Tổ chức hội nghị mang ý nghĩa to lớn đối với các tổ chức và doanh nghiệp. Qua đó giúp họ giải quyết được các vấn đề đang gặp phải, hay đơn giản chi làm quảng bá hình ảnh doanh nghiệp. Và để có chương trình hội nghị thật chuyên nghiệp và thành công thì không thể thiếu quy trình tổ chức. Bài viết này, LuxTour chia sẻ đến bạn quy trình tổ chức hội nghị chi tiết nhất.
Xem chi tiết: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình các bước tổ chức sự kiện mới nhất 2024
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Tổ chức hội nghị là gì?
Hội nghị là những cuộc họp quan trọng, bàn việc một chủ đề cụ thể nào đó. Các thành viên tham gia sẽ cùng nhau thảo luận vấn đề quan trọng của tổ chức, doanh nghiệp. Và qua hội nghị sẽ tổng kết, đưa ra được các phương án cụ thể cho tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó, rút ra được những bài học thực tiễn và hướng đi mới cho tương lai.
Tổ chức hội nghị là một buổi gặp mặt của nhóm người đang có chung một vấn đề. Và trong buổi này họ sẽ cùng nhau thảo luận, đối thoại cũng như thăm dò ý kiến, chia sẻ kiến thức kinh nghiệm,.. Một chương trình hội nghị phải được tổ chức một cách bài bản nhất. Có kế hoạch cụ thể, từ đó xây dựng chủ đề, kịch bản chương trình, vận hành,… Điều này giúp thể hiện sự chỉn chu trong công tác chuẩn bị. Đồng thời thể hiện được chương trình hội nghị hoành tráng và chuyên nghiệp.
Mục đích của tổ chức hội nghị
Mục đích của hội nghị có thể rất đa dạng, tùy thuộc vào loại hình và mục tiêu cụ thể của từng hội nghị. Tuy nhiên, nhìn chung, có thể tóm tắt một số mục đích chính sau:
1. Trao đổi thông tin và kiến thức
Hội nghị là nơi để các cá nhân, tổ chức cùng nhau chia sẻ thông tin, kiến thức về chủ đề chung. Thông qua bài thuyết trình, thảo luận, các đại biểu cập nhật thông tin mới nhất. Cùng với đó là học hỏi được kinh nghiệm từ nhau và mở rộng hiểu biết bản thân.
Hơn nữa, hội nghị là diễn đàn để các bên liên quan cùng nhau thảo luận, phân tích về vấn đề. Từ đó tìm ra những giải pháp và phương án chung để giải quyết các vấn đề.
2. Xây dựng mối quan hệ và hợp tác
Đây là dịp để mọi người có cơ hội gặp gỡ, giao lưu và kết nối với nhau. Thông qua hoạt động bên lề hội nghị, khách mời có thể xây dựng mối quan hệ hợp tác. Cùng nhau phát triển các cơ hội kinh doanh chung. Là một cơ hội tuyệt vời để tìm kiếm khách hàng, đối tác về cho tổ chức, doanh nghiệp. Mở ra cơ hội hợp tác đa lĩnh vực với các doanh nghiệp khác.
3. Quảng bá hình ảnh thương hiệu
Hội nghị là kênh hiệu quả để quảng bá thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ đến với khách hàng tiềm năng. Thông qua các hoạt động doanh nghiệp có thể thu hút sự chú ý của khách hàng. Từ đó mở rộng cơ hội phát triển thương hiệu và thu hút được nhiều sự chú ý của khách hàng tiềm năng. Đồng thời kiếm thêm về các đối tác thương mại lớn và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Các hình thức tổ chức hội nghị phổ biến
1. Hội nghị bán hàng hay ra mắt sản phẩm mới
Hội nghị bán hàng là một loại hội nghị quen thuộc với doanh nghiệp và khách hàng. Chương trình này được tổ chức thường xuyên. Đây là cơ hội để doanh nghiệp ra mắt, giới thiệu sản phẩm, sản phẩm mới đến với công chúng. Từ đó tạo đà trước cho các sản phảm mới trước khi chính thức được bày bán. Hình thức này là phương án giúp doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng tiềm năng. Từ đó kích thích nhu cầu của của người tiêu dùng đối với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
2. Hội nghị tri ân khách hàng, đối tác
Đây cũng là một hình thức hội nghị phổ biến và chỉ dành để tri ân khách hàng. Và thể hiện sự tận tâm và chuyên nghiệp của doanh nghiệp gửi dành tặng tới họ. Tại hội nghị, doanh nghiệp gửi những lời cảm ơn chân thành tới khách hàng. Đồng thời thể hiện mong muốn hợp tác bền chặt hơn với đối tác và khách hàng. Qua đó thể hiện lời hứa và cam kết về chất lượng dịch vụ sản phẩm của doanh nghiệp đến với họ.
3. Hội nghị sơ kết – tổng kết cuối năm
Chương trình sự kiện diễn ra thường niên mang mục đích báo cáo kết quả kinh doanh. Cùng với đó là đưa ra mục tiêu định hướng chiến lược kinh doanh trong thời thời tiếp theo. Hình thức này không quá đặt nặng về hình thức tổ chức. Bù lại, đặt nặng về nội dung và trang thiết bị nhiều hơn. Và để chương trình diễn ra suôn sẻ thì cần nội dung chi tiết chính xác bởi nó liên quan quan đến thông tin kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy cần tập vào vào phần nội dung thật kỹ lưỡng.
Bên cạnh 3 hình thức tổ chức hội nghị này còn có hình thức hội nghị kết hợp với các hoạt động khác. Đó chính là du lịch MICE, hình thức đang trở phổ biến trong thời gian gần đây. Du lịch MICE bao gồm du lịch gặp gỡ, du lịch triển lãm, du lịch hội thảo, hội nghị và du lịch khen thưởng. Chính vì điều này đã làm du lịch MICE trở nên đặc sắc hơn bao giờ hết. Và nó nhanh chóng chiếm được lòng yêu thích của doanh nghiệp lựa chọn di lịch MICE để tổ chức.
Quy trình tổ chức hội nghị chi tiết từ A – Z
Tùy vào quy mô và tính chất của từng hội nghị có thể chia thành các bước khác nhau. Về cơ bản thì sẽ có các bước tổ chức hội nghị như sau:
1. Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị
Đây là bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị. Việc này giúp bạn định hình rõ ràng về chủ đề và mục đích của hội nghị. Điều này sẽ giúp cho bạn lên kế hoạch một cách rõ ràng và chi tiết hơn. Đồng thời tránh được tình trạng bị lạc đề trong quá trình trình diễn ra hội nghị. Chủ đề là cơ sở để phác thảo kế hoạch tổ chức và nội dung của chương trình hội nghị.
2. Lên kế hoạch
Là bước vô cùng quan trọng khi tiến hành tổ chức hội nghị. Và bạn có thể dựa vào kế hoạch này và triển khai các bước một cách cụ thể. Qua đó đảm bảo chương trình được diễn ra đúng như những gì đã đưa ra. Trong bản kế hoạch cần phải có:
- Mục đích và những yêu cầu cần đạt được khi tổ chức chương trình hội nghị.
- Nội dùng truyền tải đến với mọi người khác ước lượng thời gian cho các bài phát biểu.
- Dự trù chi phí tổ chức chương trình hội nghị. Đảm bảo các tiêu chí theo đúng kế hoạch, tránh gây lãng phí ngân sách vào các mục ko cần thiết.
- Lập danh sách khách mời tham dự chương trình
- Chuẩn bị nội dung cho phần khai mạc, bế mạc hội nghị.
- Cần có các phương án dự phòng cho các trường hợp sự cố có thể xảy ra khi tổ chức.
3. Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức hội nghị
Khi lựa chọn các địa điểm tổ chức hội nghị thì phải đáp ứng được các yếu tố về đáp ứng được quy mô về số lượng khách mời. Đồng thời phù hợp với tính chất của chương trình sự kiện này. Ngoài ra, địa điểm cần phải đảm bảo di chuyển thuận tiện, dễ tìm được vị trí, an ninh tốt,… Và phải đáp ứng được đầy đủ các trang thiết bị hoạt động hội nghị.
Về vấn đề thời gian đóng vai trò quan trọng bởi nó phụ thuộc vào thơi gian rảnh của khách mời. Các hội nghị thường được tổ chức vào cuối tuần để khách mời có thời gian tham gia. Chính vì vậy việc quyết định thời gian cần được lên kế hoạch sớm để thông báo và gửi thiệp. Cùng với đó là khách mời họ có thời gian chuẩn bị tham gia.
Gợi ý: Top 20 địa điểm tổ chức hội nghị sang trọng đẹp nhất tại Hà Nội
4. Chuẩn bị tổ chức hội nghị
Sau khi đã hoàn thành hạng mục về kế hoạch, lựa chọn địa điểm và xác định thời gian,.. Lúc này bạn sẽ bắt đầu thực hiện các công tác chuẩn bị:
- Setup không gian tổ chức hội nghị. Chuẩn bị và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho chương trình.
- Đặt tiệc hội nghị như teabreak hay finger food,….
- Chuẩn bị khu vực nghỉ, phương tiện đưa đón khách mời (nếu có).
- In ấn tài liệu cho khách mời tham gia
- Tiến hành gửi thiệp mời đến tất cả thành viên có tên trong danh sách khách mời.
LuxTour là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ đặt tiệc teabreak sang trọng với mức chi ưu dãi nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline để nhận tư vấn và báo giá chi tiết.
5. Tổ chức hội nghị
Sau khi hoàn thành công các chuẩn bị, bước tiếp theo chính là tổ chức hội nghị. Trong quá trình này, cần có một người điều phối đội ngũ điều hành chương trình. Điều này đảm bảo được chương trình diễn ra suôn sẻ nhất. Đồng thời phân rõ trách nhiệm của từng thành viên trong quá trình hội nghị diễn ra. Hơn nữa, việc này sẽ giúp các vị trí sẽ có phối hợp ăn ý với nhau để giúp chương trình thành công.
Bên cạnh đó, cần tỉ mỉ trong từng khâu nhỏ nhất. Từ đón tiếp khách mời. xếp chỗ ngồi, hậu trường,… Tất cả các nội dung đều phải được đảm bảo trơn tru không gặp bất kỳ sự cố nào. Người điều hành phải giám sát các các hoạt động một cách cẩn thận nhất. Đồng thời phải có cách xử lý linh hoạt những sự cố về kỹ thuật, khách mời,…. Đảm bảo cho chương trình được diễn ra thành công rực rỡ.
6. Kết thúc chương trình
Khi chương trình hội nghị kết thức, nên có những phần quà tặng cho khách mời và người tham dụ. Hoặc bạn có thể gửi thêm tài liệu đi kèm khác để họ có thể nghiên cứu thêm. Điều này góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp và cẩn thận trong công tác chuẩn bị. Khiến khách mời bị ấn tượng bởi những hành động nhỏ nhất.
7. Đánh giá hiệu quả hội nghị
Sau chương trình nên có một bước đánh giá mức độ thành công của chương trình. Có thể dựa trên số lượng khách mời mời thực tế tham dự chương trình. Và số lượng người tham dự đóng góp ý kiến, chia sẻ thông tin,… Bằng cách này sẽ giúp bạn biết được mức độ thành công khi tổ chức. Bên cạnh đó nên tổng kết những thiếu sót, chưa hài lòng trong quá trình tổ chức. Từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các chương trình tiếp theo. Đặc biệt bạn sẽ đúc kết được cho mình mẫu tổ chức hội nghị chi tiết và phù hợp với mình để áp dụng cho lần khác.
Xem chi tiết: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị thành công chi tiết từ A – Z
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Một số lưu ý khi tổ chức hội nghị
1. Chương trình hội nghị cần có chủ đề cụ thể
Bất cứ chương trình sự kiện nào thì đều cần có chủ đề cụ thể và hội nghị cũng vậy. Chủ đề giúp thể hiện được nội dung chính mà của buổi hội nghị. Và làm thành viên tham dự biết được chương trình hội nghị diễn ra với nội dung gì. Điều cần lưu khi xây dựng chủ đề là cần thể hiện được mục đích và thông điệp của hội nghị đó. Chủ đề cần phải ngắn gọn và làm nổi bật được được chương trình.
Đặc biệt đối với các hội nghị bán vé hoặc tự do thì chủ đề là yếu quyết định đến sự kiện của bạn. Chương trình hội nghị có đông khách mời tham gia hay không đều là do chủ đề. Chính vì khi tổ chức chương trình hội nghị thì cần xây dựng chủ đề thật ấn tượng để thu hút mọi người.
2. Làm việc với người phát ngôn, diễn giả
Khi lên kế hoạch tổ chức hội nghị, thì việc bạn cần lưu ý là trao đổi trước với những diễn giả. Điều này sẽ giúp thống nhất được nội dung của buổi hội nghị đó. Đồng thời thống nhất được thời gian các diễn giả trình bày. Qua đó giúp bạn kiểm soát được thời gian và giúp hội nghị diễn ra suôn sẻ theo đúng timeline.
Bên cạnh đó, bạn nên cân nhắc việc lựa chọn người phát ngôn và diễn giả cho chương trình. Bởi nếu họ là người chuyên gia hoặc người có tiếng trong lĩnh vực thì sẽ tạo uy tín cho hội nghị.
3. Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp
Tuy theo nội dung và số lượng khách mời của hội nghị thì bạn nên lựa chọn địa điểm phù hợp. Theo kinh nghiệm của chúng tôi – đơn vị chuyên tổ chức hội nghị, thì đối với hội nghị sẽ tổ chức tại khách sạn và trung tâm hội nghị. Còn với những hội nghị nhỏ hoặc mang tính chất thân mật thì nên lựa chọn địa điểm nhỏ hơn. Qua đó giúp toát lên được bầu không khí thân mật và cởi mở.
Khi tiến hành lựa chọn địa điểm thì bạn cũng đừng bỏ qua tiện ích bên cạnh. Xem xét hạng mục nào mất phí và miễn phí để có bảng dự trù kinh phí cho phù hợp. Việc này sẽ giúp bạn lựa chọn được địa điểm phù hợp nhất đối với chương trình hội nghị.
4. Truyền thông cho sự kiện
Bên cạnh việc cần chuẩn bị thật chuyên nghiệp thì không thể thiếu hoạt động truyền thông. Điều này sẽ giúp thu hút các đối tượng tham tham gia hội nghị. Những hình thức quảng bá mà bạn có thể tham khảo: mạng xã hội, kênh báo trí, email,… Riêng với những sự kiện đặc thù, hay với chi phí tham dự ở mức cao,… LuxTour khuyên bạn nên gọi trực tiếp mời họ tham dự chương trình. Ngoài ra, bạn nên cân nhắc thời gian quảng bá sự kiện phù hợp để mang lại hiệu quả cao.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
LuxTour – Đơn vị tổ chức hội nghị kết hợp du lịch chuyên nghiệp
LuxTour là đơn vị tổ chức hội nghị kết hợp với dịch chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành và cơ hội tổ chức chương trình cho các doanh nghiệp lớn và nhỏ. Chúng tôi tự hào khi cung cấp đến với Quý khách hàng những dịch vụ chuyên nghiệp và đẳng cấp nhất. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức trọn hội nghị kết hợp du lịch trọn gói. Giúp Quý khách hàng tiết kiệm được thời gian và chi phí tổ chức. Đến với LuxTour, khách hàng sẽ được:
- Nhận được tư vấn từ đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm. Họ sẵn sàng tư vấn và thiết chương trình phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng.
- LuxTour có mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với hệ thống khách sạn, nhà hàng, phương tiện di chuyển, điểm tham quan,… đảm bảo đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách hàng.
- LuxTour sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, chu đáo, luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng trong suốt chương trình.
- Chúng tôi cung cấp các dịch vụ hậu cần như in ấn tài liệu, thiết kế backdrop, sân khấu,…
Qua bài viết, LuxTour giúp bạn trả lời cho câu hỏi “Tổ chức hội nghị là gì?”. Cùng với đó là quy trình tổ chức hội nghị chi tiết. Tất cả những thông tin này giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về hội nghị. Đồng thời có công tác chuẩn bị thật tốt cho chương trình hội nghị sắp tới của của tổ chức, doanh nghiệp. Nếu bạn mà đang tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận ưu đãi hấp dẫn.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
