Kinh nghiệm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của một chương trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Tuỳ thuộc vào tính chất và chủ đề sự kiện cũng như quy mô, ngân sách, đối tượng tham gia bạn cần có những kinh nghiệm để xử lý và giải quyết các vấn đề này trong chương trình tổ chức sự kiện. Hãy cùng Luxtour điểm danh 10 kinh nghiệm để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp qua bài viết dưới đây nhé!
Mời bạn đọc: Tổ chức sự kiện là gì?
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Mục lục
1. Xác định mục đích và mục tiêu tổ chức sự kiện
Trước khi tổ chức một chương trình sự kiện bạn cần có kinh nghiệm trong việc xác định được mục tiêu của chương trình tổ chức sự kiện là gì? Kinh nghiệm này đòi hỏi phải rõ ràng, cụ thể thì việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ được chuẩn bị một cách trơn chu và có nhiều phương án phù hợp. Ví dụ như, doanh nghiệp cần xác định rõ ngay từ đầu khách mời thuộc tầng lớp nào, mục tiêu tổ chức sự kiện là mở rộng thị trường hay tìm kiếm khách khách hàng tiềm năng,…
2. Xác định đối tượng trong chương trình sự kiện
Đây là một trong những kinh nghiệm vô cùng quan trọng, là cơ sở để xây dựng một kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và chuyên nghiệp. Bạn cần biết đối tượng của tổ chức sự kiện bao gồm nhiều nhóm khác nhau: nhóm đối tượng tham gia và nhóm đối tượng tham dự. Cần liệt kê rõ ràng và cụ thể đối tượng nào trong danh sách tham gia, đối tượng nào trong danh sách tham dự, đặc thù từng đối tượng ra sao? Để bạn có phương án trong khi lên kế hoạch tổ chức. Một người có nhiều kinh nghiệm trong xác định đối tượng tổ chức sự kiện là người có hiểu biết sâu rộng, tầm nhìn xa về nhân loại học, xã hội học, tâm lý học và các bộ môn nghiên cứu về đặc điểm hành vi con người.
3. Xây dựng thông điệp, chủ đề cho chương trình sự kiện
Bất cứ một sự kiện nào được tổ chức cũng đều thể hiện chủ đề và thông điệp truyền tải đến với đối tượng tham gia. Đó có thể là một chương trình hội thảo, hội nghị khách hàng, sự kiện ra mắt sản phẩm, họp báo, lễ vinh danh,… Việc truyền tải thông điệp trong các sự kiện này nhằm phục vụ cho kế hoạch truyền thông của bạn. Điều này giúp bạn có thể đem hình ảnh, nội dung, thông điệp của chương trình tiếp cận với khách hàng 1 cách trực tiếp và gần gũi hơn.
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Và tuỳ thuộc vào chủ đề và thông điệp bạn sẽ lên ý tưởng thiết kế sân khấu, setup bối cảnh và làm kịch bản chương trình. Bạn lưu ý, sân khấu chính là bộ mặt đại diện cho doanh nghiệp, công ty để thể hiện thông điệp và chủ đề chương trình, nên yêu cầu thiết kế sân khấu độc đáo, sẽ lôi cuốn, tạo hiệu ứng mạnh mẽ khiến người tham gia tập trung nhiều hơn cho sự kiện của bạn.
4. Ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng
Sau khi đã có được mục tiêu rõ ràng, đối tượng tham gia và tham dự cụ thể, thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải trong chương trình thì việc quan trọng không kém bạn cần tích luỹ kinh nghiệm đó là xác định thời gian và địa điểm sao cho phù hợp với đối tượng tham gia. Ví dụ như khách hàng của bạn là các doanh nhân thành đạt, bạn không thể mời họ đến sự kiện được tổ chức ở một nơi bình dân, thiếu sự sang trọng đúng không?
Một lời khuyên từ kinh nghiệm của Luxtour là bạn luôn phải khảo sát trước địa điểm tổ chức, tìm hiểu ưu nhược điểm của địa điểm để đưa ra lựa chọn đúng đắn. Địa điểm phải đáp ứng được nhu cầu về số lượng khách, trang thiết bị, an ninh, chỗ gửi xe,… cho khách tham dự.
5. Tìm hiểu hệ thống trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng tại địa điểm tổ chức
Để thực hiện một chương trình sự kiện chuyên nghiệp bạn cần test thật kỹ lưỡng hệ thống trang thiết bị tại địa điểm đó. Hệ thống âm thanh có bị chập chờn không, hệ thống máy trình chiếu sử dụng tốt không? Một sự kiện chuyên nghiệp được đánh giá khi đảm bảo 2 yếu tố: Khả năng lắng nghe và khả năng nhìn theo dõi của người tham dự. Vì vậy, bạn cần đầu tư tốt cho hệ thống trang thiết bị của mình cũng là một yếu tố góp phần thành công của chương trình.
6. Liên hệ, gửi thiệp cho khách mời
Vấn đề này có thể thực hiện bằng nhiều cách như thông qua email, gửi thư mời trực tiếp, cách nào phù hợp nhất cho đối tượng khách mời của bạn thì bạn triển khai. Thời gian tốt nhất để gửi khách mời tham dự phải là ít nhất 07 ngày trước ngày diễn ra sự kiện để họ có sự chuẩn bị cũng như sắp xếp thời gian tham dự. Bạn cần lưu ý trên thiệp mời của bạn nên đính kèm địa điểm, chỉ dẫn đường để thuận tiện cho khách mời trong quá trình di chuyển.
7. Xây dựng kịch bản chương trình sự kiện cụ thể
Muốn sự kiện được diễn ra thông suốt cần có một kịch bản chương trình chi tiết và rõ ràng. Mọi chi tiết đều được viết ra kịch bản, có kế hoạch tổng duyệt, kiểm tra lại mọi thứ trước khi diễn ra sự kiện. Đội ngũ thực hiện chương trình phải được phối hợp đồng bộ và phải theo dõi sát sao trong quá trình diễn ra sự kiện để nếu có vấn đề phát sinh thì đội ngũ nhân sự này sẽ phải đưa ra phương án và xử lý kịp thời. Đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều nhờ đến sự hỗ trợ của các đối tác là các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để hạn chế những rủi ro phát sinh cũng như tổ chức được một sự kiện thành công mà vẫn đảm bảo ngân sách ban đầu đã đề ra.
8. Lập bảng ngân sách và chi phí dự trù cho chương trình sự kiện
Ngân sách luôn là điều quan trọng. Kế hoạch sự kiện có hay đến đâu mà không phù hợp với ngân sách thực tế thì sẽ không được duyệt và thực hiện được. chính vì vậy bạn cần lập bảng ngân sách tổng thể bao gồm chi phí các hạng mục trong chương trình sự kiện như: thuê địa điểm, decor trang trí, thực phẩm, nước uống,…. Bạn đừng quên trong bảng chi phí cần thêm hạng mục chi phí dự trù. Mỗi một chương trình sự kiện cần dự trù kinh phí khoảng 5 – 10 triệu đồng để xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành sự kiện. Ví dụ trường hợp trời mưa cần chuẩn bị thêm phông bạt, thêm ô nếu như khách mời cần đi bộ để di chuyển. Có chi phí dự trù, công việc sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.
9. Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Quảng bá thương hiệu hay hình ảnh truyền thông mạnh mẽ là điều không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Việc quảng bá sự kiện bạn có thể bắt đầu từ các kênh mạng xã hội. Tiếp đến là việc quảng cáo có cả chi phí trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng các công cụ truyền thông để khuyến khích khách hàng đăng kí. Bên cạnh đó bạn cần lưu ý đến việc gửi lời cảm ơn và tri ân đến các nhà tài trợ truyền thông cho sự kiện. Ngoài ra, nếu có đầu tư thêm cả các bài báo chí và các bài viết truyền tải các thông điệp chính của chương trình sự kiện.
10. Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là cách mà nhiều công ty lựa chọn để sự kiện diễn ra được quản lý sát sao và thành công. Tuy nhiên khi chọn thuê đơn vị tổ chức, doanh nghiệp hay công ty cần quan tâm nhiều tới nhiều tiêu chí để lựa chọn như sau:
- Ý tưởng kịch bản sáng tạo, mới lạ
- Kế hoạch tổ chức được chuẩn bị chi tiết
- Bảng báo giá chi tiết từng hạng mục và trình bày chuyên nghiệp
- Có bộ phận hỗ trợ thiết kế, in ấn logo, tờ rơi, thiệp mời,.. là một lợi thế
- Đội ngũ nhân sự với nhiều năm kinh nghiệm, tận tâm và chu toàn.
- Luôn cập nhật xu hướng mới để tư vấn và tổ chức sự kiện theo phong cách mới mẻ, thu hút.
Luxtour – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Luxtour là một trong những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội. Với đội ngũ nhân sự làm việc luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu, vì vậy Luxtour đưa ra một số lý do cho quý khách hàng và doanh nghiệp tham khảo vì sao nên chọn Luxtour để tổ chức sự kiện?
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
– Kịch bản tổ chức sự kiện nhiều ý tưởng mới, sáng tạo: Tuỳ thuộc vào thông điệp và tính chất công việc của doanh nghiệp Luxtour thiết kế và xây dựng bộ kịch bản chương trình sự kiện riêng đối với từng doanh nghiệp. Luxtour khéo léo lồng ghép giá trị thông điệp thông qua các trò chơi kick off. Từ đó giúp các thành viên trong doanh nghiệp nắm bắt được thông điệp và hiểu được mục tiêu của chương trình.
– Địa điểm tổ chức sự kiện đa dạng và phong phú: Tuỳ thuộc vào nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp Luxtour sẽ tư vấn những địa điểm tổ chức sự kiện kết hợp với du lịch, nghỉ dưỡng ưng ý như: resort, khu sinh thái, công viên, bãi biển, nhà hàng, khách sạn, nhà thi đấu,…
– Hệ thống dụng cụ, đạo cụ độc quyền: Luxtour tự tin là đơn vị tổ chức và cung cấp các đạo cụ, dụng cụ cho các sự kiện độc quyền miền Bắc. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào tính chất chương trình và ngân sách của doanh nghiệp sẽ lựa chọn các đạo cụ khác nhau.
– Nhân sự tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: Với đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm, xử lý các tình huống linh hoạt từ nhân sự hỗ trợ cho đến điều hành tổng chương trình.
– Chi phí tổ chức sự kiện hợp lý: Tuỳ theo ngân sách công ty Luxtour sẽ mang đến cho doanh nghiệp các gói sản phẩm sự kiện phù hợp với ngân sách, đảm bảo thông tin rõ ràng, dịch vụ uy tín, mức giá minh bạch.
Nếu quý khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện, trò chơi team building, đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay với Luxtour để được hỗ trợ tư vấn và báo giá nhanh nhất!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
