Event là gì? Khám phá tất tần tật về ngành sự kiện

“Event” là từ ngữ khá quen thuộc đối với các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp, nhưng để hiểu chính xác và ngọn ngành về Event thì không phải ai cũng hiểu được. Là công ty chuyên tổ chức sự kiện – Luxtour sẽ chia sẻ với bạn những kiến thức chuẩn xác nhất về thuật ngữ Event.

Mời bạn đọc: Quy trình tổ chức sự kiện

Event là gì?

Event là một từ tiếng Anh, có nghĩa là sự kiện. Đây là hoạt động quy tụ rất nhiều người tham gia tại một thời gian, địa điểm xác định và những người tổ chức ra những hoạt động này được gọi là những người làm event hay tổ chức sự kiện.

Trong Marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.

Tổ chức event là gì?

Tổ chức Event – Sự kiện là việc lên kế hoạch xây dựng và triển khai thực hiện để tạo hiệu ứng thu hút đám đông đến dự các hoạt động trong lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội.

Event được chia thành 3 nhóm chính: Event trong doanh nghiệp, Event khách hàng, Event phi lợi nhuận.

Những hoạt động thường có liên quan và cần đến tổ chức sự kiện bao gồm:

• Hội chợ thương mại, hoạt động triển lãm 
• Các lễ hội, đêm hòa nhạc, buổi biểu diễn
• Những sự kiện mang tính giải trí hay sự kiện gây quỹ từ thiện 
• Các buổi hội thảo chuyên đề, họp mặt, giao lưu, hội nghị 
• Sự kiện thể thao, sự kiện văn hóa, sự kiện của Đảng và Nhà nước
• Sự kiện ra mắt – giới thiệu – quảng bá thương hiệu, sản phẩm, marketing 
• Những sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, kinh doanh, xúc tiến thương mại, chương trình khuyến mãi…

Mục đích của việc tổ chức Event là gì?

• Tổ chức event nhằm mục đích truyền đi những thông điệp, góp phần quảng bá thương hiệu, tên tuổi, sản phẩm của công ty thông qua các sự kiện, event đến các khách hàng tiềm năng, đối tác, cơ quan truyền thông, công chúng,… giúp thúc đẩy những thông tin 2 chiều.

• Giúp tạo sức hút cho thương hiệu , dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm sao tăng doanh thu trong kinh doanh. 

• Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường.

• Tăng cường tối ưu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các đối tượng khách hàng mục tiêu.

• Làm thay đổi những nhận thức chủ quan ban đầu của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng, truyền thông đối với thương hiệu hay sản phẩm của một công ty, đơn vị, tổ chức nào đó.

• Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gai tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối,…

Các công việc người làm Event phải làm?

Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp đó. Dù là loại hình sự kiện nào, muốn thành công thì người làm Event cũng phải có sự am hiểu sâu sắc về Event, quy trình và cách thức tổ chức một chương trình sự kiện thành công nhất. Dưới đây là các bước mà người làm Event cần phải biết trước khi tổ chức một chương trình Event:

• Nghiên cứu thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện để xác định đối tượng mà sự kiện hướng tới.
• Lên kế hoạch, ý tưởng thực hiện: kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm và số lượng thành viên tham gia sự kiện. Ngoài các yếu tố bắt buộc trên, thì người tổ chức sự kiện phải có kỹ năng khái quát vấn đề nhanh chóng, từ đó chọn ra ý tưởng phù hợp nhất cho chương trình.
• Dự trù kinh phí: Người tổ chức sự kiện phải nắm được mức dự trù kinh phí của khách hàng. Từ đó phân bổ kinh phí cho từng hạng mục chính sao cho hợp lý nhất và tránh lãng phí vào những phần không cần thiết. 
• Xác định đối tượng khách mời: Bạn cần xác định đối tượng khách mời của chương trình Event, họ là những khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp trong tương lai, là những đối tác quan trọng, hay là những người nổi tiếng, có tầm ảnh hưởng thu hút đám đông. Chính vì vậy trước khi bắt đầu một kịch bản chương trình, bạn cần phải xác định đúng đối tượng khách mời, đánh giá đúng tính chất, đặc điểm và nhu cầu của khách mời để chuẩn bị các khâu gửi thiệp mời, phục vụ, đón tiếp khách trong sự kiện.
• Lên kịch bản chi tiết: Kịch bản sự kiện hay một bản timeline chi tiết sẽ bao gồm các hoạt động chính sẽ diễn ra trong sự kiện. Từ khâu đón tiếp, khai mạc chương trình đến cuối cùng là bế mạc chương trình ra sao. Kịch bản timeline càng chi tiết, rõ ràng thì tỉ lệ thành công của chương trình sẽ cao hơn.
• Phân chia công việc: Sau khi đã có kịch bản tổ chức Event, nhiệm vụ lúc này là phân chia nhân sự thực hiện các công đoạn của chương trình, mỗi người sẽ có trách nhiệm và vai trò khác nhau để hoàn thiện các bước chuẩn bị và có thể dễ dàng quản lý tiến độ chương trình, từ các hạng mục như cổng chào sự kiện, backdrop event, banner event, poster event, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, nhân sự điều phối chương trình,…
• Tiến hành tổ chức sự kiện: Tổ chức sự kiện là khâu chính và quan trọng nhất trong chương trình tổ chức Event, bạn phải đảm bảo mọi thứ phải được diễn ra trơn tru theo đúng kịch bản chương trình, linh hoạt với những vấn đề phát sinh và xử lý khéo léo sao cho phù hợp với tình huống thực tế.
• Kế hoạch dự bị cho mọi tình huống: Đối với các chương trình có quy mô tổ chức lớn và có nhiều khách mời quan trọng thì những phương án dự phòng luôn luôn có trong kế hoạch tổ chức của người làm Event. Vì trong quá trình tổ chức có những yếu tố bất ngờ xảy ra không có trong kế hoạch như thời tiết, thời gian diễn ra chương trình bị muộn hơn dự kiến, hệ thống sân khấu gặp sự cố,… Lúc này những phương án thay thế, kịp thời sẽ giúp bạn khắc phục được những sự cố không mong muốn xảy ra.
• Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện: Sau khi kết thúc sự kiện, tổng hợp lại những điều còn thiếu sót trong các khâu tổ chức và xử lý tồn đọng nếu cần thiết với khách hàng. Tuy nhiên điều quan trọng nhất mà một người tổ chức sự kiện luôn hướng tới là thỏa mãn sự kỳ vọng của người tham dự, khách hàng và kéo dài hiệu ứng của sự kiện đó thì đó là thành công trong việc tổ chức Event.

Trên đây là các bước quan trọng mà một người tổ chức Event kinh nghiệm phải nắm được để thực hiện chương trình Event thành công nhất. Có rất nhiều các thắc mắc và câu hỏi được nhiều người đặt ra, đó là làm nghề sự kiện thì học ngành gì ?

Làm nghề sự kiện thì học ngành gì?

Tổ chức sự kiện được đánh giá là một nghề tiềm năng, thu hút rất nhiều các bạn trẻ có niềm đam mê với công việc năng động, đầy sáng tạo và quan trọng là đem tới một mức thu nhập tốt. Vì vậy trước tiên muốn trở thành dân tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn nên định hướng đam mê của mình ngay từ khi còn là học sinh, sinh viên sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều đó. 

Cụ thể nghề tổ chức sự kiện liên quan khá nhiều tới các khối học như: C, D, A, A1.

Với các khối này các bạn có thể lựa chọn các ngành nghề như:

•  Ngành PR, ngành quản lý sự kiện, quản trị sự kiện, đạo diễn, truyền thông, quản lý khách sạn, nhà hàng, quản lý kinh doanh.
• Danh sách các trường học được xem là nơi lý tưởng để đạo tạo bạn trở thành dân  sự kiện chuyên nghiệp:
• Đại học sân khấu điện ảnh Hà Nội 
• Cao đẳng FPT 
• ĐHQG Hà Nội, TPHCM
•  Học viện Báo chí Tuyên truyền
•  ĐH Văn Lang 
• Học viện Báo chí Tuyên truyền 
• Đại học văn hóa Hà Nội
• Trường đại học nhân văn Hà Nội. 
• Đại Học Khoa Học Xã Hội & Nhân Văn
• Trường đại học ngoại ngữ và tin học TPHCM (HUFLIT)
• Đại học Tôn Đức Thắng TDTU.

Ngoài ra nếu không theo học đại học thì bạn cũng có thể tham gia các khóa học ngắn hạn về tổ chức sự hiện bằng hình thức Offline hoặc Online của các đơn vị đào tạo tư nhân. Đối với ngành tổ chức sự kiện, nền tảng thực hành chiếm ưu thế hơn cả so với lý thuyết, nếu được thực hành nhiều thì các kỹ năng tổ chức sự kiện của bạn sẽ cản thiện rất rõ rệt, nếu không theo một ngành chuyên ngành liên quan khi học đại học, thì đây có thể xem là một giải pháp tốt giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian đó. 

Trên đây là những chia sẻ của Luxtour về ngành sự kiện. Lĩnh vực này đang dần trở thành một lĩnh vực cực hot, có nhu cầu cao trong cộng đồng và thu hút nhiều nhân lực trẻ tuổi, nếu bạn có niềm đam mê với ngành sự kiện thì hãy tham khảo bài viết của Luxtour để hình thành những viên gạch đầu tiên trong sự nghiệp làm sự kiện của mình nhé.  Hy vọng bạn sẽ có những thành công trong tương lai. 

Nếu bạn đang cần sự hỗ trợ tư vấn và đơn vị đồng hành để lên những ý tưởng thực hiện chương trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên hệ Luxtour để chúng tôi tư vấn miễn phí cho bạn nhé.

Luxtour là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu cả nước hiện nay. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện với quy mô lớn nhỏ khác nhau ở khắp các tỉnh thành trên cả nước. Cùng với đội ngũ sáng tạo, kinh nghiệm và nhiệt huyết, chúng tôi tự tin là một đơn vị đồng hành uy tín, giúp bạn thực hiện các chương trình Event thành công và gây được tiếng vang lâu dài tới khách hàng của bạn.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0372.667.666

Email: info@luxtour.com.vn 

Website: https://luxtour.com.vn 

Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Nguyễn Công Thành

Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.