽ thấp hơn tại các khách sạn lớn. Bạn nên cân nhắc loại hình địa điểm phù hợp với quy mô và mục đích của hội nghị.
3. Sử dụng dịch vụ trọn gói
Đây là giải pháp tối ưu giúp bạn tiết kiệm chi phí và thời gian cho việc tổ chức hội nghị khách hàng. Dịch vụ trọn gói sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ các hạng mục cần thiết cho hội nghị. Điều này giúp bạn tránh được tình trạng phải liên hệ với nhiều nhà cung cấp dẫn đến việc tốn thời gian và chi phí phát sinh. Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường có đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, am hiểu về các quy trình tổ chức hội nghị. Do vậy, họ có thể đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. Dịch vụ trọn gói thường có mức giá cạnh tranh hơn so với việc bạn tự thuê từng hạng mục riêng lẻ.
4. Tận dụng các nguồn lực sẵn có
Để tối ưu hóa ngân sách cho sự kiện quan trọng này, doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn lực sẵn có. Như nhân viên nội bộ, họ có thể hỗ trợ các công việc như đón tiếp, sắp xếp chỗ ngồi, phát tài liệu,… Sử dụng máy tính, máy chiếu, màn hình sẵn có của công ty để tiết kiệm chi phí thuê thiết bị. Bên cạnh đó, có thể tận dụng, tài năng của nhân viên để tổ chức các tiết mục văn nghệ nội bộ. Đây cũng là cơ hội để gắn kết và tạo bầu không khí vui vẻ cho hội nghị. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả mà vẫn đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và ấn tượng.
Có thể bạn sẽ cần: Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng đầy đủ
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Qua bài viết, LuxTour chia sẻ lists hạng mục chi phí tổ chức hội nghị khách hàng. Hy vọng với thông tin này giúp bạn hiểu hơn về chi phí khi tổ chức hội nghị. Từ đó bạn có thể tự lên checklist chi phí cho chương trình sự kiện của mình. Chúc bạn có chương trình hội nghị khách hàng thật thành công. Nếu bạn cần thuê đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng uy tín, hãy liên hệ với chúng tôi nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Thanh Hằng, một cô gái đam mê du lịch. Cũng chính từ sở thích ấy mà tôi bén duyên với ngành Quản trị Du lịch tại Đại học Công nghiệp Hà Nội. Trong suốt những năm tháng học tập và làm việc tôi nhận thấy rằng thứ tôi muốn thấy nhiều hơn cả chính là nụ cười từ sự hài lòng của khách hàng. Làm việc trong lĩnh vực du lịch – team building, đối mặt với những yêu cầu từ đơn giản đến phức tạp, khiến tôi hiểu ra rằng việc mang đến những dịch vụ hoàn hảo từ những chi tiết nhỏ nhất thực sự rất quan trọng. Đây cũng chính là kim chỉ nam mà tôi luôn mang theo bên mình cho đến tận bây giờ. Và tôi tin rằng mỗi khách hàng khi bỏ tiền ra đều xứng đáng nhận được “Dịch vụ tốt nhất”. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã đem đến những thông du lịch hữu ích cho độc giả.
