Phòng hội thảo là một không gian được thiết kế và trang bị đầy đủ tiện nghi để phục vụ cho các hoạt động hội họp, thảo luận. Khi tiến hành lựa chọn phòng cần phải có các tiêu chí để đánh giá chất lượng. Từ đó giúp cho bạn lựa chọn được phòng tổ chức hội thảo chất lượng, tạo thành công cho hội thảo. Bài viết dưới đây, chúng tôi xin chia sẻ bí kíp lựa chọn phòng hội thảo chất lượng nhất đến bạn.
Xem chi tiết: Top 20 địa điểm tổ chức hội thảo tại Hà Nội sang trọng nhất 2024
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Phòng hội thảo là gì?
Phòng hội thảo là một không gian được thiết kế chuyên biệt để tổ chức các hoạt động quan trọng. Nơi đây thường có diện tích rộng rãi, kín đáo và được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết. Đặc điểm nổi bật của phòng hội thảo là sự riêng tư và bảo mật. Chỉ những người được mời hoặc có phận sự mới được phép ra vào để đảm bảo an toàn cho thông tin nội bộ. Với thiết kế hiện đại và tiện nghi, góp phần tạo nên môi trường chuyên nghiệp. Đồng thời thúc đẩy hiệu quả công việc và góp phần tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng.
Phòng hội thảo tiếng Anh là gì?
Phòng hội thảo tiếng anh là Conference room. Là một không gian được thiết kế riêng biệt trong các tòa nhà, khách sạn, trung tâm hội nghị. Qua đó phục vụ các hoạt động hội họp quan trọng của doanh nghiệp. Với trang thiết bị hiện đại, bố trí khoa học và tiện nghi, góp phần tạo nên môi trường làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp. Đồng thời nâng cao hình ảnh và uy tín cho tổ chức.
Các tiêu chí lựa chọn phòng hội thảo
1. Địa điểm, diện tích và không gian phòng
Quy mô phòng hội thảo là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện. Việc lựa chọn phòng có diện tích phù hợp với số lượng khách mời là điều quan trọng. Phòng quá rộng sẽ tạo cảm giác trống trải, còn phòng quá chật chội sẽ khiến khách mời cảm thấy khó chịu. Vị trí cũng là một yếu tố cần cân nhắc. Nên chọn địa điểm dễ tìm kiếm, thuận tiện di chuyển và đảm bảo an ninh cho khách mời. Không gian cần tạo cảm giác hài hòa, gần gũi, giúp khách mời thoải mái hòa nhập với sự kiện.
2. Trang thiết bị, hệ thống âm thanh
Hai yếu tố cần quan tâm hàng đầu là màn chiếu và hệ thống âm thanh. Đối với màn chiếu, nên chọn kích thước phù hợp với diện tích phòng và số lượng khách mời. Chất lượng màn chiếu tốt đảm bảo hình ảnh sắc nét, rõ ràng. Âm thanh cần được điều chỉnh phù hợp để đảm bảo mọi người đều nghe rõ nội dung trình bày. Nên chọn hệ thống âm thanh chất lượng cao, có khả năng khuếch đại âm thanh tốt và loại bỏ tiếng ồn hiệu quả. Đây là tiêu chí quan trọng khi tiến hành lựa chọn phòng hội thảo
3. Kết cấu phòng hội thảo
Cách bố trí phòng hội thảo ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và bầu không khí của sự kiện. Lựa chọn cách setup phù hợp với số lượng khách mời và tính chất hội thảo là điều cần thiết. Tùy vào quy mô của hội thảo mà bạn có thể lựa chọn kết cấu sao cho phù hợp nhất. Đối với hội thảo lớn thì chọn mô hình hội trường hoặc hollow. Giúp tạo không gian chuyên nghiệp, sang trọng. Còn với hội thảo quy mô nhỏ, nên chọn mô hình chữ U hoặc lớp học để tạo cảm giác gần gũi, thân mật.
4. Chi phí tổ chức hội nghị hợp lý
Chi phí tổ chức hội nghị là một trong những tiêu chí quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn phòng hội thảo. Các trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ cung cấp đa dạng các lựa chọn phòng cho thuê với mức giá hợp lý, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn. Việc lựa chọn trung tâm uy tín với mức giá hợp lý sẽ giúp bạn đánh giá được mức độ chuyên nghiệp trong quá trình tổ chức hội nghị. Đồng thời, bạn cũng có thể tiết kiệm chi phí hiệu quả và đảm bảo sự thành công cho sự kiện của mình.
Các kiểu setup phòng hội thảo phổ biến
1. Setup phòng họp kiểu chữ U
Kiểu chữ U là lựa chọn phổ biến cho phòng họp văn phòng. Phù hợp cho các cuộc họp hội đồng quản trị, báo cáo tổng kết, thảo luận tập thể.
2. Setup phòng theo kiểu Hollow
Kiểu Hollow sử dụng bàn vuông dài xếp thành hình vuông bao quanh phòng, tạo khoảng trống ở giữa. Khác biệt với kiểu chữ U, khoảng trống này được trang trí bằng cây cảnh, hoa tươi, tạo điểm nhấn và cân bằng không gian. Kiểu này phù hợp cho các cuộc họp cần thảo luận, giải quyết vấn đề, thống nhất ý kiến chung.
3. Setup phòng kiểu lớp học
Kiểu lớp học sử dụng bàn ghế đơn giản, xếp thẳng hàng, tạo không gian tập trung cho người tham dự. Kiểu này phù hợp cho các buổi đào tạo, hội thảo, nơi người giảng viên truyền đạt kiến thức.
4. Setup phòng kiểu Theater
Kiểu Theater sử dụng ghế xếp theo hình tròn, ngang hoặc bán nguyệt, hướng về sân khấu. Kiểu này phù hợp cho các buổi hội thảo, sự kiện cần sự tập trung cao vào người thuyết trình.
5. Setup phòng kiểu Conference
Kiểu Conference sử dụng bàn hình chữ nhật/bầu dục lớn đặt chính giữa, xung quanh là ghế tựa cao cấp. Kiểu này phù hợp cho các cuộc họp quan trọng, cấp cao cần sự tương tác cao.
6. Setup phòng kiểu hội trường
Kiểu hội trường sử dụng không gian rộng lớn, chứa được hàng trăm người. Kiểu này phù hợp cho các hội nghị, sự kiện quy mô lớn cần sự tập trung cao vào diễn giả.
Những lưu ý khi thuê phòng hội thảo
1. Lưu ý về trang thiết bị
Âm thanh, ánh sáng và trình chiếu cần đảm bảo chất lượng cao để mọi người tham dự đều có trải nghiệm tốt nhất. Hệ thống âm thanh cần rõ ràng, loa và micro đạt chuẩn. Hình ảnh trên màn chiếu phải sắc nét, độ tương phản và độ phân giải cao để dễ dàng theo dõi nội dung. Bút chỉ slide hỗ trợ diễn giả thao tác trình bày thuận tiện.
Bàn ghế cần sạch sẽ, sang trọng, phù hợp với vóc dáng người ngồi. Điều hòa 2 chiều và wifi ổn định giúp tạo môi trường thoải mái, dễ chịu cho tất cả mọi người. Internet giúp kết nối thiết bị, tìm kiếm thông tin và chia sẻ dữ liệu, góp phần lan tỏa thông tin về hội thảo.
2. Dịch vụ đi kèm và đơn vị cung cấp
Ngoài việc lựa chọn phòng hội thảo phù hợp, các dịch vụ đi kèm đóng vai trò quan trọng. Một số dịch vụ phổ biến bao gồm: tiệc teabreak, thiết kế in ấn backdrop, thuê phòng lap,… Qua đó tạo sự tiện lợi cho khách mời tham dự hội thảo.
Lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín là điều cần thiết để đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng cho khách mời. Nên tìm hiểu kỹ về kinh nghiệm, năng lực, mức giá và đánh giá của các đơn vị trước khi đưa ra quyết định. Nên cân nhắc nhu cầu cụ thể của hội thảo để lựa chọn các dịch vụ phù hợp, tránh lãng phí chi phí.
Gợi ý địa điểm thuê phòng hội thảo uy tín
1. Khách sạn JW Marriott Hà Nội
- Địa chỉ: Số 8 Đỗ Đức Dục, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Với 17 phòng họp hiện đại, JW Marriott là địa điểm lý tưởng cho các hội thảo quy mô lớn. Hai phòng hội thảo lớn được trang bị tiện nghi sang trọng, cùng khu vực tiền sảnh rộng rãi sức chứa 1000 người, đáp ứng hoàn hảo cho mọi sự kiện. Nơi đây từng vinh dự tổ chức các hội nghị lãnh đạo cấp cao và diễn đàn kinh tế thế giới, khẳng định đẳng cấp và uy tín. Lựa chọn JW Marriott Hà Nội, bạn sẽ được trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp, không gian sang trọng và tiện nghi tối ưu, góp phần tạo nên thành công cho sự kiện của bạn.
2. Khách sạn Pan Pacific Hà Nội
- Địa chỉ: Số 1 Thanh Niên, Ba Đình, Hà Nội
Khách sạn Pan Pacific Hà Nội cung cấp 10 phòng hội thảo với quy mô đa dạng. Tất cả được trang bị hiện đại và tiện nghi, mang đến không gian thoải mái cho khách tham dự. Nổi bật là trung tâm hội nghị mang phong cách châu Âu, sức chứa lên đến 450 người. Nơi lý tưởng cho các sự kiện lớn, chương trình hội thảo với quy mô lớn. Nhờ sự sang trọng, đẳng cấp cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, Pan Pacific hứa hẹn mang đến trải nghiệm tổ chức hội thảo hoàn hảo cho bạn.
3. Trống Đồng Palace
Trống Đồng Palace là trung tâm tổ chức sự kiện, hội thảo uy tín tại Hà Nội. Nơi đây nổi bật với phòng có sức chứa linh hoạt từ 100 đến 1500 người. Và được thiết kế theo phong cách cổ điển, lãng mạn nhưng vẫn toát lên vẻ sang trọng, tinh tế. Nhờ vậy, Trống Đồng Palace trở thành địa điểm lý tưởng để tổ chức các hội nghị, hội thảo và sự kiện tầm cỡ, quan trọng. Với những ưu điểm vượt trội, Trống Đồng Palace là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp và tổ chức khi cần tìm kiếm địa điểm tổ chức hội thảo chuyên nghiệp và đẳng cấp.
4. Khách sạn Melia Hà Nội
- Địa chỉ: Số 44 Lý Thường Kiệt, Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Melia Hà Nội là lựa chọn hàng đầu cho những ai tìm kiếm địa điểm tổ chức hội thảo uy tín và sang trọng. Nơi đây cung cấp đa dạng lựa chọn phòng họp với sức chứa từ 70 đến 1200 khách, đáp ứng mọi nhu cầu của bạn. Điểm nổi bật tại khách sạn đó chính là các phòng tổ chức hội thảo có sức chứa linh hoạt. Gồm phòng Grand Ballroom, Thăng Long Ballroom, 2 Executive Boardroom,… Meliá Hanoi đáp ứng mọi nhu cầu tổ chức hội thảo, từ quy mô nhỏ đến lớn.
5. Khách sạn Pullman Hà Nội
- Địa chỉ: Số 40 Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Pullman Hà Nội nổi bật là địa điểm tổ chức hội thảo sang trọng và đẳng cấp tại Hà Nội. Hệ thống phòng hội nghị, phòng chức năng hiện đại, chất lượng cao. Điểm nhấn của Pullman là phòng tiệc Văn Miếu rộng 586m², cùng tám phòng họp kích cỡ khác nhau. Tất cả đều được trang bị đầy đủ âm thanh, ánh sáng và internet tốc độ cao,.. Sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu từ hội thảo nhỏ riêng tư đến hội thảo lớn với không gian mở.
Bài viết này, LuxTour chia sẻ bí kíp lựa chọn phòng hội thảo hoàn hảo cho sự kiện thành công. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp bạn biết cách lựa chọn phòng phù hợp. Bên cạnh đó, có thể tham khảo một số địa điểm đáp ứng đầy đủ yếu tố để tổ chức hội thảo. Chúc bạn lựa chọn được địa điểm tổ chức hội thảo chất lượng và uy tín.
Nếu bạn cần tư vấn thêm, cũng như tìm đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp. Hãy liên hệ ngay với LuxTour để nhân tư vấn và ưu đãi hấp dẫn nhất!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
