“Tổ chức sự kiện” là việc tổ chức các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi bắt đầu hình thành ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức cho đến khi sự kiện kết thúc. Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực như cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội. Nhằm mục đích truyền đi những thông điệp, quảng bá hình ảnh, thương hiệu mà người tổ chức sự kiện mong muốn.
Tổ chức sự kiện là một ngành hot trong xã hội hiện nay, tuy nhiên để tạo nên một chương trình sự kiện thành công thì đòi hỏi rất nhiều chất xám và kinh nghiệm tổ chức các chương trình sự kiện. Trong bài viết này, Luxtour sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình tổ chức sự kiện bài bản qua 15 bước tổ chức sự kiện đảm bảo thành công 100%.
Mục lục
1. Nghiên cứu thông tin chi tiết về sự kiện
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Để tổ chức một sự kiện, trước hết bạn phải khai thác và nắm rõ các yêu cầu cơ bản của sự kiện. Loại hình sự kiện đó là hội nghị, họp báo, ra mắt sản phẩm hay talkshow, vì mỗi loại sự kiện sẽ có những hình thức tổ chức khác nhau về đặc điểm, mục tiêu, yêu cầu riêng, đòi hỏi người tổ chức phải nắm rõ được các thông tin chính của sự kiện như địa điểm, thời gian, số lượng người tham dự, khách mời để có thể lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp, đề xuất ngân sách dự kiến và tiến hành tới bước thực hiện ý tưởng cho chương trình sự kiện.
2. Lên ý tưởng chủ đề thực hiện chương trình
Sau khi đã nắm được khái quát thông tin chính của sự kiện. Lúc này bạn sẽ phải nghiên cứu ý tưởng chủ đề cho sự kiện đó. Muốn có một ý tưởng tốt, bám sát vào chủ đề chương trình, trước tiên bạn phải hiểu rõ được sản phẩm hoặc dịch vụ của khách hàng. Làm sao để ý tưởng thực hiện chương trình của công ty bạn phải có sự khách biệt đối với các công ty tổ chức sự kiện khác. Một sự kiện được tổ chức thành công ăn điểm rất nhiều ở việc lên ý tưởng độc đáo, sáng tạo và gây được ấn tượng lâu dài cho khách mời. Đóng vai trò là người tổ chức sự kiện, bạn được thỏa sức sáng tạo, lên ý tưởng chủ đề phù hợp với tiêu chí và ngân sách của công ty khách hàng. Sự kết hợp của nhu cầu và ý tưởng tổ chức sẽ giúp bạn bắt đầu các bước thiết kế chương trình độc đáo.
3. Xác định đối tượng của sự kiện
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Để thực hiện chương trình thành công, thì yếu tố khách mời tham dự đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc xác định đúng đối tượng của sự kiện giúp cho ban tổ chức có thêm những cơ hội thu hút khách hàng, đối tác tiềm năng trong tương lai. Vì vậy là bên tổ chức sự kiện bạn cũng phải nắm được đối tượng khách mời để thực hiện truyền thông mời tham dự sự kiện, thiết kế gửi thiệp mời phù hợp nhất.
4. Lập kế hoạch tổ chức ( Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện)
Đây là giai đoạn để bạn cụ thể các ý tưởng thực hiện chương trình bằng một kịch bản chi tiết, hoàn chỉnh từ đầu tới cuối chương trình:
- Xây dựng kịch bản sự kiện, timeline chương trình
- Thiết kế các hạng mục cần thiết cho sự kiện như sân khấu, backdrop, banner, đèn, hoa, âm thanh, ánh sáng,…
- Chuẩn bị nguồn nhân sự cho chương trình như: Đạo diễn, điều phối chương trình, MC, lễ tân, PG, vũ đoàn,…
- Phương án dự phòng rủi ro.
5. Lên Timeline chi tiết cho chương trình
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Trong các chương trình sự kiện, một bản Timeline sự kiện chi tiết tỉ lệ thuận với thành công của chương trình đó, bản timeline không chỉ giúp ban tổ chức nắm được các mốc thời gian cụ thể để chương trình diễn ra như đúng kế hoạch, mà còn giúp khách mời chủ động về mặt thời gian, nắm được thời gian cụ thể của của sự kiện đó. Một bản timeline cụ thể sẽ giúp cho chương trình trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng và khách mời.
6. Kinh phí dự trù
Người tổ chức sự kiện phải nắm được mức dự trù kinh phí của khách hàng. Từ đó phân bổ kinh phí cho từng hạng mục chính sao cho hợp lý nhất và tránh lãng phí vào những phần không cần thiết.
7. Kiểm duyệt kế hoạch
Sau khi có một bản kế hoạch hoàn thiện và chi tiết phù hợp với kinh phí và yêu cầu của khách hàng, bạn vẫn cần phải thực hiện một bước kiểm duyệt với bên công ty khách hàng trước khi thực thi chương trình. Lúc này bản kế hoạch sẽ được xem xét hoặc đóng góp điều chỉnh một lần nữa với những người có yếu tố quyết định để đưa ra bản kế hoạch cuối cùng có sự thống nhất của cả 2 bên.
9. Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện
Khi đã có kịch bản tổ chức Event hoàn chỉnh, nhiệm vụ lúc này là thành lập và phân chia nhân sự thực hiện các công đoạn của chương trình, mỗi người sẽ có trách nhiệm và vai trò khác nhau để hoàn thiện các bước chuẩn bị và có thể dễ dàng quản lý tiến độ chương trình, từ các hạng mục như cổng chào sự kiện, backdrop event, banner event, poster event, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, nhân sự điều phối chương trình,… để cùng thực hiện, phối hợp hoàn thiện chương trình sự kiện thành công nhất.
10. Làm việc với các nhà cung cấp
Để thực hiện một chương trình sự kiện, bên tổ chức phải làm việc với rất nhiều các nhà cung cấp khác nhau để đàm phán giá cả, tiến hành đặt sản phẩm, dịch vụ phục vụ cho chương trình, đảm bảo cả về chất lượng và mẫu mã theo đúng thiết kế và yêu cầu của bên tổ chức. Nói thì có vẻ khá đơn giản, tuy nhiên việc đạt được các đàm phán về giá cả và tìm được bên cung cấp uy tín cũng tốn nhiều thời gian trong khâu tổ chức sự kiện.
11. Truyền thông cho sự kiện
Vai trò của truyền thông trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện vô cùng quan trọng, một sự kiện thành công là được nhiều người biết đến và được giới truyền thông đánh giá tốt, chẳng thế mà có nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chi một nguồn ngân sách cho việc truyền thông trong sự kiện. Bất kỳ hình thức nào của truyền thông cũng điều đóng 1 vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức sự kiện.
12. Phương án dự phòng
Đối với các chương trình có quy mô tổ chức lớn và có nhiều khách mời quan trọng thì những phương án dự phòng luôn luôn có trong kế hoạch tổ chức của người làm Event. Vì trong quá trình tổ chức có những yếu tố bất ngờ xảy ra không có trong kế hoạch như thời tiết, thời gian diễn ra chương trình bị muộn hơn dự kiến, rủi ro về kỹ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến… Lúc này những phương án thay thế, kịp thời sẽ giúp bạn khắc phục được những sự cố không mong muốn xảy ra.
13. Dàn dựng chuẩn bị cho sự kiện
Trước khi một chương trình sự kiện chính thức được diễn ra, bên tổ chức sự kiện luôn phải có mặt để setup chương trình, tùy theo quy mô sự kiện mà thời gian chuẩn bị có thể từ 2 ngày đến 1 tuần để chương trình được diễn ra theo đúng tiến độ và kịp thời xử lý các phát sinh ngoài mong muốn.
Đối với các sự kiện quan trọng và quy mô lớn và cần có sự đồng ý của chính quyền địa phương, ban tổ chức cần chú ý xin giấy phép tổ chức sự kiện trước 10 ngày trước khi triển khai setup chương trình, để tránh các trường hợp sau khi đã setup chương trình và đến ngày tổ chức thì bị trì hoãn bởi các vi phạm đáng tiếc.
14. Tiến hành thực hiện chương trình chính thức
Tư vấn chương trình sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0372.667.666
Tổ chức sự kiện là khâu chính và quan trọng nhất trong kế hoạch tổ chức Event, bạn phải đảm bảo mọi thứ phải được diễn ra trơn tru theo đúng kịch bản chương trình, linh hoạt với những vấn đề phát sinh và xử lý khéo léo sao cho phù hợp với tình huống thực tế. Cẩn chỉnh chu từ các khâu đón khách, check in, khai mạc chương trình, tổ chức các hoạt động sự kiện, phục vụ ăn uống, điều khiển hậu trường, đến khâu kết thúc chương trình, tiễn khách.
15. Tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện
Sau khi kết thúc chương trình, công việc đầu tiên cần thực hiện đó là thu dọn chương trình và trả lại mặt bằng, địa điểm. Tổng hợp lại những điều còn thiếu xót trong các khâu tổ chức và xử lý tồn đọng nếu cần thiết với khách hàng, rút kinh nghiệm cho những lần sau. Tuy nhiên điều quan trọng nhất mà một người tổ chức sự kiện luôn hướng tới là thỏa mãn sự kỳ vọng của người tham dự, khách hàng và kéo dài hiệu ứng của sự kiện đó thì đó là thành công trong việc tổ chức Event.
Trên đây là 15 bước tổ chức sự kiện mà Luxtour muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng bạn đã có những thông tin hữu ích về các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để có những bước thực hiện chương trình sự kiện đúng đắn nhất.
Nếu bạn đang cần sự hỗ trợ tư vấn và đơn vị đồng hành để lên những ý tưởng thực hiện chương trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên hệ Luxtour để chúng tôi tư vấn miễn phí cho bạn nhé.
Luxtour là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu cả nước hiện nay. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện với quy mô lớn nhỏ khác nhau ở khắp các tỉnh thành trên cả nước. Cùng với đội ngũ sáng tạo, kinh nghiệm và nhiệt huyết, chúng tôi tự tin là một đơn vị đồng hành uy tín, giúp bạn thực hiện các chương trình Event thành công và gây được tiếng vang lâu dài tới khách hàng của bạn.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0372.667.666
Email: info@luxtour.com.vn
Website: https://luxtour.com.vn
Địa chỉ: 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Tôi là Nguyễn Công Thành – một chuyên gia với 7 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Tôi có sự hiểu biết sâu sắc và kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: Event Planner, Đạo diễn sân khấu, Điều Hành Sự Kiện, MC Team building – Event, MC Huấn luyện doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tế, tôi đã từng tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau từ hội thảo doanh nghiệp, sự kiện văn hóa nghệ thuật cho đến các chương trình gala, team building. Tôi tự hào về khả năng giao tiếp, tương tác tốt với khách hàng, đồng thời luôn nỗ lực để mang lại trải nghiệm đáng nhớ, chạm tới cảm xúc khách hàng qua mỗi sự kiện. Hy vọng rằng những chia sẻ của tôi đã mang đến những góc nhìn mới lạ và hữu ích cho bạn đọc về sự kiện – team building.
