Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp nhất 2021

Tổ chức sự kiện ngoài trời hay còn gọi là quản lý sự kiện là việc thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi kết thúc. Nó sở hữu vô vàn những ưu điểm tuyệt vời. Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện thành công không phải là điều dễ dàng. Hy vọng với một số kinh nghiệm mà Luxtour chia sẻ trong bài viết dưới đây sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích và cần thiết, để từ đó có thể tạo nên được một sự kiện ngoài trời ý nghĩa, lý tưởng.

►Tìm hiểu: Cách tổ chức sự kiện HOT nhất 2021

Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Đầu tiên, mọi người cần phải tìm hiểu về khái niệm sự kiện trước. Sự kiện hay còn gọi là event, được hiểu là những hoạt động theo một chủ đề hoặc ý nghĩa rõ ràng, xảy ra tại một thời điểm, địa điểm nhất định, có sự tham gia và góp mặt của nhiều người. Sự kiện chỉ có thể tổ chức một lần như lễ khai trương, lễ tổng kết…hoặc đôi khi là chuỗi sự kiện liên tiếp có cùng mục đích, ví dụ là sự kiện fashion show, sự kiện bán hàng…

Tổ chức sự kiện ngoài trời

Còn tổ chức sự kiện lại là việc lên nội dung, kịch bản, ý tưởng, cung cấp nhân sự và kế hoạch cụ thể cho một sự kiện. Rồi tiến hành thực hiện, tổ chức ra bên ngoài. Ít ai biết rằng, đây cũng chính là một trong những mảng truyền thông quan trọng giúp mang lại hiệu quả mạnh mẽ cho chiến dịch truyền thông cũng như phục vụ mục đích của từng sự kiện, khách hàng khác nhau. Tùy thuộc vào ý tưởng hay mục đích của từng sự kiện khác nhau mà mọi người sẽ lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện khác nhau. Có thể trong nhà hay ngoài trời. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ phải chịu toàn bộ những trách nhiệm trong quá trình diễn ra sự kiện. Tổ chức sự kiện ngoài trời không chỉ dựa trên các nguồn tài trợ và ngân sách có được mà còn phụ thuộc vào nội dung, mục đích và ý nghĩa muốn truyền tải.

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

Bạn muốn tổ chức sự kiện ngoài trời thành công thì trước khi bắt tay vào thực hiện các bạn nên tham khảo những kinh nghiệm hữu ích dưới đây:

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời hợp lý

Địa điểm được biết đến là một trong những yếu tố quan trọng góp phần thành công cho sự kiện. Do đó, các bạn cần lưu ý kỹ đến một số vấn đề sau để quyết định lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời hợp lý nhất.

  • Nội dung của buổi sự kiện ngoài trời đó là gì?
  • Khách hàng, khách mời, người tham dự, đối tượng khán giả…của sự kiện đó là ai?
  • Diện tích của địa điểm đó, số lượng khách tham gia, không gian ngoài trời cần thiết để sử dụng là bao nhiêu?
  • Địa điểm tổ chức sự kiện có đảm bảo thuận lợi cho các vấn đề di chuyển, an ninh trật tự an toàn, có bãi giữ xe hay không…?

Các bạn cần trả lời kỹ lưỡng và chính xác những câu hỏi trên để từ đó đưa ra được quyết định sáng suốt, sự lựa chọn đúng đắn về địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp nhất. 

Nhớ lưu ý đến các vấn đề về thủ tục hành chính (nếu có). Hoặc các trường hợp phải xin phép hay thuê địa điểm ngoài trời để có được sự lựa chọn hợp lý. 

Thời tiết hợp lý

Vì là tổ chức sự kiện ngoài trời nên vấn đề thời tiết cần được xem xét kỹ càng. Các bạn không nên tổ chức những sự kiện ngoài trời có quy mô lớn vào mùa mưa. Trong trường hợp đã lên kế hoạch chuẩn bị trước thì bạn cũng nên đề phòng những kiểu thời tiết có thể xảy ra và gây ảnh hưởng đến sự kiện như mưa, nắng… Từ đó cần chuẩn bị áo mưa, ô, dù… để hạn chế tối đa những hiện tượng xấu của thời tiết đối với người tham gia sự kiện.

Vệ sinh và an ninh trật tự cho sự kiện

Cùng với thời tiết hay địa điểm tổ chức thì vấn đề vệ sinh và an ninh trật tự cho sự kiện cũng đặc biệt quan trọng. Nhất là khi sự kiện đó được tổ chức ở ngoài trời. Các bạn cần chuẩn bị hoặc thuê các đơn vị vệ sinh sự kiện nếu cần thiết (nhất là những sự kiện về văn hóa ẩm thực). Hay nên chuẩn bị thùng rác, túi đựng rác và có địa điểm tập kết rác thải cho sự kiện phù hợp.

Về vấn đề an ninh trật tự cho sự kiện cũng cần được đảm bảo tối đa. Thông thường, dù là sự kiện ngoài trời hay trong nhà thì cũng đều có phần quy hoạch ranh giới khu vực sự kiện. Do đó, các bạn nên thuê đội an ninh hay bảo vệ để giữ gìn, trật tự cho sự kiện. Và đây cũng chính là một cách để bạn nâng cao chất lượng sự kiện ngoài trời của mình được tổ chức thành công hơn nữa.

Cách tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp

Một sự kiện, dù được tổ chức ở ngoài trời hay trong bất kỳ không gian nào đi chăng nữa cũng cần phải đảm bảo diễn ra theo quy trình của nó. Vì thế, nếu các bạn chưa biết cách tổ chức sự kiện ngoài trời như thế nào thì đừng bỏ qua những bước cơ bản như sau:

Cách tổ chức sự kiện ngoài trời

Trước khi tổ chức sự kiện. Khâu đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện bao giờ cũng sẽ là tiếp nhận yêu cầu của khách hàng. Rồi từ đó, sẽ thực hiện các giai đoạn tiếp theo

1. Xây dựng ý tưởng và chủ đề sự kiện

Tức là, trước khi tiến hành tổ chức sự kiện ngoài trời, các bạn cần phải tư vấn nội dung, lên ý tưởng, chủ đề chung của chương trình sao cho phù hợp với mục đích và nhu cầu của khách hàng. Ý tưởng và chủ đề sẽ là chìa khóa để bạn dễ dàng lên kế hoạch cho những bước sau đó. Đối với mỗi sự kiện khác nhau sẽ có những yêu cầu sắp xếp, bài trí sân khấu và không gian tổ chức khác nhau. Do đó, để tổ chức được mỗi sự kiện thì cũng cần phải có ý tưởng riêng, không chỉ phù hợp với yêu cầu của khách hàng mà còn phải hoàn hảo cùng các tiêu chí mà sự kiện ấy mong muốn hướng tới.

Khi đã có được ý tưởng tổ chức sự kiện thì bước tiếp theo mà các bạn cần phải làm đó chính là tiến hành xây dựng chủ đề cho chương trình. Bởi bạn có biết, nếu ý tưởng được xem là linh hồn thì chủ đề chính là diện mạo của sự kiện. Để có ý tưởng phù hợp với chủ đề thì bắt buộc các bạn phải xem xét rồi dựa trên những tiêu chí mà khách hàng đề ra cũng như tệp khách hàng được mời tới để tham dự tiệc và mục tiêu truyền thông của sự kiện.

2. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi đã xây dựng xong ý tưởng và chủ đề của sự kiện thì các bạn cũng đừng bỏ qua bước lựa chọn thời gian và địa điểm để tổ chức sự kiện.

Về địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên cân nhắc sao cho phù hợp với các loại hình sự kiện. Nếu là tổ chức sự kiện ngoài trời, các bạn có thể lựa chọn tổ chức tại công việc hoặc không gian bên ngoài ở các nhà hàng.

Về thời gian tổ chức sự kiện thì nên chọn tương thích với mục đích tổ chức. Ví dụ, đối với những sự kiện khai trương thì bạn nên tổ chức vào buổi sáng – thời điểm mà mọi người di chuyển nhiều trên đường. Mục đích là để sự kiện sẽ thu hút nhiều sự chú ý của mọi người. Còn nếu bạn tổ chức sự kiện tiệc tất niên thì hãy chọn thời gian tổ chức vào buổi tối hoặc những ngày cuối tuần để khách mời tham gia sự kiện sẽ có nhiều thời gian thoải mái.

3. Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết

Đây là bước không bao giờ thiếu vắng trong quy trình tổ chức sự kiện truyền thông. Và xây dựng chi tiết kịch bản cho sự kiện là bước tạo event trên giấy tờ. Trong bước này, các bạn sẽ hoạch được những công việc quan trọng cần phải chuẩn bị như viết kịch bản cho chương trình, trang trí và dàn dựng, bố trí nhân lực cho từng khâu… Đồng thời, bạn cũng cần phải xây dựng bảng phân công công việc rõ ràng cho từng nhân viên để kiểm soát và giám sát tốt chặt chẽ tiến độ công việc cụ thể, rõ ràng hơn.

Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện sẽ gồm các bước sau:

  • Lên danh sách khách mời: Lên danh sách khách mời cũng là một công đoạn không thể nào bỏ qua được khi tổ chức sự kiện. Bởi việc lên danh sách khách mời sẽ giúp các bạn xác định được số lượng khách mời là bao nhiêu, đối tượng tham dự như thế nào để lựa chọn địa điểm và lên chủ đề cho phù hợp.
  • Dự trù kinh phí tổ chức: Các bạn nên dự trù kinh phí cho những khoản cần phải chi trong sự kiện một cách rõ ràng. Còn nếu chỉ được tổ chức sự kiện với một khoản tiền nhất định thì bạn nên chia khoản tiền đó ra thành các khoản nhỏ hơn tương ứng với những công việc cụ thể.
  • Trình bày dự án với khách hàng: Sau khi đã có trong tay bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện sắp diễn ra thì bạn cần phải đưa bản kế hoạch đó cho khách hàng để họ xem xét, có đồng ý thực hiện hay muốn sửa đổi gì không? Nếu khách hàng đã đồng ý với kế hoạch của bạn thì đơn giản quá rồi, hãy bắt tay vào chuẩn bị cho sự kiện ngay thôi. Còn nếu chưa đồng ý, hãy sửa đổi thật cẩn thận theo ý kiến, nhu cầu của khách hàng.

Trong khi tổ chức sự kiện. Bước cơ bản tiếp theo để giúp cho sự kiện thành công là:

4. Tiến hành chuẩn bị sự kiện

Đây là khâu mà các bạn sẽ hô biến ý tưởng trên tờ giấy thành hiện thực. Các bộ phận thực hiện dần dần theo những nhiệm vụ được phân công. Cụ thể, một số công việc mà các bạn cần thực hiện trong bước này đó chính là trang trí địa điểm tổ chức sự kiện hay thiết lập hệ thống âm thanh, ánh sáng…

Đặc biệt, một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đừng bao giờ quên liên tục giám sát tiến độ tổ chức sự kiện cũng như công việc được phân công. Mục đích là để nếu có phát sinh sự cố hay vấn đề trong quá trình tổ chức, người tổ chức sự kiện nên báo lại để mọi người cùng nhau giải quyết rồi đưa ra phương án thay thế thích hợp.

5. Tổng duyệt chương trình

Các bạn đừng bao giờ coi thường bước chạy thử, tức là tổng duyệt trong quy trình tổ chức sự kiện cơ bản. Vì sao ư? Bởi đây chính là bước kiểm tra tổng thể cuối cùng trước khi sự kiện được chính thức bắt đầu. Chạy thử chương trình sẽ giúp bạn đánh giá được sự kiện đã thực hiện được bao nhiêu so với kế hoạch ban đầu. Đồng thời để xem xét, quyết định xem sự kiện có cần điều chỉnh vấn đề gì nữa không?

Sau khi kết thúc sự kiện. Kết thúc sự kiện, vẫn còn một số công việc mà các bạn nên hoàn thành để sự kiện diễn ra được trọn vẹn và hoàn hảo hơn.

6. Dọn dẹp địa điểm tổ chức sự kiện

Mặc dù sự kiện đã kết thúc nhưng chương trình sự kiện vẫn chưa hoàn toàn kết thúc. Công việc lúc này bạn cần làm là dọn dẹp địa điểm tổ chức sự kiện. Rồi làm thủ tục thanh toán hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bàn giao đạo cụ dụng cụ thuê sử dụng…

7. Họp bàn rút kinh nghiệm

Khi event kết thúc, mỗi bộ phận cũng nên viết báo cáo đánh giá về quá trình tổ chức sự kiện vừa qua. Sau đó, sẽ có một buổi họp tổng thể để đưa ra đánh giá của từng bộ phận về việc thực hiện các công việc khi tổ chức sự kiện.

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Quá trình tổ chức sự kiện

Theo kinh nghiệm của nhiều người chuyên nghiệp đã quá quen thuộc với công việc tổ chức sự kiện ngoài trời thì sẽ có 3 bước chính các bạn phải thực hiện

Đón tiếp khách mời. 

Khâu đón tiếp khách mời chính là lời chào là màn gây dựng ấn tượng đầu tiên đối với khách mời. Vì thế, các bạn cần thiết lập một đội lễ tân xinh đẹp, nhiệt tình để đón tiếp khách và mời khách vào vị trí ngồi thích hợp.

Quá trình diễn ra chương trình

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, mặc dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng nhưng tốt nhất các bạn vẫn cần tập trung kiểm tra từng khâu một cho đến khi kết thúc chương trình. Nhất là các vị trí điều khiển sự kiện cần thực hiện chương trình đúng như kế hoạch ban đầu đặt ra. Tránh những trường hợp phát sinh hoặc các sự cố ngoài ý muốn.

Kết thúc chương trình

Sau khi kết thúc chương trình, bạn vẫn nên bố trí để đội lễ tân có nhiệm vụ là  đưa tiễn và gửi lời cảm ơn tới khách. Bên cạnh đó, các bạn cũng có thể chuẩn bị thêm những món quà nho nhỏ hoặc quà lưu niệm để thay lời cảm ơn của mình tới khách mời đã đến tham dự sự kiện.

Một số địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội

Mặc dù đã có kịch bản chương trình nhưng nhiều người vẫn rất băn khoăn, hoang mang khi không biết nên tổ chức sự kiện ngoài trời ở những địa điểm nào để phù hợp? Vậy thì hãy để những địa điểm dưới đây gợi ý giúp các bạn nhé!

Ở thủ đô Hà Nội, mọi người có thể tham khảo một số địa điểm tổ chức event như:

Nhà hàng Aquaria Mỹ Đình

Nằm ở trung tâm thành phố, trên con đường Lê Đức Thọ và đối diện với sân vận động Mỹ Đình, nhà hàng Aquaria là một địa điểm khá quen thuộc với nhiều khách hàng. Nơi đây nổi bật với vẻ ngoài nhã nhặn, còn bên trong tươi mát với những cung đường rộng thênh thang được tô điểm bởi hàng cây cổ thụ. Bên cạnh đó, lấy cảm hứng từ đại dương bao la cùng làn sóng nước lăn tăn, nhà hàng đã tạo nên một kiến trúc xanh vườn vô cùng gần gũi với thiên nhiên khi kết hợp vườn trúc, hồ cá Koi. Nhờ đó, không gian của Aquaria trở nên thanh khiết, yên bình hơn bao giờ hết.

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời 1

Không chỉ có không gian tổ chức tiệc ngoài trời, nhà hàng Aquaria còn sở hữu khá nhiều phòng VIP có sức chứa lên đến gần 1000 người, phù hợp để tổ chức những chương trình đòi hỏi tính chuyên nghiệp, trang trọng. Phù hợp đón tiếp các phái đoàn quốc tế, các sự kiện lớn về kinh tế, ngoại giao… Với những ưu điểm nổi bật như vậy thì Aquaria Mỹ Đình đúng là rất xứng đáng để trở thành một trong những địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tuyệt vời, lý tưởng và phù hợp cho lượng khách có quy mô lớn.

Nhà hàng Sen Tây Hồ

Hay còn được gọi với cái tên khác là nhà hàng Star Palace. Tọa lạc ở một vị trí đắc địa, bên cạnh bờ hồ, nhà hàng Sen Tây Hồ vinh dự là một trong những địa điểm lý tưởng cho bất kỳ đơn vị, tổ chức, cá nhân nào có mong muốn tổ chức những sự kiện, buổi tiệc với không gian ngoài trời. Không chỉ có  sức chứa lớn, lên đến 1500 người mà bao bọc xung quanh nhà hàng là những hàng cây xanh mát rất hiếm bắt gặp ở bất kỳ nhà hàng nào ở Hà Nội. Cùng với đó là sự kết hợp phong cách trang trí vô cùng trang trọng, chắc chắn nơi đây sẽ làm cho sự kiện của bạn trở nên ấn tượng hơn bao giờ hết.

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời 2

Ngoài ra, nhà hàng Sen Tây Hồ còn được biết đến với rất nhiều món ăn ngon. Từ những món ăn dân dã truyền thống đến những món ăn sang trọng, đẳng cấp của nhiều nước trên thế giới. Đặc biệt, nhà hàng còn có chợ hải sản luôn rộn ràng và nhộn nhịp. Nhờ vậy, thực khách có thể thỏa sức, tự do lựa chọn các loại hải sản tươi sống thoải mái trước khi chế biến.

Soft Water Restaurant

Bên cạnh nhà hàng Aquaria hay nhà hàng Sen Tây Hồ thì Soft Water Restaurant mang phong cách truyền thống cũng là một trong những địa điểm cực kỳ phù hợp để tổ chức sự kiện ngoài trời. Ít ai biết rằng, chủ nhân của nhà hàng này đã biến nơi đây thành một làng quê thu nhỏ giữa trung tâm thành phố xô bồ. Với kiểu trang trí theo phong cách quê hương, dân dã và không gian được thiết kế có hình ảnh của cây tre, giếng nước, hòn non bộ, cây cầu… Mặc dù ý tưởng thiết kế cực kỳ đơn giản và yên ả, thanh bình nhưng chính điều đó đã khoác lên một bộ áo mới cho nhà hành, lúc nào cũng tạo cảm giác trong lành, thanh khiết cho quan khách…

Vì thế, nếu bạn đang muốn tìm về một nơi không có ồn ào, khói bụi của phố thị thì Soft Water Restaurant xứng đáng là một sự lựa chọn đúng đắn, sáng suốt.

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời 3

Cũng giống như thủ đô Hà Nội, ở thành phố mang tên Bác cũng có rất nhiều địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp. Nhưng có lễ nổi bật và ấn tượng nhất trong số đó chính là

Một số địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại HCM

Thảo Điền village

Đến với Thảo Điền village, các bạn sẽ có cảm giác như lạc vào một thế giới đậm chất văn hóa Việt Nam nhờ lối kiến trúc truyền thống Việt thân thuộc và phong cách trang trí nghệ thuật không kém phần sang trọng cũng như lịch lãm của kiến trúc châu Âu. Chắc chắn, bạn sẽ hoàn toàn bị chinh phục bởi không gian cây xanh thoáng mát, hướng ra bờ sông Sài Gòn thơ mộng. Từ ý tưởng “biển trong thành phố” của người Pháp, Thảo Điền Village đã đem cát vào thành phố rồi trồng dừa để mang đến cho quan khách cảm giác như đang ở một bãi biển xinh đẹp nào đó. 

Đặc biệt, với sức chứa lên đến 400 người, nơi đây không chỉ là không gian tuyệt vời cho những sự kiện, bữa tiệc ngoài trời mà còn là nơi nghỉ dưỡng với tiêu chuẩn 5 sao cao cấp được thiết kế đậm chất châu Âu hiện đại và nhiều phòng VIP sang chảnh…

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời 4

GEM Center

Mạnh mẽ, phóng khoáng nhưng cũng không kém phần lãng mạn, Saltus – khu rừng ẩn mình tại tầng rooftop của GEM Center đẹp ngỡ ngàng với màu xanh thiên nhiên của cây lá kết hợp cùng những bậc thang gỗ giản dị, mộc mạc. Tất cả trở nên thật rực rỡ, lung linh hơn dưới bầu trời đầy sao cùng ánh đèn vàng… Nhờ vậy, bất kỳ sự kiện nào tổ chức tại đây cũng đều có những khoảnh khắc diệu kỳ và thật khó quên.

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời 5

Bật mí, với tổng diện tích là 680m2 cùng năng suất phục vụ lên đến 300 bàn tiệc, GEM Center đúng là sự lựa chọn cực kỳ tuyệt vời cho những sự kiện cuối năm của các doanh nghiệp. Những bữa tiệc Year End Party ngập tràn màu sắc hay sự kiện giáng sinh lung linh, lấp lánh sẽ là món quà tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp, đoàn thể, công ty… yêu thích thiên nhiên.

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Luxtour – Đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời

Nếu bạn đang nhàm chán với những buổi hội thảo, event diễn ra trong khuôn viên chật hẹp của khách sạn hay các trung tâm hội nghị thì việc tổ chức sự kiện ngoài trời là một ý tưởng cực kỳ thú vị. Bởi lẽ, không gian mở sẽ giúp cho các hình thức của buổi lễ thoát khỏi cảm giác bí bách khi bị giam mình trong 4 bức tường chật chội. Chỉ cần một buổi sáng nắng đẹp hoặc một buổi tối mát mẻ thôi là sẽ thổi một luồng không khí tươi mới vào không gian tổ chức sự kiện của bạn rồi.

Ưu điểm lớn nhất của việc tổ chức sự kiện ngoài trời có lẽ chính là không gian lớn. Nhờ vậy, các bạn có thể tận dụng được ánh sáng hoặc màn sao tự nhiên. Nhất là đối với các sự kiện có quy mô như khai trương, khánh thành thì những địa điểm ngoài trời sẽ còn giúp khuếch trương hình ảnh của công ty với quy mô tăng hơn nhiều so với việc tổ chức trong nhà. Bên cạnh đó, cũng đừng quên các hình thức múa lân trong lễ khánh thành hay thả bóng bay trong sự kiện khai trương để thu hút được sự chú ý của nhiều người hơn. Từ đó làm tăng mức độ nhận biết và tiếng vang của cả đơn vị tổ chức sự kiện.

Các bạn mong muốn tổ chức sự kiện ngoài trời với hy vọng việc thay đổi không gian sẽ đem đến nét độc đáo cho sự kiện và những cảm xúc tươi mới cho người tham dự. Thế nhưng, bạn chợt nhận ra, để vận hành các event ngoài trời không đơn giản là chỉ cần một kịch bản hay. Vì có vô số vấn đề phức tạp hơn nhiều so với một sự kiện indoor. Đừng lo, dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói của Luxtour sẽ giúp bạn. Bạn nên chọn Luxtour, bởi vì công ty có:

Nhân sự dày dặn kinh nghiệm

Luxtour sở hữu đội ngũ nhân sự đều là những “chuyên gia” dày dặn kinh nghiệm và đã có nhiều khả năng giải quyết mọi vấn đề từ con người đến địa hình, khí hậu… Với hàng loạt những sự kiện đã được tổ chức thành công thì đội ngũ nhân sự này luôn nắm trong tay những bí quyết vàng để đảm bảo mỗi event luôn chạy theo một quỹ đạo được định sẵn. Trong trường hợp, có phát sinh cũng luôn được họ xử lý một cách nhanh gọn, kịp thời

Luôn xây dựng ý tưởng sự kiện ngoài trời sáng tạo, đúng nhu cầu của khách hàng

Tức là:

Về nội dung chương trình

Không gian sự kiện thoáng đãng quá thường khiến bầu không khí bị loãng, nhất là khi chương trình không có những hoạt động sôi nổi và thu hút. Tuy nhiên, bạn yên tâm. Với các sự kiện ngoài trời mang tính quảng bá như sự kiện văn hóa – giải trí, ra mắt sản phẩm, khai trương, khánh thành… Luxtour đều có những ý tưởng độc đáo về kết mục mở màn, keymoment kết hợp với hiệu ứng âm thanh, trang trí nổi bật, giúp thu hút sự chú ý từ mọi phía đến sự kiện của bạn.

Về ý tưởng thiết kế

Bạn có biết? Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời chính là không gian lý tưởng để những ý tưởng concept hay theme đa dạng và được thỏa sức bay bổng. Thế nhưng, nhiều doanh nghiệp thường trang trí sự kiện quá đơn giản, bố trí khu vực chức năng không phù hợp dẫn tới cảm giác trống trải, nhạt nhòa, Hoặc lại có những đơn vị quá “tham”, luôn muốn nhồi nhét thật nhiều thứ vào trong một sự kiện khiến không gian bị thu hẹp và thiếu nhiều điểm nhấn.

Luxtour sẽ tư vấn, thiết kế cho các bạn những concept vô cùng ấn tượng, có thể làm nổi bật chủ đề và toàn bộ không gian của sự kiện. Từ việc thiết kế backdrop ra sao, cách đặt banner, standee như thế nào, khoảng cách giữa sân khấu với hội trường, giữa khu vực tổ chức với bãi đỗ xe sao cho thuận tiện nhất, cách setup bàn ghế… đều được công ty thiết kế và lên phương án thích hợp.

Tư vấn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng

Các bạn muốn tổ chức sự kiện ngoài trời tại bãi biển, bể bơi, công viên, sân vận động hay phố đi bộ… Luxtour hoàn toàn có thể đáp ứng được mọi nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, với bất kỳ địa điểm nào, công ty cũng đều tư vấn kỹ càng cho bạn về sự phù hợp của địa điểm đó với đối tượng khách tham dự, quy mô chương trình hay tính chất sự kiện và ngân sách của bạn.

Hệ thống thiết bị tổ chức sự kiện ngoài trời đa dạng

Bên cạnh không gian rộng lớn thì những thiết bị sử dụng cho sự kiện ngoài trời cũng dễ bị tác động bởi yếu tố thời tiết nên khó có thể đảm bảo về công suất và trọng tải. Luxtour hứa hẹn sẽ cung cấp và lắp đặt hệ thống sân khấu, rào chắn, nhà bạt… đúng tiêu chuẩn, đảm bảo sự vững chắc và an toàn cho sự kiện. Còn hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng công suất lớn cũng sẽ được sử dụng để phù hợp với không gian của sự kiện. Đồng thời, luôn đảm bảo chất lượng kỹ thuật, góp phần truyền tải nội dung chương trình sự kiện của bạn đến với người tham dự một cách tốt nhất.

Thiết bị tổ chức sự kiện ngoài trời

Dịch vụ ẩm thực lưu động chu đáo, chuyên nghiệp

Một trong những khó khăn thường gặp của các chương trình sự kiện ngoài trời chính là dịch vụ ăn uống. Làm sao để đảm bảo chất lượng đồ ăn cũng như vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm? Với hệ thống lớn về đối tác cung cấp tiệc lưu động, Luxtour sẽ giúp bạn lựa chọn được những thực đơn hấp dẫn, thơm ngon và đảm bảo chất lượng. Tất tần tật, từ tiệc teabreak, tiệc bàn tròn đến tiệc buffet, tiệc finger food… công ty đều đảm bảo được hết.

Phương án dự phòng và quản lý rủi ro hiệu quả

Trong bất kỳ một bản kế hoạch tổ chức sự kiện nào, Luxtour đều xây dựng các phương án dự phòng và quản lý rủi ro. Công ty luôn luôn lưu ý đến mọi khía cạnh của sự kiện để đảm bảo an toàn cho người tham gia cũng như cơ sở vật chất. Cụ thể:

  • Dự phòng rủi ro về an ninh trật tự an toàn: Luôn bố trí nhân viên ở mọi ngõ ngách để kiểm soát được lượt ra vào, nhân viên trông giữ xe cẩn thận để đảm bảo an toàn về người và tài sản. Đặc biệt, đối với những chương trình tổ chức sự kiện cho trẻ em, luôn luôn có biển báo hướng dẫn, cảnh báo, rào chắn để bảo vệ trước các khu vực nguy hiểm.
  • Thời tiết: Công ty luôn xem trước dự báo thời tiết. Đồng thời, tư vấn các phương án dự phòng thời tiết xấu như nhà bạt, ô, dù che mưa/ nắng, áo mưa, mũ che nắng…
  • Sự cố điện: Luxtour sẽ luôn dự phòng máy phát điện trong tình huống mất điện…

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Tóm lại, một chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời, bên cạnh ý tưởng độc đáo, địa điểm tổ chức… thì một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công chính là năng lực vận hành tổ chức chuyên nghiệp, đảm bảo sự an toàn, suôn sẻ và hoàn hảo cho sự kiện. Và dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói của Luxtour sẽ giúp bạn quẳng gánh lo đi. Hứa hẹn sẽ khiến bạn cảm thấy hài lòng, thỏa mãn với một sự kiện ấn tượng, thành công ngoài mong đợi. Vậy còn chần chừ gì nữa mà không liên hệ ngay với Luxtour bạn nhỉ?

Thông tin liên hệ:

  • Hotline: 0372.667.666. 
  • Website: https://luxtour.com.vn/
  • Email: info@luxtour.com.vn
  • Địa chỉ: 14 Hàng Mành, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Gọi ngay để được tư vấn

Hoặc gửi yêu cầu tư vấn

    Luxtour sẽ liên hệ với bạn

    Chủ đề quan tâm

    Đăng ký tư vấn

      Tư vấn ngay 0372.667.666