Kế hoạch tổ chức hội thảo là thành phần không thể thiếu để có một buổi hội thảo thành công. Một bản kế hoạch chi tiết, đầy đủ sẽ giúp việc vận hành chương trình hội thảo diễn ra suôn sẻ hơn. Hãy cùng LuxTour tìm hiểu cách lập một mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp trong bài viết dưới đây.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Cách xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo
Để xây dựng một kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp và hiệu quả, bạn có thể tuân theo các bước sau:
1. Xác định mục tiêu hướng đến của buổi hội thảo
Mục tiêu của việc tổ chức hội thảo chính là “kim chỉ nam” cho kế hoạch tổ chức sự kiện. Từ việc xây dựng nội dung, setup sân khấu đến lập danh sách khách mời. Từ mục tiêu, ban tổ chức mới xây dựng được nội dung cụ thể, chi tiết phù hợp với từng loại sự kiện. Vì mỗi buổi hội thảo sẽ là một chủ đề khác nhau, một cách tiếp cận khác nhau. Ví dụ, với hội thảo giới thiệu sản phẩm mới, cần xây dựng nội dung liên quan để ra mắt sản phẩm sao cho thật ấn tượng, cuốn hút.
2. Xác định chủ đề của hội thảo
Nhiều doanh nghiệp mong muốn tạo ra một chương trình thể hiện được dấu ấn của thương hiệu. Do đó, việc sáng tạo một chủ đề liên quan đến hình ảnh và văn hóa của doanh nghiệp là rất quan trọng. Tất cả các hoạt động như thiết kế, trang trí sân khấu và xây dựng nội dung chương trình sẽ xoay quanh chủ đề này.
3. Lên ý tưởng, kịch bản
Ngày nay, hầu hết các hội thảo đều kết hợp với các hoạt động giải trí, văn nghệ và mini game. Điều này nhằm thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng với khách mời. Trong quá trình xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo, sự sáng tạo đóng vai trò quan trọng nhất để tạo ra chương trình hội nghị hấp dẫn và phản ánh đúng bản sắc doanh nghiệp.
Timeline của một buổi hội thảo sẽ bao gồm các hạng mục sau
- Đón tiếp khách mời
- Xác định vị trí cho khách mời
- Phần văn nghệ khai mạc
- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, khách mời, ban lãnh đạo
- Nội dung của hội thảo, người tham dự đặt câu hỏi
- Hoạt động văn nghệ, mini game
- Kết thúc chương trình
4. Lên danh sách khách mời
Hãy lên danh sách khách mời trước khi tổ chức sự kiện. Để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khách mời quan trọng nào. Cần kiểm tra danh sách khách mời nhiều lần trước khi thực hiện việc in ấn thư mời.
5. Lựa chọn thời gian, địa điểm phù hợp
Đối với các hội nghị quy mô lớn nên chọn các trung tâm tổ chức sự kiện, trung tâm hội nghị, khách sạn. Bởi không gian lớn, có thể chứa nhiều người cùng lúc. Khi chọn địa điểm tổ chức hội nghị cùng cần xem xét các yếu tố về vị trí, trang thiết bị, và chất lượng dịch vụ. Về thời gian tổ chức, hãy nên chọn các ngày cuối tuần để khách mời có thể thoải mái sắp xếp tham gia sự kiện.
6. Dự trù kinh phí
Để tổ chức một buổi hội thảo thành công, việc có đủ nguồn kinh phí là quan trọng. Cần dự trù chi tiết từng hạng mục và để dành một khoản tiền dự phòng cho các tình huống phát sinh không lường trước. Nếu dự toán kinh phí không chính xác, có thể gây ra gián đoạn chương trình hoặc lãng phí chi phí. Vì vậy, việc tính toán kinh phí này cần được thực hiện cẩn thận.
7. Lên kế hoạch dự trù cho buổi hội thảo
Mọi sự kiện đều có khả năng gặp phải những vấn đề, rủi ro, diễn ra suôn sẻ. Để đối phó với những tình huống bất ngờ này, việc lập kế hoạch dự phòng là cần thiết. Gần như khi lập kế hoạch tổ chức hội thảo, phải có bước này. Kế hoạch dự phòng giúp chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó trong mọi tình huống khẩn cấp có thể xảy ra. Đồng thời giảm thiểu rủi ro đối với hình ảnh của doanh nghiệp.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết
Trên đây là các bước xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết. Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo cơ bản, áp dụng được cho hầu hết các loại hội thảo.
| STT | Thời gian | Phần | Nội dung chính |
| 1 | 8h | Đón khách | – Ban lễ tân đón khách tại sảnh – Phát tờ thông tin về hội thảo – Hướng dẫn khách check in, chụp ảnh với backdrop – Hướng dẫn khách ngồi vào đúng vị trí đã sắp xếp |
| 2 | 8h30 | Văn nghệ mở màn | Chuẩn bị từ 2 đến 3 tiết mục, phù hợp với concept và nội dung của buổi hội thảo |
| 3 | 8h40 | Khai mạc | – MC gửi lời chào đến quý vị tham dự, giới thiệu nội dung, tuyên bố lý do – MC giới thiệu đại biểu, khách mời đặc biệt |
| 5 | 8h50 | Phát biểu khai mạc | – MC mời đại diện lên phát biểu khai mạc buổi hội thảo |
| 6 | 9h | Bài thuyết trình về chủ đề của buổi hội thảo | – MC mời doanh nghiệp, diễn giải lên phát biểu |
| 7 | 9h15 | Tương tác với khán giả | – Khán giả đặt câu hỏi, khách mời hoặc diễn giả sẽ giải đáp thắc mắc |
| 8 | 9h30 | Cảm ơn khách mời | MC mời ban lãnh đạo lên tặng quà cho khách mời/ diễn giả |
| 9 | 10h | Khai tiệc/ Văn nghệ | |
| 10 | 11h | Minigame/ Lucky draw | – MC giới thiệu thể lệ chương trình, luật chơi – Mời khách mời/ ban lãnh đạo lên bốc thăm – Công bố con số trúng thưởng, mời người trúng thưởng lên sân khấu – Người bốc thăm trao giải – MC giao lưu với khán giả trúng thưởng |
| 11 | 11h30 | Tự do giao lưu, trò chuyện | Khách mời tự do tham gia giao lưu, trò chuyện |
| 12 | 12h | Bế mạc hội thảo, chụp ảnh lưu niệm cùng khách mời | – MC mời ban lãnh đạo, diễn giả, khách mời lên chụp ảnh lưu niệm – Thông báo nhận quà tại bàn check out |
Lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức hội thảo
Các điểm cần lưu ý trong quá trình lập kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị:
- Chạy thử sự kiện: Việc chạy thử giúp dự đoán và chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp, cũng như điều chỉnh kế hoạch.
- Trang thiết bị: Đảm bảo trang thiết bị đủ chất lượng để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Có thể thuê đơn vị chuyên nghiệp để tối ưu chi phí.
- Lựa chọn nhân sự chất lượng: Đảm bảo có đủ nhân sự chất lượng, chuyên nghiệp để thực hiện các công việc trong sự kiện.
- Dự trù rủi ro: Kế hoạch dự trù cần chi tiết, đầy đủ để xử lý mọi vấn đề phát sinh kịp thời.
Sử dụng mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp và hiệu quả giúp tổ chức sự kiện một cách bài bản. Tạo nên ấn tượng tích cực đối với khán giả tham dự. Hy vọng qua bài viết trên của LuxTour, bạn đọc đã hiểu được cách lập một kế hoạch tổ chức hội thảo.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
