Mỗi doanh nghiệp đều có định hướng và chiến lược phát triển cho riêng mình. Để quá trình hoạt động mang lại nhiều thành công, bước khởi đầu đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tổ chức khai trương là sự kiện đánh dấu sự có mặt của doanh nghiệp và mở ra nhiều cơ hội phát triển trong tương lai. Quy trình tổ chức cũng như những lưu ý cho buổi lễ này sẽ được Luxtour bật mí qua bài viết dưới đây.
Tìm hiểu: Quy trình tổ chức sự kiện
Mục lục
Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện khai trương
Trước đây, việc tổ chức lễ khai trương chưa được nhiều doanh nghiệp chú trọng. Khai trương chi nhánh, cửa hàng hoặc văn phòng thường được bỏ qua. Bởi lẽ với quan điểm trước đó, doanh nghiệp đã đăng ký hoạt động và được cấp phép nên lễ khai trương là tốn kém và không cần thiết. Tuy nhiên, xã hội ngày càng phát triển, các công ty, doanh nghiệp chú trọng việc tổ chức khai trương vì sự kiện này mang lại rất nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp.
Khai trương là sự khởi đầu và mở ra những bước tiến mới trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, “vạn sự khởi đầu nan”. Không phải ngẫu nhiên mà ông cha ta có quan niệm rằng: mọi việc cần có khởi đầu suôn sẻ mới giúp con đường sau này hanh thông, dễ dàng, việc kinh doanh thuận buồm xuôi gió. Việc tổ chức lễ khai trương vừa như một dấu ấn cho sự phát triển của doanh nghiệp, vừa là sự kiện giúp quảng bá tên tuổi, truyền thông về doanh nghiệp tới cho khách hàng tiềm năng. Đây là cơ sở để công chúng biết đến tên tuổi và lĩnh vực kinh doanh mà doanh nghiệp đang hướng tới.
Chi tiết các bước tổ chức sự kiện khai trương
Buổi lễ diễn ra có thuận lợi và thành công hay không phục thuộc rất nhiều vào công tác chuẩn bị. Việc chuẩn bị cho buổi lễ đòi hỏi sự chuyên nghiệp và phối hợp ăn ý giữa các bộ phận. Trước hết, doanh nghiệp cần thống nhất phương án và quy trình với đội ngũ tổ chức, lên kế hoạch và triển khai các bước rõ ràng. Chi tiết các bước tổ chức sự kiện khai trương có thể được kể đến như sau:
- Chuẩn bị trước ngày lễ
Việc chuẩn bị sẽ bao gồm: trang trí tổng thể, xây dựng sân khấu, nơi tiếp đón khách, backdrop, bàn lễ tân, thực đơn, các vật dụng cần cho buổi lễ như loa đài, hệ thống âm thanh ánh sáng, pháo giấy, băng rôn,… - Khai mạc
Bước khai mạc sẽ bao gồm những tiết mục văn nghệ mở màn, cắt băng khánh thành hoặc băng rôn chúc mừng, phát biểu khai mạc của người đại diện doanh nghiệp,… - Phần chính của buổi lễ
Văn nghệ chào mừng, chiếu phim về lịch sử xây dựng và phát triển của doanh nghiệp, cảm nghĩ của khách hàng khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty, tham quan các bộ phận,… - Bế mạc
Lời cảm ơn tới sự ủng hộ của đối tác và khách mời, phát biểu kết thúc buổi lễ, tháo dỡ thu dọn các thiết bị,…
Các hạng mục, chi phí phục vụ lễ khai trương
Việc xây dựng các hạng mục và tính toán chi phí cần thiết sẽ giúp hạn chế lãng phí vào các khoản chi không đáng có. Tùy theo kế hoạch và các bước tổ chức buổi lễ mà sẽ có nhiều hạng mục khác nhau, điển hình như:
- Địa điểm, trang phục (nếu có)
- Sân khấu: màn hình máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, các phụ kiện trang trí
- In ấn: thiệp mời, poster,…
- Trang trí không gian: bàn tiếp khách, ghế ngồi, bàn tiệc, cổng chào,…
- Phục vụ tiệc: menu thực đơn, trà, đồ uống,…
- Các tiết mục văn nghệ,…
Những lưu ý, kinh nghiệm tổ chức khai trương
Để buổi lễ diễn ra trọn vẹn, không chỉ doanh nghiệp mà đội ngũ tổ chức sự kiện cũng cần tham khảo những kinh nghiệm trước đó cùng những lưu ý để tránh mắc phải sai lầm. Những lưu ý khi tổ chức khai trương công ty, khai trương văn phòng có thể kể đến như:
- Lên kế hoạch cụ thể: đây là bước quan trọng trước khi tổ chức bất cứ sự kiện nào. Việc lên kế hoạch chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong buổi lễ của mình.
- Lựa chọn địa điểm và thời gian hợp lý: tổ chức ở khu vực trung tâm, giao thông thuận lợi
- Lập danh sách khách mời: có một danh sách đầy đủ những người tham gia giúp ban tổ chức nắm được các thành viên của buổi lễ và bố trí chỗ ngồi phù hợp
- Tính toán chi phí dự phòng: bất cứ kế hoạch nào cũng sẽ có sai sót, việc dự trù chi trí cho những khoản phát sinh là điều cần được lưu ý.
Công ty tổ chức sự kiện khai trương
Dù rất quan tâm đến buổi lễ khai trương nhưng vì lý do công việc, kinh doanh và kinh nghiệm nên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tự tổ chức và lên kế hoạch cho một chương trình hoàn hảo. Chính vì vậy, đội ngũ tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng để tạo nên thành công của buổi lễ. Thật khó để chọn lựa đơn vị uy tín và chuyên nghiệp trong lĩnh vực này.
Với LUXTOUR quy tắc 5T luôn được chúng tôi đặt lên hàng đầu: “Trân thành – tâm huyết – tốc độ – trí tuệ – giá trị”. Trong vô vàn công ty,LUXTOUR là đơn vị hàng đầu Việt Nam, tiên phong trong lĩnh vực truyền thông và sự kiện. Với MC dí dỏm, hài hước cùng đội ngũ tổ chức tác phong chuyên nghiệp, chúng tôi đã và đang đồng hành với nhiều đối tác, doanh nghiệp, công ty để cùng tạo nên những sự kiện thành công nhất.
Tổ chức khai trương là cột mốc đánh dấu sự có mặt và phát triển của doanh nghiệp, cũng là điều được Ban lãnh đạo vô cùng quan tâm và chú trọng. Việc tin tưởng và giao trách nhiệm cho Luxtour trong buổi lễ quan trọng này là niềm vinh hạnh, cũng là thách thức đối với chúng tôi. Với nhiệt huyết, trách nhiệm và tinh thần làm việc bằng cả con tim, LUXTOUR sẽ luôn đồng hành cùng quý công ty để buổi lễ khai trương trở nên thành công và ấn tượng nhất!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
