Các doanh nghiệp, công ty thường tổ chức các buổi hội thảo để làm sáng tỏ những vấn đề cấp thiết, đồng thời trau dồi kỹ năng chuyên môn và mở rộng vốn hiểu biết. Quý công ty chưa nắm rõ quy trình các bước tổ chức hội thảo hoặc còn băn khoăn nhiều yếu tố làm nên một buổi hội thảo thành công? Cùng luxtour tháo gỡ những thắc mắc đó qua bài viết này nhé!
►Xem thêm: Tổ chức sự kiện: Kinh nghiệm tổ chức sự kiện đầy đủ nhất 2022
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
Tổ chức hội thảo là gì?
Tổ chức hội thảo là tạo nên buổi tranh luận, phân tích và làm sáng tỏ vấn đề chính được hầu hết các khách mời quan tâm. Việc tổ chức hội thảo giúp mở rộng và nghiên cứu sâu về lĩnh vực đó, đồng thời đưa ra phương án giải quyết cụ thể cho những thắc mắc chưa được sáng tỏ.
Hội thảo là một trong những sự kiện được rất nhiều chuyên gia và doanh nghiệp quan tâm. Đây là dịp để các khách mời chia sẻ kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính, kinh doanh, học thuật,… đồng thời đưa ra những lời khuyên giúp doanh nghiệp, công ty phát triển hơn nữa trong thị trường của mình.
Các hình thức tổ chức hội thảo hiện tại
Để thuận tiện cho việc lên kế hoạch và thực hiện các bước cụ thể, cần xác định hình thức tổ chức xuyên suốt trong sự kiện. Mỗi vấn đề khác nhau sẽ có một hình thức tổ chức phù hợp. Có thể kể đến một số hình thức tổ chức hội thảo phổ biến như:
- Tổ chức hội thảo workshop: phù hợp với một lĩnh vực cụ thể như tài chính, học thuật, marketing, ngoại ngữ,…phù hợp với số lượng 10 đến 20 người.
- Tổ chức hội thảo khoa học: thiên về các báo cáo về lĩnh vực lớn, một đề tài khoa học nào đó, với quy mô lớn và phức tạp.
- Tổ chức hội thảo tập huấn: thường tổ chức trong nội bộ doanh nghiệp, công ty với mục đích giúp các thành viên tập huấn chuyên môn, có quy mô lớn hơn workshop.
- Tổ chức hội thảo chuyên đề: bàn luận về vấn đề có quy mô nhỏ như chuyên đề học thuật, tài chính, sale,…
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Quy trình các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
Việc lên kế hoạch và xác định quy trình các bước tổ chức cần được thực hiện từ sớm và nhận được sự thống nhất giữa các thành viên. Quá trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp sẽ bao gồm 4 bước chính:
- Xác định chủ đề và lên kế hoạch chi tiết
Hội thảo cần có chủ đề rõ ràng. Chủ đề của sự kiện này chính là vấn đề mà những thành viên quan tâm kết hợp với hình thức tổ chức, ví dụ như hội thảo chuyên đề thu nhập bền vững từ thị trường tài chính, workshop ielts speaking band 8,…
Lên kế hoạch chọn địa điểm, thời gian, concept trang trí và thống nhất với trung tâm tổ chức.
- Phần mở đầu
Đón khách và hỗ trợ check in, hướng dẫn khách về vị trí đã quy định, văn nghệ mở màn, phát tài liệu cho khách mời.
- Tiến hành hội thảo
MC dẫn chương trình giới thiệu khách mời, tuyên bố lý do và khai mạc sự kiện. Đưa ra những khúc mắc trong vấn đề và cùng giải quyết, các chuyên gia đưa lời khuyên; nghỉ giải lao và ăn nhẹ nếu thời gian hội thảo kéo dài.
- Bế mạc
Phát biểu của khách mời và ban tổ chức, rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau, MC tuyên bố kết thúc hội thảo; tiễn khách mời và bàn giao phòng cho trung tâm.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Những lưu ý khi tổ chức hội thảo
Trong quá trình tổ chức bất cứ sự kiện nào, ban tổ chức và đội ngũ hỗ trợ cần chú ý đến những tình huống phát sinh. Để buổi hội thảo quan trọng này diễn ra thành công và hoàn hảo, cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
- Lên kế hoạch và chọn địa điểm tổ chức phù hợp
Đối với địa điểm, cần chọn những trung tâm có vị trí dễ tìm, giao thông thuận lợi và phù hợp với tiêu chí cơ bản của hội thảo. Nên chọn những nơi đã từng được lựa chọn bởi nhiều doanh nghiệp, đơn vị khác. Cần trao đổi rõ ràng các yếu tố liên quan đến quá trình tổ chức với phía trung tâm để có sự đồng nhất.
Kế hoạch cần được thông qua bởi ban tổ chức và khách mời, sắp xếp sao cho hợp lý và thuận tiện.
- Chạy thử chương trình
Hội thảo mang tính chất trang trọng và cần sự chỉn chu nên việc chạy thử trước khi chương trình diễn ra là điều vô cùng cần thiết. Nếu xuất hiện vấn đề thì có thể sửa ngay lúc này để khi sự kiện chính diễn ra sẽ không mắc phải sai lầm đó nữa.
- Sắp xếp, điều phối và kiểm tra
Ban tổ chức cần lưu ý phân công việc cụ thể cho các đơn vị nhỏ, điều phối nhân sự nếu cần và đồng thời giám sát chặt chẽ trong quá trình hội thảo diễn ra. Hệ thống loa đài, máy chiếu, ánh sáng cần được kiểm tra kỹ lưỡng để tránh trục trặc.
- Bố trí an ninh
Không điều gì quan trọng hơn sự an toàn của khách mời. Ban tổ chức cần bố trí đội ngũ bảo vệ phụ trách các cửa ra vào, các vị trí quan trọng để đảm bảo sự an toàn tuyệt đối cho các thành viên trong hội thảo.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Đơn vị tổ chức hội thảo Luxtour
Chắc chắn quý công ty sẽ cảm thấy đau đầu khi phải chọn lựa giữa nhiều đơn vị tổ chức và nỗi lo về sai sót luôn luôn thường trực. Hoạt động trong lĩnh vực truyền thông và tổ chức sự kiện, Luxtour đã, đang và sẽ luôn khẳng định được vị thế của mình, đồng thời tự hào khi nhận được sự tin tưởng từ hàng trăm doanh nghiệp trên khắp cả nước.
Với sự kiện hội thảo, đội ngũ Luxtour xây dựng một dịch vụ setup chuyên nghiệp và uy tín nhất, đảm bảo mang lại thành công trọn vẹn. Chắc chắn khi lựa chọn chúng tôi là đơn vị đồng hành, bạn sẽ không phải lo lắng về bất cứ vấn đề nào trong suốt quá trình sự kiện diễn ra.
Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để cùng xây dựng nên buổi hội thảo chuyên nghiệp, thành công và tuyệt vời nhất!
Thông tin liên hệ: Công Ty TNHH Thương Mại Luxtour – Dịch vụ tốt nhất!
Địa chỉ: 14 Hàng Mành, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Hotline: 0372 667 666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
