Tổ chức gala là gì? Kế hoạch tổ chức Gala Hoàn Hảo

Tổ chức Gala có ý nghĩa rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp hiện nay. Nó không chỉ là chương trình đại diện cho công ty mà còn là chương trình tri ân và hình ảnh truyền thông mạnh mẽ. Vậy tổ chức gala là gì? Khi nào cần tổ chức? Và kế hoạch tổ chức gala hoàn hảo như thế nào? Dưới đây là bài viết giải đáp hết những thông tin về tổ chức gala của Luxtour, mời bạn cùng theo dõi nhé!

Tổ chức Gala là gì?

Tổ chức gala là một chương trình sự kiện hàng năm của công ty hay doanh nghiệp với mục đích tri ân, khen thưởng khách hàng, xây dựng mối quan hệ bền vững giữa các doanh nghiệp. Đây cũng là cơ hội để các thành viên trong công ty đoàn tụ, cùng nhau gặp mặt, chia sẻ, thể hiện tinh thần đoàn kết. Ngoài ra, tổ chức gala là phương thức hữu hiệu để truyền thông hình ảnh mạnh mẽ, quảng bá thương hiệu góp phần vào việc xây dựng văn hoá doanh nghiệp của mỗi công ty hay doanh nghiệp.

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Tổ chức gala là gì? Kế hoạch tổ chức Gala Hoàn Hảo 3

Khi nào cần tổ chức Gala?

Đối với mỗi doanh nghiệp hay công ty định hướng phát triển là vô cùng quan trọng nhưng cũng có 1 yếu tố chiếm vị trí không thể thay thế đó là nhân sự. Chính vì vậy, môi trường làm việc, thái độ làm việc, năng lực làm việc của nhân sự đó ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển của mỗi công ty, doanh nghiệp. Một bài toán mà giải đáp được hết những vấn đề đó, ban lãnh đạo công ty thường hướng đến tổ chức các chương trình sự kiện, các hoạt động tập thể để các thành viên trong công ty luôn thấy được những điều mới mẻ và gần gũi nhau hơn. Và tổ chức gala cũng là một trong những hoạt động đó. Nhưng câu hỏi đặt ra là “Khi nào cần tổ chức Gala”. Luxtour – một công ty chuyên cung cấp sự kiện và team building chuyên nghiệp sẽ trả lời giúp bạn.

Tổ chức gala khi:

  Khi sau một khoảng thời gian dài công ty hay doanh nghiệp chưa có hoạt động thì một chương trình đơn giản, không cầu kì nhưng vẫn có ý nghĩa sâu sắc đó là chương trình Gala, chương trình Kick off.

  Trong một chuyến du lịch hè, sau khi các thành viên đã tham gia chương trình team building thì chương trình gala là khoảng thời gian gặp mặt, chia sẻ thấu hiểu nhau hơn giữa các đồng nghiệp hoặc chương trình gala sẽ là một điểm nhất duy nhất để các thành viên nhớ về chuyến hành trình.

  Khi tới những dịp trọng đại, quan trọng như: sinh nhật, kỉ niệm,… những dấu mốc quan trọng hoặc bước ngoặt mới, tri ân khách hàng, ra mắt, giới thiệu sản phẩm mới, tổng kết các cuộc thi đua, tổng kết cuối năm hay đơn giản là vinh danh các cá nhân, tập thể xuất sắc.

Tổ chức gala là gì? Kế hoạch tổ chức Gala Hoàn Hảo 1

Ý nghĩa của chương trình Gala

Hiện nay, chương trình gala có rất nhiều concept và kịch bản đa dạng. Mỗi concept cũng có những ý nghĩa cụ thể khác nhau để phục vụ cho từng hoạt động và nhu cầu của doanh nghiệp hay công ty. Có thể nói, chương trình gala mang lại cho doanh những lợi ích và ý nghĩa to lớn, đặc biệt liên quan đến việc xây dựng văn hoá, nội bộ doanh nghiệp cũng như có vai trò trong sự phát triển và gắn kết của doanh nghiệp đối với các cán bộ nhân viên, các đối tác và khách hàng.

Chính vì vậy, gala đóng vai trò quan trọng trong việc:

1. Gặp mặt, tri ân khách hàng thân thiết

Đây là sự kiện định kỳ, là cơ hội để công ty hay doanh nghiệp gửi lời tri ân tới khách hàng thân thiết đã luôn trung thành, đồng hành cùng với công ty. Chương trình gala tổ chức với những món quà giá trị nhằm tri ân khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của công ty. Thường thì các chương trình này được thiết kế sang trọng, thể hiện được mục đích mà công ty hay doanh nghiệp mong muốn.

Tổ chức gala là gì? Kế hoạch tổ chức Gala Hoàn Hảo 4

2. Tri ân đối tác

Đây là dịp để doanh nghiệp hay công ty tri ân các đối tác đó là các cá nhân, tập thể đã góp 1 phần quan trọng vào sự phát triển của công ty như: Việc mở rộng thị trường, quan hệ và lĩnh vực hoạt động. Chương trình cần được tổ chức chỉnh chu, tận tâm và quan tâm một cách chân thành và thiết thực.

3. Kick off tinh thần nhân sự

Vào thời điểm quan trọng trong năm như khai xuân, tiệc tất niên, khởi động các dự án, mục tiêu kinh doanh mới,… gala sẽ là một hoạt động tái tạo năng lượng, khích lệ tinh thần hiệu quả cho nhân viên để tạo đà và làm bước đệm cho những mục tiêu công việc thời gian tới. Và đây còn là cơ hội để Ban lãnh đạo công ty bày tỏ lòng biết ơn tri ân tới đội ngũ nhân sự đã luôn nỗ lực và cống hết hết mình vì công việc để xây dựng công ty, doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh.

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Tổ chức gala là gì? Kế hoạch tổ chức Gala Hoàn Hảo 5

4. Quảng bá và nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp

Đây là một trong những cơ hội tốt để làm branding cho doanh nghiệp. Chương trình tổ chức ấn tượng, sâu sắc với người tham dự sẽ không chỉ mang lại hình ảnh tốt đẹp của doanh nghiệp mà còn cả trong mắt đối tác, khách hàng,… Ngoài ra, còn giúp khơi dậy niềm tin, tinh thần tự hào của cán bộ công nhân viên về công ty mình. Có thể nói, những chương trình gala được coi là một phần quan trọng trong các hoạt động PR của doanh nghiệp giữa các cán bộ nhân viên, các đối tác, các khách hàng,…

Tổ chức gala là gì? Kế hoạch tổ chức Gala Hoàn Hảo 6

5. Góp phần xây dựng văn hoá doanh nghiệp

Chương trình gala là một trong những điểm nhấn quan trọng trong quá trình xây dựng văn hoá doanh nghiệp, giúp để lại những ấn tượng mạnh mẽ và thể hiện rõ ràng được hình ảnh của doanh nghiệp.

 

Các loại hình thức tổ chức Gala

Tuỳ vào cách thức là mục đích của doanh nghiệp mà chương trình gala có các hình thức tổ chức khác nhau:

1. Chương trình gala dinner

Gala dinner được hiểu đơn giản là một chương trình sự kiện tiệc được tổ chức vào thời gian buổi tối vào một thời gian đặc biệt, dịp quan trọng của công ty như: Vinh danh, khen thưởng, chúc mừng giới thiệu sản phẩm hoặc tri ân khách hàng của doanh nghiệp,… Hình thức tổ chức gala dinner đa dạng về concept, kịch bản có nhiều ý tưởng và đem lại ý nghĩa cho chương trình thường là:  dùng tiệc, trao giải, các tiết mục văn nghệ, DJ, gameshow giải trí,…

Tổ chức gala là gì? Kế hoạch tổ chức Gala Hoàn Hảo 7

2. Chương trình gala lunch

Là một chương trình sự kiện tiệc được tổ chức vào thời gian buổi trưa vào một thời gian đặc biệt hay dịp quan trọng của Công ty như: chương trình du lịch hè, ngày hội gia đình, ngày hội thể thao,… Thông thường thì chương trình gala lunch sẽ tổ chức đơn giản hơn chương trình gala dinner vì bị phụ thuộc vào yếu tố thời gian, vì vậy mục đích tổ chức và nội dung sẽ khác nhau. Trong chương trình gala lunch cũng có đầy đủ các phần: văn nghệ, trao giải,…

3. Chương trình kick off

Đây là một sự kiện thường được tổ chức trước hoặc giữa một buổi họp với mục đích khởi động tinh thần cho đội ngũ nhân viên để sẵn sàng cho buổi họp thành công hoặc cho một dự án mới, kế hoạch mới, hay mục tiêu mới được hiệu quả. Thông qua thông điệp và các hoạt động diễn ra sự kiện sẽ góp phần vào sự thành công của một chương trình kick off và tạo tiền đề cho việc triển khai kế hoạch và phát triển dự án.

Về hình thức, kick off thường là các trò chơi được thiết kế đòi hỏi người chơi phải sáng tạo, có tinh thần đoàn kết với đồng đội của mình để vượt qua từng thử thách. Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu của quý doanh nghiệp thì chương trình kick off sẽ được tổ chức theo thời gian khác nhau.

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Tổ chức gala là gì? Kế hoạch tổ chức Gala Hoàn Hảo 8

4. Chương trình sinh nhật

Sinh nhật công ty là sự kiện quan trọng, có ý nghĩa đặc biệt trong việc xây dựng đội ngũ vững mạnh, quảng bá thương hiệu của các doanh nghiệp lớn. Cũng giống như sinh nhật của mỗi cá nhân, sinh nhật công ty là ngày đánh dấu một công ty hay doanh nghiệp được thành lập. Tổ chức sinh nhật công ty là dịp để kỷ niệm công ty thêm tuổi mới, chào mừng sự hình thành và phát triển của công ty từ năm này qua năm khác.

Đây là sự kiện được quan tâm lớn từ ban lãnh đạo công ty và tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Đa phần mọi người đều có chung cảm giác chờ đợi, hưởng ứng và vui vẻ tham gia bữa tiệc ý nghĩa này. Do vậy, để tổ chức sinh nhật công ty, chúng ta cần có sự chuẩn bị kỹ càng, lên kế hoạch cụ thể để buổi tiệc diễn ra thành công như mong đợi.

5. Chương trình Year End Party

Year End Party là chương trình tiệc cuối năm thường được tổ chức thường niên với mong  muốn mang lại những khoảnh khắc vui vẻ cho các thành viên trong công ty đồng thời là dịp tri ân những thành tựu suốt cả năm lao động vất vả. Hơn thế nữa, tiệc cuối năm còn là thời gian giúp nhân viên thư giãn, giảm thiểu căng thẳng sau 1 năm làm việc vất vả. Cùng gác lại những áp lực về công việc, những deadline cần hoàn thành,.. để tham dự hết mình trong bữa tiệc cuối năm Year End Party của công ty. Từ đó, Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ nhân viên giao lưu, chia sẻ tâm sự để cùng nhau hướng tới sự phát triển cá nhân cũng như sự thành công của doanh nghiệp.

Tổ chức gala là gì? Kế hoạch tổ chức Gala Hoàn Hảo 2

6. Chương trình ra mắt sản phẩm mới

Đây là một sự kiện thiết kế quan trọng nhằm giới thiệu, tạo ra nhiều ấn tượng về sản phẩm mới, gây sự chú ý và thu hút khách hàng. Là cơ hội để doanh nghiệp đưa sản phẩm, dịch vụ tiếp cận trực tiếp với khách hàng một cách nhanh nhất. Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, giới thiệu sản phẩm có sự quyết định lớn đến thành công của sản phẩm và quảng bá thương hiệu khi tung ra thị trường. Đặc biệt, đây còn là một chương trình mang ý nghĩa quan trọng trong chiến lược marketing của công ty. Chính vì thế, việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới phải được đầu tư bài bản và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu chuẩn bị cho đến khâu tổ chức.

7. Chương trình tri ân khách hàng

Tổ chức chương trình tri ân khách hàng là một hình thức quan trọng nhằm tri ân khách hàng thân thiết đã đồng hành và tin tưởng sử dụng dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp. Là một sự kiện quảng bá có hiệu quả, tăng cường quan hệ mật thiết, tình cảm với khách hàng. Sự kiện Tri ân khách hàng được thực hiện dưới nhiều cái tên khác nhau như lễ kỷ niệm, họp mặt, hội nghị khách hàng hoặc đối với những công ty có nhiều hệ thống đại lý thì còn có các tên gọi như hội nghị vinh danh nhà phân phối, tri ân đại lý … Do đó, khâu tổ chức phải được thực hiện chuyên nghiệp, đầy tính sáng tạo, đặc biệt gây ấn tượng với những người tham gia.

Kế hoạch tổ chức Gala Hoàn Hảo

1. Dự kiến ngân sách tổ chức gala

Ngân sách cho một tiệc gala bao gồm có 02 phần: phần chính là phần tiệc và phần hoạt động diễn ra xuyên suốt buổi tiệc. Vì vậy bạn cần liên hệ với một công ty chuyên tổ chức sự kiện, đảm bảo chất lượng, chuyên nghiệp và chi phí hợp lý. Phụ thuộc vào ngân sách để lựa chọn loại hình tiệc: buffet hay set menu, và địa điểm tổ chức phù hợp.

2. Khảo sát địa điểm tổ chức gala

Để có thể tổ chức được một sự kiện, điều kiện cần chính là địa điểm tổ chức. Chính vì vậy, Ban tổ chức chương trình cần phải triển khai tìm kiếm và lên phương án khảo sát để lựa chọn địa điểm phù hợp với sự kiện sắp tới. Một địa điểm phù hợp sẽ được đánh giá và xem xét dựa trên tính chất của sự kiện đó:

+ Theo tính chất khách mời tham dự

+ Chi phí bỏ ra

+ Sự thuận lợi trong việc di chuyển

3. Dự kiến khách mời và gửi giấy mời phù hợp

Số lượng khách mời của chương trình là yếu tố trực tiếp đến bàn tiệc Gala.  Việc lên dự kiến khách mời cần được thực hiện song song với bước tìm địa điểm tổ chức. Bởi số lượng khách mời sẽ quyết định đến diện tích phòng tiệc. Sau khi lên danh sách khách mời tổ chức và xác định được địa điểm. Ban tổ chức cần thông báo và gửi giấy mời sớm cho khách hàng để họ sắp xếp thời gian, phương án đi lại hoặc có phản hồi sớm trong các trường hợp khách không thể tham dự được. Điều này sẽ giúp ban tổ chức nắm được chính xác số lượng khách mời và giúp cho việc lên kịch bản chương trình hợp lý phù hợp số lượng khách.

Tổ chức gala là gì? Kế hoạch tổ chức Gala Hoàn Hảo 10

4. Xây dựng kịch bản tổ chức chuyên nghiệp, sáng tạp và mang nhiều ý nghĩa

Số lượng khách và địa điểm đã ấn định thì cũng là lúc kịch bản cần được xây dựng, chăm chút và tỉ mỉ để tạo được ấn tượng và thể hiện sự chuyên nghiệp với khách hàng. Bước này cần có nhiều ý tưởng hay, độc đáo của nhiều cá nhân để đạt được sự toàn vẹn và hoàn hảo nhất có thể.

5. Xây dựng kế hoạch tổ chức gala cần có phương án dự phòng

Việc lường trước các phương án rủi ro có thể xảy ra và kế hoạch thay thế phương án đó cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Để đảm bảo chương trình diễn ra thông suốt, nếu gặp tình huống phát sinh thì sẽ được xử lý kịp thời, dẫn đến sự thành công trọn vẹn của chương trình.

Luxtour – dịch vụ tổ chức Gala

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Tổ chức gala là gì? Kế hoạch tổ chức Gala Hoàn Hảo 9

Luxtour là một trong những công ty tổ chức dịch vụ gala, sự kiện, kick off chuyên nghiệp tại Hà Nội. Với đội ngũ nhân sự làm việc luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu, vì vậy Luxtour đưa ra một số lý do cho quý khách hàng và doanh nghiệp tham khảo vì sao nên chọn Luxtour để tổ chức sự kiện gala?

–    Kịch bản tổ chức gala nhiều ý tưởng mới, sáng tạo và độc

–    Địa điểm tổ chức gala đa dạng và phong phú

–    Hệ thống dụng cụ, đạo cụ độc quyền và đa dạng

–    Nhân sự tổ chức hoạt động gala chuyên nghiệp, tận tâm

–    Chi phí tổ chức sự kiện gala hợp lý, minh bạch và rõ ràng

Nếu quý khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện gala, trò chơi team building, đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay với Luxtour để được hỗ trợ tư vấn và báo giá nhanh nhất!

Luxtour – Dịch vụ tốt nhất!

Địa chỉ: 14 Hàng Mành, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội

Hotline: 0372.667.666

Email: info@luxtour.com.vn

Website: https://luxtour.com.vn/

Gọi ngay để được tư vấn

Hoặc gửi yêu cầu tư vấn

    Luxtour sẽ liên hệ với bạn

    Chủ đề quan tâm

    Đăng ký tư vấn

      Tư vấn ngay 0372.667.666