Giấy phép tổ chức hội thảo là điều cần thiết đối với mỗi chương trình hội thảo. Tùy vào tính chất cũng như mục đích tổ chức, đơn vị sẽ phải chuẩn bị giấy tờ theo quy định. Trong bài viết này, LuxTour sẽ giới thiệu quy trình xin giấy phép tổ chức hội thảo đầy đủ nhất.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Giấy phép tổ chức hội thảo là gì?
Giấy phép tổ chức hội thảo là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép cho đơn vị tổ chức hội thảo. Giấy phép này đóng vai trò như sự chấp thuận chính thức của nhà nước đối với hoạt động hội thảo. Qua đó, giúp đảm bảo hội thảo được tổ chức tuân thủ quy định của pháp luật. Đồng thời đáp ứng các yêu cầu về an ninh, trật tự, an toàn xã hội khi tiến hành tổ chức. Hiện nay, có 2 loại giấy phép tổ chức hội thảo:
- Giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế: được cấp cho các hội thảo có sự tham gia của đại biểu nước ngoài.
- Giấy phép tổ chức hội thảo trong nước: được cấp cho các hội thảo chỉ có sự tham gia của đại biểu trong nước.
Để xin cấp phép tổ chức hội thảo, tổ chức hoặc cá nhân cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Tại sao tổ chức hội thảo phải xin giấy phép?
1. Đảm bảo an ninh, trật tự
Chương trình hội thảo có nhiều người tham dự, đặc biệt hội thảo quốc tế. Việc xin phép tổ chức hội thảo giúp cơ quan chức năng nắm bắt được thông tin về hội thảo. Qua đó cơ quan nắm bắt được thông tin về nội dung, thời gian, địa điểm, số lượng tham dự,… Từ đó, có biện pháp đảm bảo an ninh, phòng chống cháy nổ,… Điều này giúp chương trình hội thảo trở nên chuyên nghiệp hơn.
2. Quản lý nội dung chương trình hội thảo
Nhiều đơn đơn vị có thể sử dụng hội thảo để truyền bá thông tin sai lệch, kích động bạo lực,… Để kiểm soát được vấn đề này, thì các đơn vị phải xin giấy phép đầy đủ. Phải tiến hành gửi đơn xin phép tổ chức hội thảo lên cơ quan có thẩm quyền. Các cơ quan chức năm sẽ kiểm duyệt nội dung, đảm bảo tuân thủ các quy định. Bằng cách này các cơ quan có thể kiểm soát được nội dung và quản lý được hội thảo.
Đơn vị cấp giấy phép tổ chức hội thảo
1. Thủ tướng chính phủ
Đối với các hội thảo quốc tế quan trọng, Thủ tướng Chính phủ là đơn vị cấp phép tổ chức. Các hội thảo thuộc diện này thường có tính chất chính trị, liên quan đến vấn đề trọng đại của đất nước. Và nó sẽ thu hút sự tham gia của cán bộ cấp cao từ Việt Nam và quốc tế.
Để được cấp phép, đơn vị tổ chức cần nộp hồ sơ lên Thủ tướng. Hồ sơ bao gồm đầy đủ thông tin về hội thảo như chủ đề, mục đích, thời gian, địa điểm, danh sách khách mời, nội dung chương trình, kinh phí dự kiến,… Sau khi xem xét hồ sơ, Thủ tướng sẽ quyết định cấp phép hoặc không cấp phép cho hội thảo.
2. Các cục, Bộ ngành liên quan
Việc tổ chức hội thảo cần xin phép từ các đơn vị liên quan. Các sự kiện hội thảo thuộc Bộ và các cơ quan Trung ương, hoặc có phạm vi từ 2 tỉnh trở lên,… Hay có yếu tố nước ngoài cần gửi hồ sơ xin phép đến các Cục, Bộ ngành liên quan. Cụ thể, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Công thương, Bộ Thông tin và Truyền thông,… sẽ chịu trách nhiệm cấp phép cho các sự kiện thuộc lĩnh vực quản lý của mình. Loại hình hội thảo và nội dung cụ thể sẽ quyết định đơn vị cấp phép phù hợp.
3. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các Sở, Ban ngành liên quan
Đối với các hội thảo không thuộc thẩm quyền của Bộ, Ban ngành Trung ương, đơn vị tổ chức cần xin phép Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc các Sở, Ban ngành liên quan. Việc xác định đơn vị cấp phép phụ thuộc vào nội dung, lĩnh vực của hội thảo và quy định pháp luật của từng địa phương.
Ví dụ, hội thảo về giáo dục sẽ do Sở Giáo dục và Đào tạo cấp phép. Hội thảo về y tế do Sở Y tế cấp phép. Do đó, cần nghiên cứu kỹ lưỡng lĩnh vực hội thảo và quy định địa phương để xác định đơn vị cấp phép chính xác.
Quy trình xin giấy phép tổ chức hội thảo chi tiết
1. Chuẩn bị hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo
Để tổ chức một hội thảo thành công, việc đầu tiên bạn cần làm là chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin phép theo quy định. Hồ sơ bao gồm:
- Công văn xin phép tổ chức: Nêu rõ mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung, thành phần tham dự, kinh phí dự kiến của hội thảo.
- Đề án tổ chức: Trình bày chi tiết về mục tiêu, chương trình, hoạt động, dự kiến kinh phí và nguồn chi cho từng hoạt động của hội thảo.
- Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan: Tùy theo tính chất và nội dung hội thảo, bạn có thể cần xin ý kiến của các cơ quan như Sở Ngoại giao, Bộ Công an, Bộ Y tế,…
- Tờ trình xin tổ chức hội thảo,..
- Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có)
Hoàn tất hồ sơ là bước đầu tiên quan trọng để xin phép tổ chức hội thảo. Hãy đảm bảo chuẩn bị đầy đủ và chính xác các tài liệu theo yêu cầu để diễn ra thuận lợi.
2. Nộp hồ sơ lên cơ quan thẩm quyền
Để tổ chức hội thảo, đơn vị cần nộp hồ sơ xin phép lên cơ quan có thẩm quyền. Thời hạn nộp hồ sơ tối thiểu là 40 ngày đối với hội thảo do Thủ tướng Chính phủ quyết định và 30 ngày đối với hội thảo do cấp dưới quyết định. Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ lấy ý kiến của các cơ quan, địa phương liên quan trong vòng 15 ngày. Khi tiến hành soạn thảo đơn xin tổ chức hội thảo phải đầy đủ thông tin để hoạt động xét duyệt được diễn ra thuận lợi. Nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác để tránh việc bị trả lại hồ sơ.
3. Nhận kết quả
Sau khi cơ quan liên quan xét duyệt hoàn tất, đơn vị sẽ nhận được kết quả xét duyệt tổ chức hội thảo. Nếu được thông qua, đơn vị có trách nhiệm thực hiện hội thảo theo đúng nội dung. Đồng thời, đơn vị cần đảm bảo tuân thủ các quy định về tài chính, bảo mật nhà nước. Bên cạnh đó, báo cáo kết quả tổ chức hội thảo cho cơ quan có thẩm quyền trong vòng 15 ngày sau khi kết thúc. Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản đến đơn vị tổ chức để tiến hành chỉnh sửa và bổ sung hồ sơ.
Lưu ý khi nộp giấy phép tổ chức hội thảo
Việc tổ chức hội thảo đòi hỏi chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu lên lập kế hoạch đến thực hiện. Do đó, việc chuẩn bị giấy phép tổ chức hội thảo là quan trọng đảm bảo diễn ra suôn sẻ. Cần lưu ý về thời gian nộp và thời gian xét duyệt để không ảnh hưởng đến tiến độ. Lựa chọn cơ quan nhà nước có thẩm quyền để nộp hồ sơ cũng cần được thực hiện cẩn thận. Nên liên hệ trực tiếp với cơ quan nhà nước để được hướng dẫn về thủ tục nộp hồ sơ. Cập nhật thường xuyên các quy định của pháp luật về tổ chức hội thảo cũng là điều cần thiết.
Như vậy, bài viết này LuxTour chia sẻ đến bạn quy trình xin giấy phép tổ chức hội thảo. Qua đó giúp bạn hiểu biết hơn về thủ tục cần chuẩn bị khi tiến hành tổ chức hội nghị. Đồng thời biết các cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và xét duyệt. Hy vọng với thông tin này sẽ giúp bạn thuận lợi xin giấy phép tổ chức hội thảo thành công. Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức hội thảo thì liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
