Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là như thế nào?

Hãy cùng Luxtour đi tìm câu trả lời chi tiết nhất về tổ chức sự thông qua bài viết dưới đây ngay nhé!

Sự kiện là gì?

Sự kiện (tiếng Anh: event) – là những hoạt động có thể tập trung số lượng nhiều người tham gia tại một địa điểm và thời gian nhất định, truyền tải thông điệp cụ thể có sức thu hút liên quan đến các lĩnh vực: văn hóa, chính trị, xã hội, kinh tế,…

Các sự kiện thường gặp trong cuộc sống thường ngày: SEAGAMES, World Cup, cuộc thi hoa hậu, hội nghị khách hàng,… hay các sự kiện gần gũi như đám cưới, sinh nhật, trung thu, tiệc giáng sinh,…

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là hoạt động thực hiện các phần công việc như xây dựng kế hoạch, thiết kế sân khấu, làm kịch bản chi tiết, bảng chi phí, thi công, xử lý các tình huống,… cho một chương trình sự kiện từ khi bắt đầu lên ý tưởng cho đến khi kết thúc thành công.

Tổ chức sự kiện thông qua các hình thức triển lãm, họp báo, hội nghị, hội chợ,… là cơ hội tốt để các doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, đưa hình ảnh thương hiệu đến gần với khách hàng, đối tác hơn và tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Vai trò của tổ chức sự kiện

 Tổ chức sự kiện đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng đến. Vậy vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp là gì?

• Tổ chức sự kiện để phát triển thương hiệu, tiếp thị – truyền thông hình ảnh thương hiệu đến gần với khách hàng nhằm tạo niềm và ấn tượng lâu dài.
• Tổ chức sự kiện nhằm mục đích quảng bá sản phẩm, để khách hàng biết đến và được tự mình trải nghiệm những dịch vụ, sản phẩm đang cung cấp.
• Tổ chức sự kiện giúp cho doanh nghiệp tìm kiếm được thêm số lượng khách hàng tiềm năng, tăng doanh số, thu lợi nhuận cao cho công ty.

Kịch bản tổ chức sự kiện

Kịch bản tổ chức sự kiện là một trong những tiêu chí then chốt góp phần tạo nên sự kiện thành công. Có rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện, vậy nên với mỗi loại hình đều có một kịch bản chương trình tương ứng. Để có kịch bản tổ chức sự kiện đầy đủ và chi tiết cần xác định được những yếu tố thông qua các câu hỏi sau đây:

+ Tại sao lại tổ chức sự kiện này là gì?

+ Thông điệp mà sự kiện muốn truyền tải?

+ Loại hình sự kiện muốn tổ chức là gì?

+ Đối tượng khách mời trong sự kiện là những ai?

+ Tổ chức sự kiện vào thời gian nào?

+ Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu?

+ Sự kiện được tổ chức như thế nào?

Mỗi một sự kiện đều có kịch bản khác nhau, nhưng thông thường tất cả các kịch bản tổ chức sự kiện thường có 3 phần: Mở đầu, nội dung chính và kết thúc:

• Phần mở đầu: đón khách, văn nghệ chào mừng, giới thiệu đại biểu và tuyên bố lý do tổ chức sự kiện.
• Phần nội dung chính: Đại biểu phát biểu, dùng tiệc, văn nghệ và game show.
• Phần kết: chụp ảnh lưu niệm và kết thúc chương trình.

Trong kịch bản phải nêu được nhiệm vụ cụ thể, thời gian chính xác và chỉ định người thực hiện.

Các loại hình tổ chức sự kiện

Có nhiều loại hình tổ chức sự kiện khác nhau, để lựa chọn hình thức sự kiện phù hợp cho doanh nghiệp cần dựa vào mục tiêu mục tiêu, quy mô, thông điệp tổ chức sự kiện muốn truyền tải.

1. Khai trương

Tổ chức khai trương là hoạt động tổ chức chúc mừng doanh nghiệp bắt đầu hoạt động kinh doanh. Đây cũng là một trong những sự kiện đặc biệt quan trọng, cột mốc đánh dấu sự khởi đầu của doanh nghiệp.

2. Giới thiệu sản phẩm mới

Tổ chức lễ giới thiệu sản phẩm mới là một sự kiện cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, đây là cơ hội tốt để truyền thông giới thiệu về sản phẩm mới đến khách hàng. Đồng thời khẳng định thương hiệu gây ấn tượng với khách hàng và tìm kiếm khách hàng mới.

3. Kỷ niệm thành lập

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty là một sự kiện vô cùng quan trọng để đánh dấu ngày công ty được thành lập, cũng là dịp để công ty cùng toàn bộ nhân viên nhìn lại chặng đường phát triển, rút ra bài học kinh nghiệm.

4. Hội nghị, hội thảo

Tổ chức hội nghị, hội thảo là sự kiện không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp:

+ Tổ chức hội nghị là cuộc họp được tổ chức để bàn bạc về các dự án, kế hoạch hay tổng kết tình hình hoạt động của doanh nghiệp để rút kinh nghiệm và hoạt động phát triển trong tương lai.

+ Tổ chức hội thảo là cuộc gặp gỡ, tranh luận giữa những người có cùng mối quan tâm về các vấn đề có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra.

5. Team building

Tổ chức team building là sự kiện quan trọng và cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Đây là cơ hội để toàn bộ nhân viên có thể tham gia vào các trò chơi tập thể vui nhộn, thư giãn sau những giờ làm việc mệt mỏi. Qua đó tăng cường tinh thần đoàn kết, phấn đấu vì mục tiêu phát triển doanh nghiệp và truyền tải thông điệp, ý nghĩa mà doanh nghiệp mong muốn.

6. Chương trình từ thiện

Tổ chức chương trình từ thiện là hoạt động được các doanh nghiệp, công ty tổ chức hàng năm nhằm góp phần xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cộng đồng qua đó đưa hình ảnh, thương hiệu đến gần hơn với khách hàng.

7. Các sự kiện giải trí: cuộc thi, game show

Tổ chức các sự kiện giải trí: cuộc thi, game show,… trong doanh nghiệp nhằm mục đích cải thiện đời sống tinh thần cho nhân viên, đem đến những giờ phút thư giãn sau khoảng thời gian là việc căng thẳng, mệt mỏi.

Quy trình tổ chức sự kiện

Một sự kiện muốn diễn ra thành công, đúng với mục tiêu đã đề ra và truyền tải thông điệp ý nghĩa đến người tham gia thì cần phải có quy trình tổ chức sự kiện. Và để sự kiện diễn ra suôn sẻ đòi hỏi rất nhiều yếu tố về thời gian, nhân sự, kinh nghiệm…

Luxtour xin gửi đến bạn quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bao gồm 3 giai đoạn sau:

1. Giai đoạn đầu – Xây dựng kế hoạch, kịch bản cho sự kiện

+ Xây dựng kế hoạch sự kiện cần xác định được những thông tin về sự kiện sắp tổ chức: mục đích sự kiện, loại hình sự kiện, khách mời, thời gian và địa điểm, ngân sách tổ chức,…

+ Lên ý tưởng mới lạ, kịch bản tổ chức sự kiện độc đáo, hấp dẫn, gây ấn tượng với khách mời tham gia.

+ Lập bảng phân công nhân sự cho sự kiện: mỗi công việc trong sự kiện cần được nêu cụ thể và chỉ định người thực hiện nó một cách nghiêm túc, trách nhiệm. Đây là cách hiệu quả để công việc diễn ra hiệu quả khi tổ chức sự kiện.

2. Giai đoạn thực hiện sự kiện

Từ kế hoạch, kịch bản sự kiện đã xây dựng trước đó, mỗi nhân sự đảm nhận phần công việc mình đã được phân công với một tinh thần nhiệt huyết, trách nhiệm nhất.

• Thi công sự kiện:

+ Dựng sân khấu, back drop, trang trí khu vực quanh sân khấu

+ Lắp đặt thiết bị âm thanh, ánh sáng

+ Thuê PG, MC, ca sĩ, nhóm múa

+ Gửi thiệp cho khách mời

+ Truyền thông sự kiện

• Tiến hành sự kiện: Trong quá trình sự kiện diễn ra phải theo dõi chặt chẽ các công việc đã được phân công, đảm bảo đúng thời gian trong kịch bản và chú ý đến các vấn đề khác như vệ sinh, an toàn, … để sự kiện thành công và không phát sinh sự cố ngoài ý muốn.

3. Giai đoạn sau khi kết thúc sự kiện

+ Khi kết thúc sự kiện, đội ngũ nhân sự tiến hành thu dọn các thiết bị, sân khấu và bàn giao địa điểm.

+ Thanh toán, giải quyết các chi phí còn tồn đọng khi tổ chức sự kiện.

+ Tổng kết, đánh giá, báo cáo và rút kinh nghiệm cho những sự kiện lần sau.

Công ty tổ chức sự kiện

Luxtour là công ty tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp, uy tín và chất lượng. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện:

+ Lễ giới thiệu sản phẩm mới
+ Hội nghị, hội thảo khách hàng
+ Lễ khai trương, khánh thành, lễ kỷ niệm thành lập công ty
+ Tổ chức hội chợ, triển lãm, tổ chức trưng bày sản phẩm

+ Tết Trung thu, tiệc Giáng sinh, tiệc Year End Party

+ Festival doanh nghiệp
+ Tổ chức họp báo
+ Chương trình từ thiện
+ Tổ chức team building, amazing race
+ Các sự kiện giải trí: cuộc thi, gameshow…

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Luxtour, với kinh nghiệm tổ chức thành công nhiều sự kiện cùng đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, chúng tôi chính là sự lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn khi cần tổ chức các sự kiện lớn nhỏ đầy ấn tượng:

• Đội ngũ nhân sự bao gồm: MC, PG, PB, ca sĩ, nhóm nhảy đều giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết, sáng tạo và có khả năng xử lý tốt tình huống phát sinh;
• Kịch bản sự kiện của Luxtour luôn được đội ngũ nhân sự không ngừng tìm tòi, sáng tạo, tạo nét riêng để lưu lại những khoảnh khắc đáng nhớ và vẫn phù hợp với yêu cầu của khách hàng, với văn hóa doanh nghiệp;
• Hệ thống sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn LED hiện đại;
• Kho đồ game đa dạng, luôn được bảo hành và cập nhật mới nhất;
• Chi phí tổ chức sự kiện hợp lý, tiết kiệm nhất với nhiều sự lựa chọn dịch vụ;
• Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói với quy trình set up toàn diện từ trang trí, âm thanh ánh sáng, backdrop, sân khấu, …;
• Hỗ trợ tư vấn miễn phí 24/7 đáp ứng được mọi yêu cầu từ khách hàng.

Luxtour với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cung cấp dịch vụ sự kiện trọn gói, chất lượng nhất tại Hà Nội. Chúng tôi luôn sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu của khách hàng dù là khó nhất và nỗ lực mang đến sự lựa chọn về dịch vụ tối ưu và tiết kiệm nhất.

Trên đây là thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà Luxtour muốn chia sẻ đến quý khách hàng, quý doanh nghiệp. Quý khách hàng đang có nhu cầu tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì hãy liên hệ ngay với Luxtour qua hotline 0372.66.7666 để được tư vấn chi tiết và báo giá nhanh nhất nhé!

Thông tin liên hệ: Công Ty TNHH Thương Mại Luxtour  – Dịch vụ tốt nhất!

Địa chỉ: 14 Hàng Mành, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Hotline: 0372 667 666

Email: info@luxtour.com.vn

Website: https://luxtour.com.vn