Tổ chức gala ngày càng trở nên phổ biến trong đời sống hiện đại. Đây là một nét đẹp văn hóa thể hiện sự quan tâm, trân trọng của các tổ chức đối với các thành viên và đối tác của mình. Và để có cho mình một chương trình gala hoàn hảo thì không thể thiếu đi kế hoạch tổ chức. Để hiểu hơn về tổ chức gala và lập kế hoạch tổ chức hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Tổ chức gala là gì?
Tổ chức gala là một sự kiện được tổ chức để kỷ niệm, tôn vinh hoặc đánh dấu một dịp đặc biệt nào đó. Gala thường được tổ chức bởi các tổ chức, doanh nghiệp, hoặc cá nhân với mục đích tri ân, gắn kết các thành viên. Thường bao gồm các hoạt động giải trí như biểu diễn âm nhạc, khiêu vũ, diễn kịch, và có thể có cả bữa tiệc. Hình thức tổ chức gala vô cùng đa dạng. Từ những buổi tiệc tối sang trọng đến các chương trình biểu diễn nghệ thuật hoành tráng,..
Nội dung chương trình gala cũng phong phú, bao gồm các tiết mục ca múa nhạc, trò chơi, bốc thăm trúng thưởng,.. Đặc biệt, là những phần quà tri ân dành cho các cá nhân hoặc tập thể xuất sắc. Với sự sáng tạo và đầu tư kỹ lưỡng, gala sẽ trở thành một sự kiện thành công vang dội. Và mang lại những giá trị to lớn về mặt tinh thần và vật chất cho cả tổ chức và các cá nhân tham dự.
Mục đích của chương trình gala
1. Quảng bá và nâng cao hình ảnh doanh nghiệp
Đây chính là bí quyết giúp các doanh nghiệp quảng bá và nâng cao hình ảnh thương hiệu. Bằng cách này bạn sẽ gây ấn tượng với khách hàng, qua từng chi tiết nhỏ được gửi gắm trong chương trình. Qua đó họ sẽ cảm nhận được thông điệp mà doanh nghiệp truyền tải. Giúp đi sâu vào trong tâm trí của khách hàng và luôn nhớ về thương hiệu.
Ngoài ra, đây cũng là cách giúp nâng cao hình ảnh văn hóa doanh nghiệp. Với những hình ảnh nhân viên đoàn kết, cởi mở chia sẻ. Điều này giúp khách hàng liên tưởng đến hình ảnh đoàn kết cùng nhau chiến đấu vì mục tiêu chung. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy tin tưởng hơn về doanh nghiệp.
2. Xây dựng mối quan hệ
Rất ít khi mà mọi người có cơ hội được ngồi lại với nhau, cùng chia sẻ câu chuyện. Thông qua buổi gala tất, sẽ có cơ hội để xây dựng các mối quan hệ bền chặt hơn. Đối với nhân viên, đây là dịp để mọi người cùng nhau gắn kết có cơ hội làm quen với đồng nghiệp khác. Qua đó giúp hiểu rõ về nhau hơn và thúc đẩy cơ hội hợp tác làm việc ăn ý. Đối với khách hàng và đối tác, qua buổi tiệc doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về họ. Nắm bắt được nhu cầu và mong muốn, những ý kiến đóng góp,… Từ những chia sẻ sẽ giúp hai bên hiểu nhau hơn và giúp mối quan hệ càng bền chặt.
3. Thúc đẩy tinh thần nhân viên
Một nội bộ đoàn kết sẽ tạo nên một sức mạnh vượt trội đập tan mọi thách thức. Và buổi gala chính là cơ hội tuyệt vời để thực hiện nó. Nhân viên sẽ có cơ hội xây dựng mối quan hệ với nhau cùng nhau gắn kết. Khi mà một tập thể gắn kết thì tinh thần làm việc sẽ được nâng cao. Cùng với đó là hiệu suất làm việc cũng được cải thiện và gặt hái được nhiều thành tựu. Mọi nhân viên đồng lòng vì một tiêu chung nhất của doanh nghiệp đó là đưa doanh nghiệp đi lên.
Các hình thức tổ chức gala phổ biến hiện nay
1. Tổ chức gala kết hợp với du lịch
Gala kết hợp du lịch là hình thức tổ chức gala mới mẻ và đang ngày càng được ưa chuộng. Hình thức này kết hợp giữa gala và du lịch. Các doanh nghiệp thường đưa nhân viên đi du lịch nghỉ dưỡng kết hợp với buổi gala tại địa điểm du lịch. Thông qua chuyến đi, thành viên có thể thư giãn, xây dựng mối quan hệ với nhau. Từ đó đó hình thành lên một tập thể đoàn kết vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.
2. Liên hoan cuối năm
Là loại hình thức phổ biến nhất với doanh nghiệp hiện nay. thường được tổ chức vào buổi tối, bao gồm phần tiệc tối và phần chương trình nghệ thuật. Phần tiệc tối thường được phục vụ theo kiểu buffet hoặc set menu. Phần chương trình nghệ thuật có thể bao gồm các tiết mục ca múa nhạc, biểu diễn nghệ thuật, trò chơi,…
Thông qua chương trình này này, ban lãnh đạo doanh nghiệp dành tặng phần thưởng đến với nhân viên xuất sắc. Và vinh danh những cá nhân, tập thể có những đóng góp thầm lặng cho doanh nghiệp. Qua đó, nhân viên được ngồi lại với nhau và chia sẻ câu chuyện,… Đây cũng là cơ hội để mọi người gắn kết hơn và thấu hiểu nhau hơn.
3. Gala chào đón năm mới
Gala chào đón năm mới là hình thức tổ chức nhằm chào đón năm mới. Và thường được tổ chức vào đêm giao thừa hoặc vào những ngày đầu tiên của năm mới. Chương trình được tổ chức với mục đích là ăn mừng năm mới, cầu mong năm mới an lành, may mắn,.. Bên cạnh đó là dịp để doanh nghiệp đưa ra những mục tiêu, định hướng chung cho năm mới. Cùng với đó là các hoạt động thúc đẩy tinh thần làm việc của cả tập thể trong năm mới. Từ đó cùng nhau gặt hái những tựu to lớn cho doanh nghiệp trong năm mới.
4. Gala tri ân khách hàng
Thay vì phải tổ chức hội nghị tri ân khách hàng, thì doanh nghiệp có thể lựa chọn gala. Đây là hình thức tổ chức gala nhằm tri ân những khách hàng thân thiết của doanh nghiệp. Và thường được tổ chức vào dịp cuối năm hoặc vào các dịp đặc biệt của doanh nghiệp. Trong buổi gala này doanh nghiệp có cơ hội gặp gỡ, trao đổi với khách hàng của mình. Và cùng nhau thưởng thức bữa tiệc ẩm thực tươi ngon. Hoạt động này góp phần giúp doanh nghiệp và khách hàng gắn bó hơn. Đồng thời để lại ấn tượng tốt đẹp về nhau trong quá trình trao đổi. Điều này giúp củng cố hình ảnh thương hiệu và lòng trung thành của khách hàng.
Kế hoạch tổ chức gala hoàn hảo
1. Xây dựng ý tưởng và chủ đề cho gala
Là bước đầu tiên cần triển khai trong kế hoạch tổ chức gala. Một ý tưởng độc đáo, mới lạ là điều cần thiết và giúp cho chương trình thành công. Từ những ý tưởng ban đầu, các bước tiếp theo trở nên đơn giản và có sự thống nhất. Và từ những những ý tưởng này sẽ xây dựng được chủ đề cho chương trình gala. Chủ đề nó là yếu tố không thể thiếu khi lập kế hoạch. Bởi nó là tổng quát, bao quát chương trình gala. Qua chủ đề giúp truyền tải được thông điệp của người tổ chức đến với khách mời.
Gợi ý các chủ đề khi tổ chức gala là có thể lựa chọn theo mùa, theo hình ảnh doanh nghiệp,.. Hoặc thậm chí lựa chọn về một dự án mới của doanh nghiệp,… Nhìn chung chủ để phải ngắn gọn và xúc tích thể hiện được hết mục đích của chương trình gala.
2. Xác định thời gian tổ chức
Bước tiếp theo cần thực hiện đó chính là xác định thời gian tổ chức gala phù hợp. Dựa vào những tính chất của sự kiện này mà bạn có thể lựa chọn thời gian. Và thông thường các chương trình gala đều được tổ chức vào buổi tối trong ngày. Để mọi người có cơ hội quây quần, gặp mặt và ăn tối cùng với nhau.
Bên cạnh đó, bạn nên lựa chọn thời gian mà khách mời thuận tiện tham gia nhất. Điều này sẽ giúp họ không phải băn khoăn có nên tham chương trình hay không. Tốt hơn hết là chọn thời điểm cuối tuần, dịp nghỉ lễ thì khách mời đều có thể tham gia. Mà không ảnh hưởng đến công việc của họ và tham dự với tâm thế thoải mái và vui vẻ.
3. Quyết định quy mô sự kiện và số lượng khách mời
Tuỳ vào mục đích tổ chức chương trình gala của đơn vị và có số lượng khách mời khác nhau. Bên cạnh đó, tuỳ vào quy mô của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, số lượng khách hàng, đối tác,… Sẽ quyết định đến số lượng khách mời tham dự. Bạn cần lập danh sách khách mời thời gian dự và nên có thứ tự ưu tiên cho khách mời. Điều này sẽ tránh được việc không bị bỏ sót một ai khi tiến hành gửi thư mời. Đồng thời việc có thứ tự ưu tiên, bạn kiểm soát được khách mời quan trọng đối với gala.
Bằng cách này cũng giúp bạn xác định được quy mô chương trình lớn hay nhỏ. Từ đó sẽ có các phương án tổ chức phù hợp nhất.
4. Lựa chọn địa điểm tổ chức
Sau xác định được quy mô chương trình gala cũng như số lượng khách mời tham dự. Thì việc cần làm là tìm kiếm và lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với các tiêu chí trên. Về cơ bản, doanh nghiệp sẽ có 2 lựa chọn về không gian tổ chức tiệc gala:
Thứ nhất, không gian phòng kín tại các trung tâm tổ chức sự kiện, khách sạn, nhà hàng,.. Đây là địa điểm truyền thống nhất và phổ biến nhất trong quá trình tổ chức. Đồng thời các không gian này sẽ không bị ảnh hưởng bởi yếu tố môi trường. Doanh nghiệp có thể tổ chức bất kỳ thời điểm nào dù trời nắng hay là mưa.
Ngược lại, nếu bạn cảm thấy nhàm chán khi các sự kiện luôn tổ chức không gian trong phòng kín. Muốn tìm kiếm không gian thoáng mát, gần gũi với thiên nhiên thì địa điểm ngoài trời là lý tưởng. Bạn có thể lựa chọn tổ chức tại bãi biển, resort, hồ bơi, sân thượng,…. Khi tổ chức tại địa điểm này cần lưu ý về thời tiết, bạn nên có phương án dự phòng cho trường hợp này.
5. Xây dựng nội dung và kịch bản cho chương trình
Nội dung chương trình là phần không thể thiếu khi tiến hành lập kế hoạch tổ chức gala. Nó chính là những thứ sẽ xuất hiện trong chương trình gala và phải được lựa một cách phù hợp. Bạn không thể đưa hết tất cả mọi thứ vào được mà nên cân nhắc cái nào hợp lý. Từ những nội dung đó sẽ tiến hành viết kịch bản cho chương trình.
Hoạt động này cần tập trung hết công suất để cho ra một kịch thật ấn tượng. Bởi người ta hay ví kịch bản như là khung xương sống của chương trình gala. Và nó đảm bảo cho chương trình diễn ra một cách suôn lẻ. Và kịch bản chương trình sẽ gồm các phần sau:
- Check in và đón khách mời
- Khai mạc: MC giới thiệu khách mời và tuyên bố lý do tổ chức
- Đại biểu sẽ lên phát biểu và chính thức khai mạc
- Khai tiệc
- Trình diễn các tiết mục văn nghệ đặc sắc
- Vinh danh, khen thưởng các cá nhân tập thể xuất có thành tích xuất sắc.
- Tổ chức các trò chơi, minigame giải trí và gắn kết các thành viên
- Bế mạc chương trình gala và gửi lời chào cảm ơn.
6. Xây dựng phương án dự phòng cho những rủi ro đột xuất
Bên cạnh việc chuẩn bị kế hoạch tổ chức thật chi tiết thì không thể thiếu đi bước này. Bất cứ chương trình nào đều sẽ có những sự số bất ngờ mà chúng ra không thể lường trước. Thay vào đó, cần có phương án cứu chữa kịp thời sẽ giảm mức độ rủi ro đi. Và vẫn mang lại hiệu quả cho chương trình gala thành công rực rỡ.
7. Hoạch định ngân sách và các khoản chi phí dự phòng
Tổ chức một chương trình sự kiện nào đó, thì cũng không thể thiếu bước hoạch định ngân sách. Bởi nó quyết định đến chương trình đó có ngân sách để tổ chức hay không. Bên cạnh đó giúp kìm hãm việc vẽ vời quá nhiều hoạt động khi xây dựng kế hoạch. Mà ngân sách dự kiến ban đầu không đủ để triển khai. Tốt hơn hết là, hoạch định ngân sách và dựa vào đó bạn biết được chi phí của sự kiện. Ngoài ra, bạn cần có một khoản dự phòng để tránh các trường hợp khẩn cấp, phát tình. Qua đó, đảm bảo chương trình gala được ra thành công.
LuxTour – Đơn vị tổ chức gala chuyên nghiệp
LuxTour là đơn vị tổ chức gala chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, LuxTour đã tổ chức thành công hàng nghìn sự kiện. Tự hào khi cơ cơ hội làm việc với các doanh nghiệp lớn nhỏ trên toàn quốc. Điều này đã giúp chúng tôi nắm bắt được tâm lý và nhu cầu của quý khách hàng. Dịch vụ tổ chức gala dinner của Luxtour bao gồm:
- Lên kế hoạch và thiết kế chương trình theo yêu cầu của khách hàng
- Tìm kiếm và đặt địa điểm tổ chức
- Cung cấp dịch vụ đặt tiệc gala, trang trí sân khấu, âm thanh ánh sáng
- Lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động giải trí trong chương trình
- Cung cấp dịch vụ MC, ca sĩ, vũ công
- Đảm bảo an ninh và vệ sinh trong suốt chương trình
Chúng tôi cam kết mang đến cho quý khách hàng chương trình gala chuyên nghiệp, đẳng cấp. Khi lựa chọn LuxTour thì không phải lo lắng về chi, chúng tôi có các gói tổ chức với mức giá phù hợp nhất với nhu cầu. Qua đó đảm bảo bảo sự hài lòng của khách hàng khi sử dụng dịch vụ.
Như vậy, bài viết trên đã điểm qua các loại hình gala với mục đích khác nhau. Đồng thời chúng tôi chia sẻ kế hoạch tổ chức gala chi tiết. Hy vọng bạn sẽ hiểu rõ hơn về chương trình gala và xây dựng được một kế hoạch hoàn hảo. Nếu cần tư vấn thêm thông tin hay thuê đơn vị tổ chức gala chuyên nghiệp. Hãy liên hệ ngay với LuxTour nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
