Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức chương trình team building

Kế hoạch chi tiết tổ chức team building sẽ giúp các đơn vị tổ chức và doanh nghiệp có thể chủ động trong mọi tình huống, giúp các hoạt động diễn ra suôn sẻ nhất. Nhiều chuyên gia trong lĩnh vực lập kế hoạch cho rằng việc lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp chúng ta không bỏ sót những  ý tưởng, những đầu mục quan trọng. Từ đó sẽ là cơ sở vững chắc tạo ra một chương trình team building phù hợp với doanh nghiệp nhất. Dưới đây là những kinh nghiệm do Luxtour tổng hợp lại để có được mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức chương trình team building hoàn hảo nhất.

►Tìm hiểu: Tổ chức team building – Du lịch team building

Kế hoạch chi tiết tổ chức team building là gì?

Kế hoạch chi tiết tổ chức team building được hiểu là văn bản được trình bày một cách khoa học với nhiều nội dung  cung cấp chi tiết các bước sẽ triển khai trong suốt chương trình. Nhìn vào kế hoạch này có thể dễ dàng nắm bắt các đầu mục, các vấn đề chung và thông điệp hướng tới. Kế hoạch tổ chức cũng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng điều phối được vấn đề kinh phí tổ chức.

Kế hoạch chi tiết tổ chức team building

Kế hoạch tổ chức team building dành cho những ai?

– Dành cho những doanh nghiệp đang lên kế hoạch xây dựng chương trình team building cho mình

– Những nhân sự được giao trọng trách xây dựng kế hoạch để nâng cao tinh thần đoàn kết trong doanh nghiệp của mình

– Những công ty lữ hành chưa có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức chương trình team building

Một kế hoạch tổ chức team building hoàn chỉnh bao gồm nhiều yếu tố. Tuy nhiên, Luxtour với kinh nghiệm tổ chức của mình cho rằng những yếu tố sau là cần thiết để giúp chương trình đạt được sự hoàn hảo:

– Kế hoạch toát lên được những thông tin quan trọng nhất về khách hàng với quy mô tổ chức, thông điệp cần hướng tới cũng như nguồn kinh phí dự trù cho chương trình.

– Nhìn vào kịch bản, người xem có thể thấy rõ các mốc thời gian cụ thể với địa điểm – sự kiện – nhân sự phục vụ tương ứng một cách nhanh nhất và khoa học nhất.

– Kế hoạch bao gồm những phương án dự phòng khi cần thiết

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Để có được một bản kế hoạch tổ chức chương trình team building cần những yếu tố gì?

Nhiều đơn vị có thâm niên tổ chức các chương trình team building khẳng định rằng nếu xây dựng được chi tiết, sâu sát kế hoạch thì chương trình team building sẽ đảm bảo được sự khả thi và thành công cao. Tuy nhiên không nhiều người biết bản kế hoạch này cần đáp ứng những yếu tố gì? Dưới đây là những yếu tố mà bạn nhất định không thể bỏ qua khi xây dựng kế hoạch tổ chức chương trình team building.

Yếu tố bản kế hoạch tổ chức team building

1. Bao quát và nắm bắt từ những thông tin nhỏ nhất

Nhiều người nghĩ rằng làm kế hoạch chỉ cần những mục quan trọng. Thực tế không phải vậy, chính những yếu tố nhỏ, ít được đánh giá về tầm quan trọng lại giúp cho chương trình có thể đạt được sự hoàn thiện tron khâu tổ chức. Từ việc nắm được số lượng tham gia, địa điểm tổ chức, phương tiện đi lại, địa điểm đỗ xe hay chuẩn bị dụng cụ tham gia các trò chơi, nơi nghỉ ngơi…tất cả sẽ giúp ban tổ chức có thể chuẩn bị được tâm lý tốt nhât  các thành viên tham gia. Bởi suy cho cùng, việc nắm bắt thông tin từ đó đưa ra những bước cụ thể để  xây dựng kế hoạch tổ chức team building thực không phải là vấn đề to tát. Điều quan trọng là phải giải quyết những thông tin đó một cách chi tiết, xác đáng mới là chuyện cần phải quan tâm.

2. Xây dựng kịch bản với những đầu mục cụ thể và chi tiết

Kịch bản sẽ được xây dựng ngay sau khi xác định hình thức tổ chức là team building trong nhà, ngoài trời hay Amazing race… Chủ đề của chương trình cũng là điều bạn không thể coi nhẹ khi xây dựng kịch bản. Trên cơ sở ý tưởng của đơn vị quản lý doanh nghiệp bạn sẽ hoàn thiện chủ đề nhằm hướng tới mục tiêu cao nhất là giúp các cá nhân tham gia phát huy được khả năng của mình mà không tách rời khỏi tập thể. Chương trình diễn ra trong không khí phấn khởi, vui tươi chứ không quá đặt nặng yếu tố hơn thua.

3. Những trò chơi team building phù hợp nhất được lên danh sách để lựa chọn

Trong kho tàng các trò chơi team building sẽ có những đầu mục trò chơi phù hợp với doanh nghiệp. Người xây dựng kế hoạch sẽ phải là người lựa chọn. Không nên quá ôm đồm, tham lam đưa nhiều trò chơi đặc biệt trong một kịch bản, sẽ dẫn đến tình trạng một màu, nhàm chán, khiến mọi người cảm thấy không có điểm nhấn. Nên có sự đan xen dễ – khó, vận động nhiều – thư thái và có 1 vài trò đinh để thông qua đó truyền tải thông điệp của cả chương trình.

4. Luôn có phương án dự phòng trong mọi trường hợp

Yếu tố thời tiết, số lượng người tham gia, sức khỏe người tham gia, địa điểm chơi trò chơi… Tất cả những yếu tố này đều tiềm ẩn những rủi ro. Vấn đề chỉ là ít hay nhiều. Quan trọng là luôn cần phương án dự phòng để mọi người cảm thấy không bị gián đoạn trong cuộc vui. Càng dự phòng nhiều bạn sẽ càng tự tin trong vai trò cầm trịch. Bởi đó là lúc bạn biết mình đang chủ động trong mọi hoàn cảnh.

5. Tạo ra một cách kết thúc lắng đọng nhất để mọi người có những kỷ niệm đẹp

Nhiều chương trình team building rơi vào thế đầu voi đuôi chuột. Mới tổ chức thì rất hoành tráng, phô trương nhưng càng về sau càng đuối. Trong khi đó, với hầu hết người tham gia chương trình team building, họ mong chờ những khoảnh khắc họ ấn tượng của chương trình. Đó có thể là 1 cái kết bùng nổ hay sâu lắng. Quan trọng là sau đó tất cả đều coi chương trình là một kỷ niệm đẹp của chuyến đi.

Yếu tố bản kế hoạch tổ chức team building 1

 

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Luxtour – Công ty chuyên tổ chức team building uy tín chuyên nghiệp

Trong sân chơi của những đơn vị chuyên tổ chức chương trình team building, Luxtour là cái tên thể hiện sự uy tín và chuyên nghiệp. Sự hài lòng của khách hàng chính là thước đo cho thấy sự thành công của Luxtour trong lĩnh vực tổ chức team building. Để tạo được những chương trình team building chuyên nghiệp, Luxtour luôn có những nguyên tắc tổ chức riêng và trải qua nhiều bước tổ chức vô cùng bài bản. Cụ thể các bước đó là:

1.  Xác định vấn đề của doanh nghiệp

Theo kinh nghiệm tổ chức của Luxtour, các doanh nghiệp có nhu cầu team building tìm đến Luxtour sẽ được phân chia thành các nhóm như: Doanh nghiệp có quy mô lớn, doanh nghiệp trẻ mới thành lập hoặc những doanh nghiệp có nội bộ chưa thống nhất, chưa có tính đoàn kết. Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà Luxtour sẽ có những phương án riêng để có thể phát huy lợi thế, cải thiện những  tồn tại những vấn đề riêng của doanh nghiệp.

– Với doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng nhân viên đông đảo sẽ có hạn chế là các thành viên khó có sự gắn kết với nhau. Thực tế, mô hình doanh nghiệp này thường được chia làm nhiều phòng ban và bộ phận. Nhiều người chỉ tiếp xúc, làm việc với cấp trên – cấp dưới hoặc đồng nghiệp của mình mà bỏ qua những phòng ban khác. Khi đó, team building chính là cơ hội mở để họ tiếp xúc, làm quen và gắn kết với nhau. Bước ra khỏi team building họ sẽ có thể hỗ trợ với nhau trong công việc và cuộc sống. Đây cũng là cơ hội để nhân viên được biết đến các vị lãnh đạo cao cấp của mình hoặc các lãnh đạo cao cấp được biết năng lực của những nhiều nhân viên mình chưa từng tiếp xúc.  

– Với doanh nghiệp trẻ, mới thành lập sẽ gặp vấn đề giữ nhóm nhỏ, thiếu tính gắn kết trên quy mô trải dài trong suốt hệ thống của công ty. Lúc này, các hoạt động team building cụ thể, những va vấp trong quá trình diễn ra sẽ cải thiện vấn đề này một cách tích cực. Thông qua đó có thể gắn kết những nhóm nhỏ tạo ra 1 nhóm lớn hơn, lan tỏa thành 1 nhóm lớn nhất đó chính là toàn công ty.

– Với doanh nghiệp đang gặp những vấn đề về nội bộ sẽ có tính phức tạp hơn. Đội ngũ Luxtour bằng nghiệp vụ và sự khéo léo của mình sẽ tìm hiểu nguyên nhân sâu xa của những đứt gãy nội bộ này và lên những ý tưởng các hoạt động team building có màu sắc gắn kết. Các trò chơi sẽ đề cao sự cọ xát giữa các đội, đòi hỏi muốn chiến thắng thì cần phải đoàn kết lại. Nếu không bạn sẽ là người thua cuộc.

2. Tiến hành họp bàn với đối tác và lên ý tưởng thực hiện team building một cách cụ thể nhất

Xây dựng ý tưởng team building nếu chỉ đơn giản là trí tuệ của 1 người nào đó thì sẽ một màu, thiếu tính hấp dẫn. Sự đóng góp của tập thể sẽ mang lại những màu sắc khác nhau, những dấu ấn khác nhau. Điều cần nhất là 1 người đứng ra khơi gợi, lắng nghe các ý kiến, ghi chép và tổng hợp lại một cách cụ thể. Hơn nữa, khi họp bàn với đối tác, kịch bản do Luxtour viết ra sẽ có màu sắc của doanh nghiệp, giúp hạn chế sự sáo rỗng, khiến cho những người tham gia cảm thấy tìm được những điều thân thiết, gần gũi tại chương trình team building sắp được tổ chức.

3. Tư vấn cho doanh nghiệp về thời gian phù hợp để tổ chức các hoạt động team building

Một chương trình team building khó lòng có thể đạt được sự chu đáo nếu tổ chức quá cập rập. Vì thế, đơn vị tổ chức cần hiểu và xác định rằng cần ít nhất là nửa tháng cho đến 1 tháng để chuẩn bị cho chương trình có thể diễn ra suôn sẻ, không gặp các vấn đề trong quá trình diễn ra. Bởi sự chuẩn bị không chỉ là nội dung kịch bản mà còn bao hàm yếu tố ngân sách, nơi ăn chốn nghỉ và một địa điểm phù hợp để tổ chức.

4. Tư vấn để doanh nghiệp đưa ra quyết định ngân sách phù hợp với quy mô của chương trình

Ngân sách là yếu tố đầu tiên và cũng là yếu tố có tác động nhiều đến nội dung và hình thức của các chương trình team building. Bạn cần có sự tư vấn kỹ càng đối với khách hàng  những dự trù ngân sách chi tiết, cụ thể cho từng đầu mục. Tuyệt đối không bỏ qua những khoản chi phí dù là nhỏ nhất. Vì đôi khi chính những chi phí nhỏ đó có thể dẫn đến lạm chi sau này. Trong đó đặc biệt lưu ý đến chi phí  di chuyển, chi phí ăn ngủ nghỉ cho cả đoàn, chi phí thực hiện truyền thông nếu có, và những chi phí liên quan đến background, poster cũng không thể bỏ qua.

Theo kinh nghiệm tổ chức của Luxtour, bản dự trù ngân sách chi tiết được lập ra không nên để tình trạng phát sinh quá nhiều. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát kinh phí.

5. Tư vấn chọn địa điểm tổ chức team building giúp khách hàng

Thông thường khách hàng sẽ đưa ra những địa điểm họ muốn. Tuy nhiên dựa vào tình hình thực tế, yêu cầu của khách hàng, đơn vị tổ chức sẽ có những tư vấn phù hợp nhất. Bạn nên nhớ trước khi diễn ra chương trình nên cùng với đại diện của khách hàng tới phải khảo sát rồi mới quyết định lên khung chương trình cụ thể.

6. Hỗ trợ khách hàng đặt phòng nghỉ và dịch vụ hậu cần, ăn uống

Sau khi quyết định sẽ tổ chức chương trình ở đâu thì cần hỗ trợ khách hàng đặt phòng nghỉ và ăn uống. Nên lựa chọn những dịch vụ gần với địa điểm tổ chức để tiết kiệm chi phí đi lại, thời gian di chuyển đồng. Việc đặt phòng nghỉ này cần thực hiện sớm nhất là vào mùa cao điểm để tránh tình trạng cháy phòng hoặc phòng nghỉ không phù hợp với điều kiện của khách hàng. Yếu tố ăn – nghỉ cũng có vai trò không hề nhỏ trong các hoạt động team building bởi nó giúp cho các thành viên sạc năng lượng chuẩn bị đầy đủ thể chất và sức khỏe cho những hoạt động trong chương trình.

7. Hướng dẫn khách hàng xây dựng timeline phù hợp cho chương trình

Bạn cần hiểu rằng nếu không có một timeline cụ thể tất cả mọi người đều không biết bắt đầu từ đâu, chương trình rơi vào sự rối ren. Ngay cả những người có kinh nghiệm tổ chức cũng không khỏi  cảm thấy hoang mang. Vì thế việc xây dựng 1 thời gian biểu cụ thể đến từng phút là không thể thiếu. Đặc biệt là những đoàn đông người. Bởi nếu không có timeline sẽ dẫn đến tình huống mọi người phải chờ đợi nhau, kéo dài những nội dung không cần thiết. Tốt nhất hãy lên giờ giấc chuẩn chỉ từ thời gian xuất phát , đến mốc thời gian ăn uống rồi giờ nghỉ ngơi, khoảng thời gian chơi team building. Càng chi tiết bao nhiêu thì mọi người càng có thể chủ động sắp xếp quỹ thời gian của mình bấy nhiêu.

8. Lên kịch bản bản trò chơi đảm bảo tính hấp dẫn trong chương trình team building

Việc xây dựng kịch bản trò chơi nghe có vẻ dễ vì chỉ cần lên google là sẽ ra mọi vấn đề. Tuy nhiên thực chất nó chỉ mang tính hình thức, bạn không thể cóp nhặt và cho ra 1 chương trình đảm bảo tính hấp dẫn được. Vì thế vai trò của những đơn vị chuyên tổ chức team building chuyên nghiệp như Luxtour là không thể phủ nhận. Kịch bản này sẽ được các công ty tổ chức xây dựng dựa trên mong muốn của doanh nghiệp. Nội dung kịch bản không chỉ đặt yếu tố thư giãn lên mà còn mang thông điệp là sự gắn kết tất cả các thành viên. Có như vậy thì dù chương trình có bao gồm những trò chơi trong nhà hay các trò chơi ngoài trời phóng khoáng cũng đều có sự hấp dẫn, mới lạ và thú vị. Và hơn hết nó mang lại giá trị cao về sự gắn kết giữa các thành viên đúng như kỳ vọng ban đầu.

9. Công tác chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ cho các hoạt động team building

Để các chương trình team building hấp dẫn thì dụng cụ chơi trò chơi là không thể thiếu. Áo đồng phục, loa đài, thậm chí là 1 số đồ chơi như thuyền hơi, bóng, kèn, trống cổ vũ đều cần thiết. Nó mang lại sự sôi động cho cả chương trình.

10. Phân công nhiệm vụ cho các thành viên tham dự

Không ai có thể làm nên một chương trình team building một mình. Đó là công sức của tập thể với sự phân công rõ ràng và tất cả đều có tinh thần trách nhiệm cao. Điều quan trọng là hãy lên chi tiết công việc cho từng thành viên dựa trên vị trí tại công ty, năng lực, sở trường. Cũng cần xác định những người sẽ chịu trách nhiệm chính, nhóm người người hỗ trợ và cụ thể công việc gồm những đầu mục gì để có được sự chuyên nghiệp cao nhất.

11. Tư vấn để khách hàng nên sử dụng ekip chụp ảnh, quay phim chuyên nghiệp.

Chụp ảnh, quay phim … bất cứ ai cũng có thể làm được chỉ với một chiếc điện thoại thông minh. Tuy nhiên góc nào chụp đẹp, ảnh nào đảm bảo nội dung, ảnh nào mang thần thái của những người tham gia thì không phải ai cũng làm được. Những công ty chuyên tổ chức team building như Luxtour luôn có đội ngũ chụp ảnh, quay video chuyên nghiệp với thiết bị hiện đại. Đội ngũ này sẽ giúp quý công ty lưu lại những khoảnh khắc đẹp nhất của tất cả mọi người. Những bức ảnh, thước phim không chỉ mang tính kỷ niệm mà còn có tác dụng truyền thông, quảng bá hình ảnh công ty hiệu quả.

công ty tổ chức team building

12. Luôn lắng nghe đánh giá của những người tham gia sau khi kết thúc chương trình

Đội ngũ nhân sự của Luxtour luôn tâm niệm rằng tổ chức xong không có nghĩa là hết. Chúng tôi luôn lắng nghe những phản hồi, đánh giá của khách hàng để có thể rút kinh nghiệm, hoàn thiện hơn nữa quy trình của mình. Điều này cũng khiến hình ảnh của Luxtour trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.

 

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Không có một mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức chương trình team building nào được coi là chuẩn mực. Chúng được xây dựng dựa trên tâm huyết, sự sáng tạo và trách nhiệm của đội ngũ tổ chức team building. Vì thế doanh nghiệp nên lựa chọn những đơn vị uy tín, có tâm để có được chương trình team building trọn vẹn nhất. Hãy liên hệ với Luxtour ngay bây giờ để cùng chúng tôi lên mẫu kế hoạch cho chương trình team building của bạn nhé.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ LUXTOUR

Hotline: 0372.667.666

Email: info@luxtour.com.vn

Địa chỉ: 14 Hàng Mành, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Gọi ngay để được tư vấn

Hoặc gửi yêu cầu tư vấn

    Luxtour sẽ liên hệ với bạn

    Chủ đề quan tâm

    Đăng ký tư vấn

      Tư vấn ngay 0372.667.666