Báo gía Chi phí tổ chức gala dinner khoảng bao nhiêu tiền? Có những hạng mục nào quan trọng mà không được bỏ lỡ? Bài viết ngay sau đây Luxtour sẽ chia sẻ đến bạn kinh phí dự trù và hoạch định chi tiết các khoản để cho kế hoạch đầu tư chuẩn bị hợp lý cho doanh nghiệp.
Xem chi tiết: Cách tổ chức gala dinner thành công chi tiết từ A – Z
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Gala dinner là gì và khi nào tổ chức
Gala dinner là một sự kiện được tổ chức mục đích để ăn mừng, khen thưởng hoặc tri ân khách hàng của các doanh nghiệp. Thông thường một chương trình gala dinner sẽ có các phần: giới thiệu về doanh nghiệp, giới thiệu về sản phẩm kinh doanh, vinh danh những thành viên xuất sắc trong năm, các tiết mục văn nghệ, giải trí…
Chương trình gala dinner kết hợp giữa du lịch hoặc tiệc liên hoan cuối năm với ăn tối, được tổ chức vào một ngày đặc biệt hay nhân một dịp quan trọng của các cơ quan công ty. Tổ chức chương trình gala đa dạng về mục tiêu, giá trị và ý nghĩa.
Các chi phí tổ chức Gala dinner
1. Chi phí thuê địa điểm
Chi phí thuê địa điểm là khoản phí mà các doanh nghiệp phải chi trả hay đặt cọc trước tiên để đặt giữ chỗ tại các phòng tiệc ở khách sạn, khu nghỉ dưỡng resort hay trung tâm tổ chức sự kiện. Khoản này sẽ phải mất khoảng 20 – 30% phần tổng chi phí tổ chức gala dinner.
Dựa vào kinh phí, quy mô và địa điểm được lựa chọn của từng doanh nghiệp thì sẽ có nhiều mức chi phí khác nhau.
Các địa điểm tiêu biểu như: tổ chức tại nhà hàng, tổ chức tại phòng tiệc khách sạn, tổ chức ngoài trời khu du lịch, resort, hay tiệc ngoài trời ngay tại bãi biển,…
2. Chi phí các trang thiết bị tổ chức Gala dinner
Chi phí thuê trang thiết bị để phục vụ cho khâu tổ chức hoạt động sẽ có mức chi phí bằng hoặc hơn chi phí thuê địa điểm.
Tùy thuộc vào địa điểm, quy mô tổ chức và tính đặc thù của concept tổ chức mà các doanh nghiệp lựa chọn thì sẽ có những mức chi phí khác nhau.
Nếu tổ chức ở ngoài trời thì cần phải chuẩn bị nhiều trang thiết bị hơn, chi phí cũng sẽ cao hơn bình thường.
Nếu tổ chức trong phòng tổ chức sự kiện đã có sẵn trang thiết bị thì có thể tiết kiệm chi phí hơn.
Trang thiết bị để tổ chức gala dinner bao gồm:
- Sân khấu: Đây sẽ là phần ấn tượng đầu tiên đối với khách mời đến dự. Phần sân khấu sẽ được trang trí bởi backdrop có ghi nội dung ngày tháng, địa điểm tổ chức và tên chủ đề của buổi tiệc gala dinner. Tại đây khách mời sẽ chụp ảnh lưu niệm và lưu lại khoảnh khắc tuyệt vời cùng với đồng nghiệp của họ. Cũng chính là nơi trao phần thưởng, biểu diễn các tiết mục văn nghệ. Chính vì vậy sân khấu cần được chú trọng đầu tư.
- Âm thanh, ánh sáng: Đây là một yếu tố quan trọng để tạo nên một bữa tiệc lung linh lãng mạn và ấm cúng hơn. Tùy vào quy mô chương trình và số lượng người tham gia mà lựa chọn những bộ âm thanh phù hợp. Với những sự kiện nhỏ từ 15 – 50 người hoàn toàn có thể sử dụng loa kéo để tiết kiệm. Với sự kiện với quy mô lớn từ 100 người trở lên cần đầu tư sử dụng công suất lớn để âm thanh có thể đáp ứng truyền tải được âm lượng cũng như lời nói của MC đến tất cả khán giả.
- Màn hình LED: trình chiếu những hình ảnh, video về các sản phẩm kinh doanh, thành tựu đạt được trong năm, thông điệp chương trình, gương mặt đại diện, nhân viên xuất sắc và những hoạt động của doanh nghiệp.
- Đồ trang trí không gian: bàn ghế, nhà bạt, phông màn, hashtag, bóng bay,…
3. Chi phí ăn uống
Chương trình gala dinner là sự kết hợp giữa ăn tối và tham gia chương trình với những hoạt động mà BTC đưa ra. Bởi vậy phần chi phí ăn uống này là không thể thiếu. Tùy vào quy mô, sự đầu tư của chương trình và những suất ăn có tại trung tâm tổ chức sự kiện sẽ có những chi phí khác nhau. Thông thường tổ chức tiệc gala dinner sẽ có set menu tính theo đầu người là 250,000(vnđ)/người. Mức chi phí sẽ chiếm cao nhất khoảng 40% trên tổng chi phí tổ chức chương trình.
4. Chi phí nhân sự
Phần chi phí này sẽ trả cho các nhân sự phụ trách đứng ra tổ chức và điều khiển chương trình theo một quy mô kịch bản bài bản chuyên nghiệp. Phần chi phí nhân sự chiếm khoảng 2 – 3% trên tổng chi phí tổ chức. Một chương trình gala dinner sẽ có những nhân sự chủ chốt sau:
- MC – Người dẫn chương trình: Đây chính là người kết nối, dẫn dắt cảm xúc của khán giả theo đúng quy trình và chủ đề được đặt ra. Họ có nhiệm vụ giới thiệu ban khách mời chủ chốt, thông báo các hoạt động có trong chương trình, sử dụng khả năng hoạt ngôn và chuyên môn nghiệp vụ của mình để tổ chức các trò chơi sân khấu vui nhộn. Tạo cho chương trình hấp dẫn, ấn tượng hơn.
- Nhân sự hỗ trợ: phụ trách hỗ trợ các công việc trang trí, setup các hạng mục trên sân khấu, hỗ trợ chỉnh nhạc, thu dọn hành sau khi kết thúc chương trình,…
- Điều hành chương trình: người phân bổ công việc, nắm bắt và triển khai kế hoạch theo đúng quy trình. Xử lý những vấn đề phát sinh, để sự kiện được diễn ra trọn vẹn nhất.
- Vũ đoàn, ca sĩ, PG – PB, DJ: Biểu diễn các tiết mục văn nghệ, giao lưu cùng với khách mời tạo bầu không khí vui vẻ và sôi động cho buổi tiệc.
5. Chi phí vận chuyển
- Chi phí vận chuyển đưa đón khách mời đến địa điểm tổ chức gala dinner.
- Chi phí vận chuyển nhân sự, trang thiết bị, âm thanh, bàn ghế…
Chi phí vận chuyển sẽ chiếm khoảng 2% trên tổng chi phí tổ chức chương trình.
6. Chi phí thiết kế và in ấn
Nhằm cho buổi tiệc gala ấn tượng với những đặc điểm nổi bật để thu hút người tham gia truyền tải hình ảnh ý nghĩa của chương trình, các doanh nghiệp cần lưu ý các hạng mục sau đây:
Thiết kế backdrop: Đặt trên bục sân khấu. Nơi để khách mời chụp ảnh lưu niệm đồng thời quảng bá truyền thông hình ảnh.
Thiết kế sân khấu: Sân khấu trải thảm đỏ, nơi để phát biểu, trao quà và biểu diễn.
Thiết kế standee: Standee có thể đặt ngoài cửa phòng, hay cổng chào tổ chức sự kiện. Để khách mời dễ dàng nhận diện.
Thiết kế hashtag, thiết kế photo booth, thiết kế sign boards: Công cụ cầm trên tay chụp ảnh, hình ảnh sẽ ấn tượng và đồng thời làm tạo key truyền thông hình ảnh cho chương trình.
7. Chi phí quà tặng, phần thưởng
Tổ chức gala dinner khen thưởng chi nhân viên hay tri ân khách hàng cần thêm khoản chi phí quà tặng, phần thưởng nhằm mục đích cổ vũ tinh thần và bày tỏ sự cảm ơn. Phần chi phí quà tặng sẽ tùy vào ngân sách và chế độ đãi ngộ của công ty.
8. Chi phí media
Nhằm mục đích ghi lại những khoảnh khắc tuyệt vời của của buổi tiệc thì đội ngũ media quay chụp là một phần không thể thiếu. Đây còn là hình ảnh để quảng bá, truyền thông thương hiệu. Làm tư liệu tạo dựng văn hóa doanh nghiệp phát triển văn minh, lành mạnh.
9. Chi phát sinh
Khoản chi phí phát sinh sẽ sử dụng cho toàn bộ những hao phí phát sinh nhất định phải bỏ ra nhằm phục vụ cho chương trình một cách trọn vẹn nhất. Những trường hợp có thể sử dụng đến chi phí phát sinh là: Thực đơn, đồ uống có trong sự kiện, chi phí hỗ trợ, …
Bảng báo giá tổ chức Gala dinner trọn gói
LuxTour chuyên cung cấp các dịch vụ trọn gói về chương trình gala dinner với các hạng mục và chi phí như sau:
| STT | HẠNG MỤC | ĐƠN VỊ | GIÁ TIỀN |
| 1 | Thuê địa điểm | Từ 10,000,000(vnđ) Giá thuê có thể thay đổi theo quy mô và thời gian | |
| 2 | Âm thanh – Ánh sáng | Từ 5.000.000(vnđ) | |
| 3 | Backdrop | M2 | 200,000(vnđ) |
| 4 | Photobooth chụp ảnh | M2 | Tùy theo kích thước |
| 5 | Standee | Chiếc | Tùy theo kích thước |
| 6 | Tiệc liên hoan | Số khách | Tùy theo thực đơn và số lượng khách |
| 7 | PG – PB | Người | 800,000(vnđ) |
| 8 | MC | Người | 5,000,000(vnđ) |
| 9 | Vũ đoàn, ca sĩ, DJ | Người | Tùy theo yêu cầu |
| 10 | Media: quay phim chụp ảnh | Gói | Liên hệ |
| 11 | Xe vận chuyển | Chiếc | Khách hàng lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp. |
Công ty tổ chức sự kiện gala dinner chuyên nghiệp
LuxTour đơn vị du lịch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu miền Bắc. Với đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm, không ngừng học hỏi sáng tạo, mang đến cho khách hàng nhiều những dạng sự kiện bao gồm:
- Tổ chức team building
- Tổ chức gala dinner
- Tổ chức tiệc cuối năm
- Tổ chức ngày hội gia đình
- Tổ chức festival doanh nghiệp
- Tổ chức khởi công
- Tổ chức ra mắt sản phẩm mới
- Tổ chức trung thu, Quốc tế thiếu nhi
- Tổ chức giáng sinh, quốc thế phụ nữ 8/3
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
LuxTour với sứ mệnh mong muốn mang lại cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Chúng tôi tự tin có thể cung cấp chất lượng dịch vụ sáng tạo, uy tín và chất lượng đối với buổi tiệc gala dinner của quý khách hàng.
- Đội ngũ kinh nghiệm dày dặn, được đào tạo bài bản, có trách nhiệm với công việc và luôn cố gắng hoàn thành nhiệm vụ với kết quả tốt nhất.
- Xây dựng kịch bản độc đáo mới mẻ nhưng vẫn đáp ứng được yêu cầu và nét đẹp văn hóa của từng doanh nghiệp.
- Đầy đủ trang thiết bị để có thể cung cấp cho tổ chức chương trình.
- Báo giá tổ chức chương trình hợp lý phù hợp.
- Quy trình set up toàn diện bao gồm cả hạng mục từ trang trí đến âm thanh ánh sáng.
- Hỗ trợ tư vấn miễn phí 24/7 chu đáo và nhanh nhất.
Trên đây là mức chi phí tổ chức gala dinner mà LuxTour muốn chia sẻ đến quý công ty. Còn vấn đề nào cần thắc mắc xin vui lòng liên hệ qua thông tin bên dưới để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
