Quy trình tổ chức gala dinner

Quy trình tổ chức gala dinner là kế hoạch được sắp xếp theo một bố cục đúng trình tự tổ chức từ đầu đến cuối sự kiện. Để một chương trình gala dinner được tổ chức thành công, cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng về kịch bản, các bước thực hiện chương trình, sự kết hợp giữa ăn uống và giải trí, cũng như địa điểm tổ chức sao cho hợp lý nhất với số lượng người tham dự. Trong bài viết này Luxtour sẽ gợi ý cho bạn quy trình tổ chức gala dinner chuẩn để bạn có thể tham khảo cho chương trình gala dinner của doanh nghiệp sắp tới nhé.

 

Gala dinner là gì?

Gala dinner là một sự kiện được tổ chức dưới hình thức một buổi tiệc tối, kết hợp với các hoạt động sân khấu và hoạt động giải trí. Sự kiện này thường được tổ chức trong các dịp đặc biệt của doanh nghiệp như các buổi ăn mừng, tiệc tất niên cuối năm, chào xuân, tri ân khách hàng hoặc được lồng ghép, kết hợp tổ chức trong các chuyến du lịch và chương trình team building gắn kết nội bộ doanh nghiệp. 

Các bữa tiệc gala dinner thường được tổ chức trong nhà và ngoài trời tùy theo phong cách và ý tưởng của các doanh nghiệp. Tuy nhiên sự kiện này có đặc điểm chung là tổ chức tại một không gian rộng rãi, sang trọng và được đầu tư khá kỹ về địa điểm tổ chức.

Quy trình tổ chức gala dinner - Luxtour 9

 

Quy trình các bước để tổ chức chương trình gala dinner thành công

Để chương trình gala dinner được diễn ra theo đúng kế hoạch và đạt hiệu quả tốt nhất. Bạn cần thực hiện theo quy trình sau:

  • Lên ý tưởng và chủ đề

Để có thể lên được một kịch bản hoàn hảo cho bữa tiệc Gala Dinner thì việc đầu tiên là phải xác định được chủ đề cho bữa tiệc. Chủ đề của chương trình cần sự sáng tạo, đổi mới và không được trùng lặp với chủ đề và ý tưởng của các năm cũ, nếu không sẽ dẫn đến sự nhàm chán cho khách mời, cũng như thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong việc thực hiện chương trình. 

Chủ đề càng mới lạ, độc đáo và hấp dẫn thì sẽ tạo nên những ấn tượng tốt đối với khách mời tham dự. Việc lên ý tưởng, chủ đề sẽ phụ thuộc vào thông điệp, mục đích mà doanh nghiệp muốn truyền tải trong chương trình.

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Quy trình tổ chức gala dinner - Luxtour 1

 

  • Lên danh sách khách mời tham dự

Một trong những mục quan trọng mà bạn không được bỏ qua trong quy trình tổ chức sự kiện đó là lên danh sách khách mời tham dự. Việc xác định được chính xác số lượng người tham gia sẽ giúp bạn trong việc lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô tổ chức, hay việc đặt tiệc đãi khách, đảm bảo không đặt thừa hoặc thiếu tiệc.

Hơn thế nữa bạn cũng chủ động hơn trong việc gửi thiệp mời tới khách hàng, đối tác sớm hơn để họ có thể sắp xếp thời gian tham dự, hoặc trường hợp khách mời không thể đến tham dự được thì họ sẽ phản hồi trong thời gian sớm và doanh nghiệp vẫn có thời gian để điều chỉnh dịch vụ kịp thời.

Tổ chức gala dinner du lịch - Luxtour 2

 

  • Dự trù kinh phí tổ chức:

Việc dự trù kinh phí trước khi triển khai chương trình giúp bạn quản lý chi phí chi tiêu cho sự kiện một cách có kiểm soát hơn. Tránh chi tiêu lãng phí vào các mục không cần thiết và chỉ tập chung vào các khoản chính cho sự kiện. Khi có một nguồn kinh phí dự trù, bạn dễ dàng chia nhỏ chi tiêu cho các phần chuẩn bị cho chương trình. Điều này còn giúp cho bên tổ chức sự kiện tư vấn cho bạn dịch vụ, sản phẩm phù hợp với ngân sách của bạn hơn. 

  • Chọn địa điểm tổ chức

Sau khi đã xác định được quy mô của chương trình gala dinner, bạn sẽ phải lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với tiêu chí, kinh phí của doanh nghiệp, đảm bảo sự rộng rãi về không gian, chỗ ngồi cho khách mời tham dự. Có 2 lựa chọn về địa điểm tổ chức đó là tổ chức trong nhà (indoor) và ngoài trời (outdoor).

Địa điểm tổ chức tiệc trong nhà gồm có: Các trung tâm tổ chức hội nghị, các sảnh khách sạn lớn, nhà hàng ẩm thực, nhà hàng buffet…

Địa điểm ngoài trời có thể kể đến một số hình thức như: Các bãi biển, các khu nghỉ dưỡng, resort, không gian khách sạn ngoài trời…

Quy trình tổ chức gala dinner - Luxtour 3

 

  • Chọn thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức sẽ phụ thuộc vào mục đích tổ chức gala dinner của doanh nghiệp. Nếu là chương trình gala dinner gặp gỡ khách hàng thì thường sẽ được tổ chức vào các dịp cuối tuần, khi đó mọi người sẽ dễ dàng thu xếp được thời gian tham dự cũng như tỉ lệ người tham dự cao hơn các ngày trong tuần khác. Hoặc nếu là tiệc gala dinner tất niên thì sẽ diễn ra trước 3 tuần để mọi người sắp xếp thời gian về quê ăn Tết. 

Tùy theo mục đích tổ chức gala dinner của mỗi doanh nghiệp mà việc lựa chọn thời gian phải đảm làm sao tỉ lệ người tham dự cao, tránh tổ chức vào thời gian mọi người bận bịu, khó sắp xếp được thời gian, khiến cho hiệu quả tổ chức tiệc gala dinner không cao.

  • Lựa chọn thực đơn menu

Mục đích chính của bữa tiệc gala dinner là đãi tiệc nên không thể thiếu khâu chuẩn bị quan trọng này. Thế nên bàn tiệc sẽ được quan tâm và trú trọng thực đơn hơn cả. Có 2 loại đãi tiệc phổ biến hiện nay, đó là đãi tiệc theo set menu và đãi tiệc theo hình thức buffet.

Dù là hình thức nào thì doanh nghiệp cũng phải luôn đặt các tiêu chí an toàn vệ sinh thực phẩm, ẩm thực tươi ngon, hấp dẫn, đa dạng. Đảm bảo đầy đủ các món khai vị, món chính, món phụ, tráng miệng, các loại nước uống, hoặc rượu. Sự tươm tất trong các món ăn thể hiện tấm lòng của “chủ nhà” đối với khách mời. Chính vì vậy bạn không được lơ là trong bước chuẩn bị này.

Về thực đơn món ăn bạn có thể tham khảo thực đơn của nhà hàng để chọn ra thực đơn hợp lý, đảm bảo sự hài lòng cho mọi khách mời tham gia bữa tiệc gala dinner.

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Quy trình tổ chức gala dinner - Luxtour 4

 

  • Lên kịch bản gala dinner chi tiết

Kịch bản chi tiết cho chương trình gala dinner cần đảm bảo đầy đủ các mục sau: 

+ Số thứ tự chương trình, tiết mục trong kịch bản gala dinner: đón khách, khai mạc, khai tiệc, game show, văn nghệ, bốc thăm trúng thưởng, tổng kết.

+ Thời lượng diễn ra của mỗi phần, hoạt động, tiết mục từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc để có thể kiểm soát thời gian hợp lý.

+ Phần dẫn, lời giới thiệu của MC

+ Ghi chú về những yếu tố như đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật, nhân sự hoặc các chú ý cho các tiết mục. Ghi chú ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu, không diễn đạt dài dòng khiến MC mất tập trung, mất thời gian hiểu.

+ Chuẩn bị backdrop, âm thanh, ánh sáng cho sân khấu.

Quy trình tổ chức gala dinner - Luxtour 8

Khu vực sân khấu hay backdrop là khu vực chính của bữa tiệc mà mọi người tập trung hướng đến nhiều nhất, vì vậy cần thiết kế backdrop sao cho vừa phải phù hợp với chủ đề của chương trình, vừa phải sáng tạo độc đáo thể hiện được thông điệp cần truyền tải, logo, thiết kế bắt mắt để tạo nên sự ấn tượng và chuyên nghiệp cho sự kiện. 

Tương tự như vậy, âm thanh ánh sáng là phần khiến cho chương trình gala dinner thêm phần sôi động, lôi cuốn. Việc chuẩn bị âm thanh ánh sáng khiến cho các tiết mục gala dinner trở nên có hồn, phấn khích hơn.

  • Dịch vụ media cho chương trình gala dinner

Để có thể lưu giữ những khoảnh khắc đẹp của bữa tiệc gala dinner, bạn hãy nhờ đến sự giúp đỡ của các photographer và dịch vụ quay phim chuyên nghiệp để ghi lại những hình ảnh đẹp trong sự kiện nhé. 

Không chỉ vậy những bức ảnh còn là công cụ truyền thông marketing và quảng bá thương hiệu tuyệt vời cho doanh nghiệp bạn sau này.

Quy trình tổ chức gala dinner - Luxtour 7

 

  • Setup chương trình

Sau khi đã xong đã chuẩn bị các mục thực hiện chương trình, bạn sẽ có mặt tại điểm tổ chức trước ngày diễn ra sự kiện để cùng đội ngũ setup sân khấu, sắp xếp vị trí ngồi của khách mời, test thiết bị âm thanh, ánh sáng đảm đảm mọi thứ được diễn ra trơn tru nhất. Phân công nhiệm vụ cho cá nhân, bộ phận phụ trách thực hiện các khâu chương trình.

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Quy trình tổ chức gala dinner - Luxtour 6

 

  • Tổ chức chương trình gala dinner

Chỉ đạo chương trình theo đúng kế hoạch tổ chức, từ khâu đón tiếp, đãi khách cho đến khi kết thúc chương trình. Kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh để chương trình không bị ảnh hưởng về thời gian tổ chức gala dinner.

 

Tại sao nên tổ chức gala dinner

Tổ chức bữa tiệc gala dinner ngoài mục đích tri ân khách hàng thân thiết, đây còn là dịp để bày tỏ lòng biết ơn của của ban lãnh đạo công ty với toàn thể CBNV và đối tác của công ty. Một bữa tiệc gala dinner được xem như một lời cảm ơn chân thành với đội ngũ nhân sự đã cống hiến hết mình giúp công ty ngày càng lớn mạnh. Đồng thời cũng là một lời động viên, cỗ vũ tinh thần nhân viên công ty trung thành và đam mê nhiều hơn trong công việc.

 

Công ty tổ chức gala dinner chuyên nghiệp 

Luxtour là công ty tổ chức sự kiện Gala Dinner chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam, với kinh nghiệm tổ chức hàng trăm chương trình gala dinner hàng năm cho các doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ trên cả nước, Luxtour tự tin đem đến một trải nghiệm dịch vụ tuyệt vời và chuyên nghiệp nhất tới cho khách hàng của mình. Khi lựa chọn dịch vụ của Luxtour, chúng tôi sẽ giúp bạn xây dựng kịch bản với nhiều ý tưởng sáng tạo, chịu trách nhiệm tổ chức đêm tiệc hoàn hảo từ A – Z.

Cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sáng tạo và dày dặn kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Chúng tôi am hiểu nhu cầu của các doanh nghiệp để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô, yêu cầu và chi phí của khách hàng. Đảm bảo chi phí tổ chức tối ưu nhất thị trường và luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng 24/24.

Trên đây là bài chia sẻ của Luxtour về quy trình tổ chức Gala dinner chuyên nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ của chúng tôi bạn sẽ có những thông tin hữu ích về tổ chức gala dinner cho doanh nghiệp mình. Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được sự tư vấn nhanh nhất.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ 

LUXTOUR

Hotline: 0372.667.666

Email: info@luxtour.com.vn

Địa chỉ: 14 Hàng Mành – Hoàn Kiếm – Hà Nội

 

Gọi ngay để được tư vấn

Hoặc gửi yêu cầu tư vấn

    Luxtour sẽ liên hệ với bạn

    Chủ đề quan tâm

    Đăng ký tư vấn

      Tư vấn ngay 0372.667.666