Các bước tổ chức Gala Dinner cuối năm

Gala Dinner cuối năm là sự kiện để doanh nghiệp tri ân tới toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty, đối tác, khách hàng đã cùng đồng hành gắn bó sau một năm. Có thể hiểu Gala Dinner là một sự kiện được đầu tư, chuẩn bị khá kỹ lưỡng, được tổ chức kết hợp giữa ăn uống và giải trí tại một không gian rộng rãi, sang trọng. Để có thể tổ chức một bữa tiệc tất niên chu đáo và thành công hãy cùng Luxtour tìm hiểu về các bước tổ chức Gala Dinner cuối năm trong bài viết dưới đây nhé.

Có thể bạn chưa: Gala Dinner là gì?

Các bước tổ chức Gala dinner cuối năm

Bước 1: Lên ý tưởng và chủ đề

Bất cứ một chương trình sự kiện nào tổ chức cũng cần có chủ đề và ý tưởng thực hiện. Việc lên ý tưởng không chỉ giúp cho việc lên kế hoạch và triển khai chương trình đúng hướng hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp truyền tải được thông điệp ý nghĩa vào trong chương trình gala dinner đó. Việc lên ý tưởng càng sáng tạo, độc đáo, mới lạ càng gây được sự chú ý và đánh giá cao sự chuyên nghiệp từ phía khách mời tham dự. Chính vì vậy trước khi bắt tay vào một kế hoạch triển khai cụ thể, hãy có một ý tưởng tốt cho chương trình Gala Dinner cuối năm đã nhé.

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Các bước tổ chức Gala Dinner cuối năm - Luxtour 2

Bước 2: Lên danh sách số lượng người tham gia và khách mời

Xác định số lượng người tham gia là một bước vô cùng quan trọng trong trong tổ chức Gala Dinner. Họ quyết định đến các yếu tố khác như địa điểm, thiệp mời, thời gian tổ chức, số lượng bàn tiệc, quà tặng, đặt suất ăn, tổ chức các hoạt động trong sự kiện,… Vì vậy, doanh nghiệp phải có một danh sách cụ thể về khách mời tham dự, số lượng các bộ công nhân viên trong doanh nghiệp một cách chính xác và cẩn thận.

Sau khi đã xác nhận được số lượng người tham gia dự kiến thì bạn mới có thể tiến hành các bước tiếp theo thuận lợi.

Các bước tổ chức Gala Dinner cuối năm - Luxtour 3

Bước 3: Lựa chọn địa điểm tổ chức

Việc lựa chọn địa điểm thời gian phụ thuộc nhiều vào quy mô và hình thức của bữa tiệc để lựa chọn tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời.

Các bước tổ chức Gala Dinner cuối năm - Luxtour 4

Trường các bữa tiệc gala dinner cuối năm thường được tổ chức trong nhà tại các trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng bời thời gian cuối năm thời tiết cũng đang là mùa đông và khá lạnh ở khu vực miền Bắc.

Tuy nhiên ở khu vực phía Nam thời tiết ấm áp hơn, các doanh nghiệp cũng sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn. Việc tổ chức bữa tiệc ngoài trời thường được tổ chức tại các bãi biển, các khu du lịch văn hóa, khu du lịch tích hợp, không gian khách sạn, resort ngoài trời,… cũng là một trong những ý tưởng thực hiện khá hay ho, đem đến sự gần gũi với thiên nhiên đất trời trong khoảnh khắc sắp tạm biệt năm cũ và chào đón năm mới.

Bước 4: Lựa chọn thời gian tổ chức

Việc lựa chọn thời gian tổ chức gala dinner thường tập chung chủ yếu vào 2,3 tuần cuối trước khi nghỉ Tết Nguyên Đán, lúc này sẽ không khó bắt gặp các hình ảnh về chương trình Year End Party ngập tràn trên các bảng tin. Vì thời gian này nhu cầu tổ chức chương trình Year End Party khá cao, đặc biệt là vào buổi tối, nên bạn hãy tranh thủ tìm hiểu trước để liên hệ đặt chỗ tổ chức chương trình Gala Dinner sớm, phòng khi đặt muộn sẽ bị bỏ lỡ các địa điểm ưng ý và phù hợp với nhu cầu, quy mô tổ chức chương trình của doanh nghiệp bạn nhé.

Bước 5: Dự trù kinh phí

Việc dự trù kinh phí trước khi triển khai chương trình giúp bạn quản lý chi phí chi tiêu cho sự kiện một cách có kiểm soát hơn. Tránh chi tiêu lãng phí vào các mục không cần thiết và chỉ tập chung vào các khoản chính cho sự kiện. Khi có một nguồn kinh phí dự trù, bạn dễ dàng chia nhỏ chi tiêu cho các phần chuẩn bị cho chương trình. Điều này còn giúp cho bên tổ chức sự kiện tư vấn cho bạn dịch vụ, sản phẩm phù hợp với ngân sách của bạn hơn. 

Bước 6: Lên kịch bản gala dinner chi tiết

Để sự kiện Gala Dinner được tổ chức thành công, bạn cần chuẩn bị một nội dung kịch bản rõ ràng, chính xác, chi tiết về lời dẫn, timeline diễn ra trong suốt sự kiện để MC dễ hiểu và nắm bắt để thực hiện theo đúng kịch bản dẫn của công ty bạn. Kịch bản chương trình cần có đủ các chi tiết sau:

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Các bước tổ chức Gala Dinner cuối năm - Luxtour 5

  • Số thứ tự và tên các tiết mục văn nghệ
  • Thời lượng diễn ra của mỗi phần, hoạt động, tiết mục từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc để có thể kiểm soát thời gian hợp lý.
  • Phần dẫn, lời giới thiệu của MC
  • Ghi chú về những yếu tố như đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật, nhân sự hoặc các chú ý cho các tiết mục. Ghi chú ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu, không diễn đạt dài dòng khiến MC mất tập trung, mất thời gian hiểu.

Bước 7: Lựa chọn thực đơn menu

Bản chất chương trình gala dinner cuối năm là cùng nhau dùng chung bữa tiệc tất niên vào buổi tối, vì bữa tiệc mang ý nghĩa tri ân và vô cùng trang trọng nên mọi sự chuẩn bị về thực đơn cũng cần chu đáo và tỉ mỉ nhất có thể. Tiệc Gala Dinner thường được tổ chức dưới 2 dạng: dạng truyền thống và dạng buffet.

Đối với tiệc truyền thống, mỗi bàn tiệc sẽ giao động từ 7 – 10 món bao gồm cả khai vị và tráng miệng tùy theo menu của nhà hàng.

Các bước tổ chức Gala Dinner cuối năm - Luxtour 6 

Đối với tiệc buffet thì thức đơn sẽ đa dạng và nhiều sự lựa chọn hơn, trong bữa tiệc buffet thì bắt buộc phải có: các món khai vị tiệc buffet, các món ăn chính, món phụ, các món tráng miệng, đồ uống. Tùy theo số lượng người tham dự mà nhà hàng có thể đề xuất cho bạn số lượng món ăn phù hợp. 

Bước 8: Lựa chọn trò chơi gala dinner

Một trong các bước làm khuấy động không khí cho chương trình gala dinner thêm ý nghĩa và vui nhộn thì không thể thiếu phần trò chơi sân khấu. Thông thường trong chương trình gala dinner, thời gian cho mỗi game sân khấu sẽ thường kéo dài từ 5 – 10 phút cho 1 trò chơi và chỉ nên tổ chức từ 2 – 3 trò chơi để giành thời gian cho các tiết mục khác. Trò chơi sân khấu phải đảm bảo được các yếu tố gắn kết thành viên, mang lại tiếng cười giải trí, ít nhất phải có một trò chơi đồng đội và một trò chơi cặp đôi để đem lại hiệu ứng giải trí tốt nhất cho chương trình.

Các bước tổ chức Gala Dinner cuối năm - Luxtour 7

Bước 9: Thiết kế backdrop và trang trí sân khấu

Khâu thiết kế backdrop và trang trí sân khấu là một bước vô cùng quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp và sự chu đáo của doanh nghiệp đối với chương trình gala dinner này. Khu vực sân khấu hay backdrop là khu vực chính của bữa tiệc mà mọi người tập trung hướng đến nhiều nhất, vì vậy cần thiết kế và trang trí đẹp, sáng tạo độc đáo và phù hợp với chủ đề của buổi gala. Người chịu trách nhiệm thực hiện phải có trình độ chuyên môn và có kỹ năng thiết kế  tốt để đảm bảo về bố cục, hình ảnh công ty, thông điệp, logo được trình bày thiết kế bắt mắt, logic đặc biệt là phải gây ấn tượng đối với khách mời tham dự.

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Các bước tổ chức Gala Dinner cuối năm - Luxtour 8

Bước 10: Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng

Có thể nói âm thanh ánh sáng chính là phần linh hồn của sự kiện, giúp kích thích thính giác và thị giác giúp chương trình thêm màu sắc và sinh động hơn. Bởi vậy bạn cũng cẩn phải lưu ý trong công đoạn này để lựa chọn những thiết bị loa và ánh sáng phù hợp với chủ đề, tiết tấu chương trình, để mạch chương trình diễn ra đúng không khí của các phần và hoạt động nhất nhé.

Các bước tổ chức Gala Dinner cuối năm - Luxtour 9

Bước 11: Liên hệ người quay phim, chụp ảnh

Ngoài cùng nhau quây quần dùng chung bữa cơm tất niên thân mật, thì việc ghi lại những khoảnh khắc của bữa tiệc gala dinner cuối năm cũng vô cùng quan trọng và cần thiết với tất cả các doanh nghiệp. Tham gia tiệc thì tất nhiên ai cũng xinh đẹp, lịch lãm, chỉn chu nên bạn đừng bỏ lỡ việc mời các photographer và dịch vụ quay phim chuyên nghiệp giúp bạn ghi lại những giây phút tuyệt vời này nhé.

Các bước tổ chức Gala Dinner cuối năm - Luxtour 6

Bạn nên thuê các bên cung cấp dịch vụ media chuyên nghiệp, có kinh nghiệm chụp sự kiện, bắt trọn các khoảnh khắc quan trọng và hiểu rõ nhu cầu của khách hàng. Vì không những sau này những bức ảnh đẹp, thước phim chuyên nghiệp này được lưu truyền nội bộ mà đó còn là công cụ truyền thông marketing, quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp bạn rất tốt đó.

Bước 12: Setup chương trình

Sau khi đã có kế hoạch triển khai chương trình chi tiết, bạn cần có mặt tại địa điểm tổ chức để setup, chỉ đạo chuẩn bị cho chương trình trước 1 ngày trước khi chương trình được diễn ra để đảm bảo mọi thứ không bị trục trặc và diễn ra suôn sẻ nhất. 

Bước 13: Tổ chức chương trình gala dinner cuối năm

Tổ chức tiệc là phần quan trọng nhất sau thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng. Bạn cần kiểm soát và đảm bảo mọi hoạt động đều diễn ra theo đúng kịch bản chương trình. Phân chia công việc mỗi người phải thực hiện đúng theo nhiệm vụ được giao và có trách nhiệm về công việc đó. Chỉ đạo từ khâu đón tiếp khách mời, sắp xếp vị trí, chỉ đạo hậu trường, sân khấu, chỉ đạo tiệc, cho đến khi kết thúc chương trình. Nhanh nhạy xử lý các vấn đề phát sinh bằng biện pháp thay thế kịp thời để chương trình được diễn ra thành công tốt đẹp.

Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666

Các bước tổ chức Gala Dinner cuối năm - Luxtour 10

Luxtour – Công ty tổ chức sự kiện Gala Dinner cuối năm

Luxtour là công ty tổ chức sự kiện Gala Dinner cuối năm chuyên nghiệp, uy tín với kinh nghiệm chinh chiến nhiều năm tổ chức các sự kiện gala dinner cuối năm cho các doanh nghiệp trên cả nước, Luxtour tự tin đem đến một trải nghiệm dịch vụ tuyệt vời và chuyên nghiệp nhất tới cho khách hàng của mình. Khi lựa chọn dịch vụ của Luxtour, chúng tôi sẽ giúp bạn xây dựng kịch bản và tổ chức theo quy mô chương trình khiến bạn thấy được sự chỉn chu, chuyên nghiệp và đẳng cấp xứng tầm doanh nghiệp bằng những giá trị dịch vụ mà chúng tôi mang đến cho sự kiện của bạn.

Chúng tôi tôi tự hào vì có:

  • Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sáng tạo và dày dặn kinh nghiệm tổ chức sự kiện.
  • Thiết kế kịch bản sáng tạo, trọn gói theo yêu cầu của khách hàng
  • Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô, yêu cầu và chi phí của khách hàng.
  • Đội ngũ thiết kế, âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp, sáng tạo, am hiểu nhu cầu của khách hàng
  • Chi phí tổ chức tối ưu nhất thị trường
  • Hỗ trợ khách hàng 24/24.

Mọi thông tin chi tiết xin liên hệ 

LUXTOUR

Hotline: 0372.667.666

Email: info@luxtour.com.vn

Địa chỉ: 14 Hàng Mành – Hoàn Kiếm – Hà Nội

Gọi ngay để được tư vấn

Hoặc gửi yêu cầu tư vấn

    Luxtour sẽ liên hệ với bạn

    Chủ đề quan tâm

    Đăng ký tư vấn

      Tư vấn ngay 0372.667.666